De zeven gouden regels voor een meldkanaal

De zeven gouden regels voor een meldkanaal

In vele integriteitscodes is opgenomen dat van medewerkers wordt verwacht dat zij in actie komen wanneer zij het vermoeden hebben van onregelmatigheden. Integriteitsschendingen hebben een serieuze impact op het vertrouwen van medewerkers in hun eigen organisatie en kunnen het vertrouwen van klanten in de organisatie schaden. De actie van medewerkers kan bestaan uit het aanspreken van collega’s op hun handelen. De meest voor de hand liggende escalatiemogelijkheid is om naar de leidinggevende te stappen. Wanneer dit niet voldoende is of als het ernstige situaties betreft, wordt verwacht dat men een formele melding doet, al dan niet in overleg met een vertrouwenspersoon.

Wat wij echter vaak zien, is dat medewerkers zich niet veilig voelen om integriteitsschendingen te melden, omdat ze bang zijn voor represailles of omdat ze denken dat hun melding niet serieus zal worden genomen. Bovendien kunnen medewerkers die een melding doen, worden geconfronteerd met een gebrek aan steun van hun collega’s of leidinggevenden. Het is daarom belangrijk dat organisaties een cultuur van openheid en vertrouwen creëren, waarin medewerkers zich veilig voelen om integriteitsschendingen te melden zonder angst dat dit op hen zal terugