Verschillende varianten op het thema ‘frauderen met facturen’

De film ‘Catch me if you can’ gaat over het leven van voormalig meesteroplichter Frank Abagnale jr. die zich voordeed als piloot, arts en advocaat. Zonder daarbij over de juiste papieren te beschikken en met behulp van vervalsingen. Ook pleegde hij fraude. Zijn ervaring zet hij nu in bij de FBI om oplichters juist te ontmaskeren. Van Abagnale is de uitspraak ‘If you believe you have a foolproof system, you’ve failed to take into consideration the creativity of fools.’

In de onderzoeken die EBBEN uitvoert komt de creativiteit van mensen die frauderen met facturen met enige regelmaat langs. Vaak zijn vervalste facturen een onderdeel van die creativiteit. Op deze plek gaan wij in op een aantal fraudecases waarbij facturen een belangrijk onderdeel vormden van de werkwijze van de fraudeur. Ter lering voor iedereen die wel eens een factuur moet beoordelen. Of voor iedereen die geïnteresseerd is in de ‘creativity of fools’.

Grofweg biedt het ‘instrument’ factuur de volgende mogelijkheden (al dan niet in combinatie):

  • meer factureren dan is geleverd (facturen ophogen);
  • facturen zonder enige grondslag;
  • facturen met onjuiste (oneigenlijke) rekeningnummers;
  • facturen van niet bestaande leveranciers.

Voor de hier vermelde mogelijkheden geldt dat daarbinnen weer vele varianten mogelijk zijn.

De processen rondom de verwerking en betaalbaarstelling van facturen zijn vaak omgeven met een stelsel van beheermaatregelen. Denk aan vier-ogen-principes; het ‘afstempelen’ of oormerken van betaalde facturen; het matchen van facturen met uitgegeven inkooporders; het voorafgaand aan de betaling laten goedkeuren van facturen et cetera. Desondanks komen met regelmaat in de media verhalen naar voren waarbij facturen een belangrijke rol hebben gespeeld bij gepleegde fraudes. De wijze waarop creatief kan worden omgegaan met facturen is eigenlijk onbeperkt.

Laten we enige voorbeelden bekijken uit een bijna onuitputtelijke reeks.

Facturen ophogen

Meer factureren dan er is geleverd. Soms is dit puur bedoeld om geld te onttrekken aan een onderneming. Soms zit er een breder verhaal achter.

Zoals bijvoorbeeld bij een handelsonderneming die veel zaken deed met partijen uit landen uit het continent Afrika. Van één van de partijen waaraan goederen werden verkocht ontving de onderneming het verzoek of men extra regels (een opslag van 10%) op alle facturen wilde vermelden. De opslag werd ook daadwerkelijk door de afnemende partij betaald. De afnemer creëerde op deze manier een ‘potje’ bij de handelsonderneming in Nederland. De opgebouwde stand van het ‘potje’ werd met regelmaat onderling afgestemd aan de hand van saldobevestigingen. Periodiek ontving de directeur van de handelsonderneming dan het verzoek om vanuit het opgebouwde ‘potje’ facturen te betalen namens de afnemer. Hoewel de handelsonderneming redenen had om mee te werken aan deze vorm van alternatief bankieren, was dit een traject met diverse grote (witwas)risico’s.

Mag het ietsje meer zijn?

Door bijvoorbeeld een projectbegroting of inkooporder op te hogen kan ruimte ontstaan om factuurbedragen op te hogen. Door vervolgens meer te factureren dan werkelijk aan goederen of diensten is geleverd, wordt een ‘potje’ aan overwinst gecreëerd. Dit potje kan op een later ogenblik worden verdeeld dan wel toegedeeld. Dit was een werkwijze die tijdens de behandeling van de rechtszaken in het kader van de vastgoedfraude aan de Zuidas (de zaak ‘Klimop’) duidelijk aan het licht is gekomen.

Bij het ‘ophogen’ van factuurbedragen is (gebrek aan) creativiteit van de fraudeur de enige beperking. Het ophogen kan bijvoorbeeld door het op de factuur vermelden van hogere (uur)tarieven, niet geleverde uren/diensten, ingehuurde derden en/of grotere aantallen van gewerkte uren dan werkelijk besteed. Zeker wanneer vooraf al de budgetten of inkooporders zijn opgehoogd is het vaak lastig om de legitimiteit van gefactureerde bedragen vast te stellen.

Uit een rechtszaak uit 2006 volgt dat verhoogde facturen ook kunnen samenhangen met kick-backs of steekpenningen. De rechtszaak ziet op een casus waarbij een school een ‘medewerker technische dienst’ had ingehuurd. Deze medewerker maakte afspraken met een leverancier om allereerst offertes op te hogen en om vervolgens het opgehoogde offertebedrag ook daadwerkelijk te factureren. Uit de uitspraak [ECLI:NL:RBLEE:2006:AZ3601] volgt dat de rechtbank bewezen achtte dat facturen, na onderling contact tussen de verdachten, met opzet werden opgehoogd. Dat ging als volgt.

Een leverancier van een school stuurde offertes naar het huisadres van een door de school ingehuurde medewerker. Deze kon zelfstandig opdrachten verstrekken. De leverancier stuurde de offertes naar het privé-adres van de door de school ingehuurde medewerker. In onderling overleg kwamen beiden vervolgens tot een verhoging van de offertes. De opbrengst van de naar aanleiding van de offertes opgestelde verhoogde facturen werd onderling verdeeld.

Uit de uitspraak volgt ook dat de leverancier heeft verklaard dat het ophogen van de facturen in onderling overleg geschiedde en dat de helft van het verschil tussen de reële factuur en de opgehoogde factuur contant werd uitbetaald aan de technische man van de school. De correspondentie met betrekking tot het ophogen van de facturen liep via diens privé-adres. In totaal werd door de school bijna € 100.000 teveel betaald.

Factureren zonder enige grondslag

Stel dat geld is verkregen door factuurbedragen op te hogen. Wat is dan één van de methodes om dat geld te ‘verdelen’ onder de personen die bij een dergelijke fraude betrokken waren? Het antwoord laat zich in dit kader gemakkelijk raden: door onderling ook weer facturen te sturen. Weinig concrete omschrijvingen als ‘Advies conform afspraak’, ‘Aan u geleverde diensten’, ‘Interim-management’ en ‘Consultancy werkzaamheden’ zijn vaak terug te vinden op dergelijke facturen.

wees alert op de ‘diverse werkzaamheden conform afspraak’

Deze algemene, weinig specifieke factuuromschrijvingen zijn ook aan de orde geweest in een rechtszaak uit 2012 [ECLI:NL:RBUTR:2012:BV6098]. Beknopt weergegeven volgt hieruit het volgende.

Een eigenaar van een failliete onderneming werd door de curator voor € 800.000 aansprakelijk gesteld. Om inkomsten aan het zicht van de curator te onttrekken richtte deze man samen met iemand anders een nieuwe onderneming op. Hij liet zich via de kas van deze onderneming contant uitbetalen. Ter verantwoording werd (op aangeven van de boekhouder) een constructie bedacht waarbij sprake was van betaling op basis van fictieve facturen.

Uit de uitspraak volgen de volgende algemene (weinig specifieke) formuleringen die op de fictieve facturen werden gehanteerd:

  • ‘diverse werkzaamheden’
  • ‘geleverde materialen tbv werk’
  • ‘advies, info, besprekingen begeleiding e.d.’
  • ‘geleverde diensten met betrekking tot diverse projecten’

Dat de facturen kennelijk van niet al te hoogstaand niveau zijn geweest valt overigens af te leiden uit een verklaring die de zakenpartner van de bij deze casus betrokken hoofdpersoon heeft gegeven over een deel van de facturen: ‘hier trapt toch geen sterveling in?’ En: ‘‘de ene factuur lijkt wel een fotokopie van de andere…’.

Facturen met onjuiste (betaal)gegevens

Met regelmaat wordt ook gefraudeerd door gebruik te maken van facturen van op het eerste oog reguliere leveranciers, maar met daarop onjuiste gegevens vermeld.

Vaak gaat het hier om fraudeurs die originele facturen weten te onderscheppen en die deze facturen vervolgens namaken met vermelding van andere betaalgegevens. De simpele stap van het controleren of het juist is dat betaalgegevens van een leverancier zijn gewijzigd wordt daarbij blijkbaar toch nog vaak overgeslagen.

Facturen met een ‘nieuw’ rekeningnummer: Vertrouw nooit blindelings een sticker op een factuur.

Periodiek verschijnen in de media berichten over ‘spookfacturen’. Een bekend voorbeeld is een factuur voor een beperkt bedrag die afkomstig lijkt te zijn van de Kamer van Koophandel. Veel bedrijven hebben deze factuur klakkeloos voldaan. In werkelijkheid waren deze facturen niet afkomstig van de Kamer van Koophandel, maar van fraudeurs die binnen korte termijn veel geld incasseerden. Deze werkwijze komt ook voor bij facturen met een flink hoger factuurbedrag.

In januari 2015 ontving het bedrijf X een factuur van, ogenschijnlijk, UPS Parcel Services BV.

Op de factuur was een gele sticker geplakt waarop was vermeld dat het rekeningnummer was gewijzigd. Tot dat moment bestond bij X geen procedure waarin verzoeken tot wijziging van betaalrekeningnummers werden geverifieerd. Evenmin werd bij de betaling van grote bedragen gecontroleerd of het rekeningnummer klopte. Het bestaande rekeningnummer van UPS Parcel Services BV werd daarom in de administratie van X vervangen door het rekeningnummer dat op de factuur met de gele sticker stond.

In een periode van zeven weken heeft X in totaal ruim € 1,8 miljoen overgeboekt naar de ‘nieuwe’ bankrekening. Pas nadat UPS Parcel Services navraag deed naar de betaling van een aantal facturen werd door X ontdekt dat sprake was van fraude. X bleek in de periode van zeven weken telkens bedragen overgemaakt te hebben naar een bankrekening die toebehoorde aan Ups Consultancy. Deze eenmanszaak was, afgaande op het Handelsregister, op 11 december 2014 opgericht. Bij de inschrijving was vermeld dat de eenmanszaak de volgende activiteiten zou verrichten: ‘studiebegeleiding, vorming en onderwijs’ en ‘geven van motivatietrainingen en coaching en begeleiding’

[ECLI:NL:RBAMS:2017:5360]

De kwestie rondom X is niet uniek. Ook onder meer Meubelwarenhuis ABC is slachtoffer geworden van een vergelijkbare fraude. Deze fraude werd op grote schaal en in georganiseerde vorm gepleegd. In 2009 heeft Meubelwarenhuis ABC kort achter elkaar betalingen verricht naar een kort daarvoor in de administratie van Meubelwarenhuis ABC gewijzigde bankrekening. Op 14 juli 2009 (€ 246.441) en op 16 juli 2009 (€ 467.664) zijn de bedragen overgemaakt. De bedragen werden overgemaakt naar de bankrekening van een onderneming die handelde onder de naam Inversco Impex. De betalingen waren eigenlijk bestemd voor een vaste leverancier van Meubelwarenhuis ABC, Inversco/Food Center Amsterdam. Het banknummer van de bestaande leverancier was op grond van een ontvangen brief gewijzigd in het banknummer van de frauderende onderneming. Samen met verschillende andere ondernemingen was Meubelwarenhuis ABC slachtoffer geworden van telkens dezelfde fraudeurs. In totaal hadden de fraudeurs de ondernemingen voor € 1,3 miljoen opgelicht. In alle gevallen was het bankrekeningnummer van een bestaande leverancier, zonder enige verdere controle, gewijzigd in een bankrekeningnummer van de fraudeurs. Overigens zijn ook verschillende andere ondernemingen slachtoffer geworden van dezelfde fraudeurs.

[ECLI:NL:GHARL:2014:5596]

Facturen van niet bestaande leveranciers

En dan zijn er nog facturen van partijen die nooit echt leverancier zijn geweest. Met regelmaat worden organisaties gewaarschuwd voor ‘spookfacturen’. Op de site van de fraudehelpdesk (fraudehelpdesk.nl) zijn verschillende voorbeelden te zien. Vaak kenmerken deze spookfacturen zich door de relatief lage factuurbedragen en abonnement-achtige constructies, zoals inschrijving in het Handelsregister, een jaarlijks bedrag voor Intellectual Property, een betaling voor registratie van de domeinnaam et cetera.

Omdat de factuurbedragen doorgaans niet hoog zijn, bestaat het risico dat de facturen zonder nadere interne beoordeling, min of meer automatisch, worden betaald. Voor de fraudeurs geldt in dit geval dat de kwantiteit dan alsnog voor een aanzienlijke opbrengst kan zorgen.

Uit de eigen praktijk komt een redelijk brutaal voorbeeld waarbij een medewerker van een crediteurenadministratie van een grote onderneming zelfgemaakte facturen van een verzonnen bedrijf toevoegde aan het betalingsproces. De medewerker werkte voor een internationaal bedrijf waarvan de naam bestond uit twee Engelse namen. De medewerker had een bedrijfsnaam verzonnen waarbij deze namen letterlijk naar het Nederlands waren vertaald en in volgorde met elkaar omgewisseld. Het leek haast een uitnodiging om ontdekt te worden. De medewerker maakte op diens eigen computer relatief eenvoudige facturen met daarop pontificaal vermeld de door de medewerker verzonnen bedrijfsnaam. De facturen bleven telkens onder het grensbedrag waarvan de medewerker wist dat dit bedrag de grens was waaronder facturen min of meer automatisch werden verwerkt.

Een ander voorbeeld betreft een fraudeur die aan de hand van valse facturen betalingen liet verrichten naar de bankrekening van een familielid. De fraudeur had op internet een logo gevonden van een bedrijf met een bedrijfsnaam die dezelfde was als de achternaam van het familielid. Met dat logo waren facturen aangemaakt. Door in de crediteurenadministratie een bestaande crediteur te zoeken en aan te passen die al enige jaren geen facturen meer had ingediend, hoefde de procedure voor het aanmaken van een nieuwe crediteur niet te worden doorlopen.

Welke lessen zijn er te trekken?

Lezers met een controle-achtergrond zullen na lezing van de verschillende voorbeelden wellicht aankomen met argumenten dat fraude met facturen eenvoudig te voorkomen is met een deugdelijk stelsel van beheersmaatregelen. Goed ingerichte beheersmaatregelen kunnen het risico op fraude met facturen zeker verkleinen. Maar waar ligt de grens tussen het hebben van een werkbaar proces enerzijds en de zwaarte van de ingerichte beheermaatregelen anderzijds?

In algemene zin zijn de ‘bekende’ beheermaatregelen een zekere een minimale vereiste. Denk dan aan:

  • het ‘screenen’ van nieuwe leveranciers (Know Your Relations);
  • het toepassen van een vier-ogen-principe;
  • het matchen van facturen met een inkooporder, begroting of een vastgesteld budget;
  • het voor betaald ‘afstempelen’ of oormerken van facturen;
  • het monitoren van wijzigingen in stamgegevens van crediteuren; en
  • het op basis van een deelwaarneming controleren van betalingen.

Ook data-analyse is een krachtig middel dat kan worden ingezet. Met behulp van data-analyse zijn (afwijkingen van) patronen in de crediteurenadministratie relatief eenvoudig te identificeren. Een plotselinge toename bij de bestedingen aan een crediteur of sterke afwijkingen ten opzichte van het gemiddelde van een specifieke crediteur kunnen indicaties van onregelmatigheden zijn.

Alertheid van betrokken medewerkers (en bijvoorbeeld de controlerend accountant) en het vergroten van bewustzijn ten aanzien van de mogelijke risico’s zijn ook essentieel.

Alertheid op bijvoorbeeld ‘vage’ factuuromschrijvingen. Of op facturen die op het eerste oog ‘amateuristisch’ overkomen. Maar ook alertheid op verzoeken tot wijziging van een banknummer en zeker bij nieuwe leveranciers. Zijn nieuwe leveranciers ingeschreven in het Handelsregister? Hoe lang? Komt de inschrijving overeen met de gegevens op de facturen?

Tot slot

Er zijn nog veel varianten op het factuur-thema denkbaar. Wat bijvoorbeeld te denken van het laten versturen van een factuur naar de werkgever terwijl de gefactureerde goederen privé zijn afgeleverd. Op hoofdlijnen dekken de vier hier vermelde mogelijkheden om de factuur in te zetten als middel tijdens het plegen van fraude, de lading echter wel.

Dit artikel is geschreven vanuit de gedachte dat het zinvol is om te leren van voorbeelden uit de praktijk. Het artikel is dus geen hoofdstuk uit het ‘handboek van de fraudeur’.

Juist door voorbeelden te delen kan de alertheid worden verhoogd en kan de ‘creativity of fools’ mogelijk (eerder) worden ontdekt.

Wilt u meer weten over onze dienstverlening neem dan contact een van onze specialisten:  

Lees hier meer over fraudeonderzoek en de overige diensten van EBBEN.

Site by Merkelijkheid.nl

Op deze website gebruikt Ebbenpartners cookies en vergelijkbare technieken om de website goed te kunnen laten werken en om te analyseren hoe de website wordt gebruikt.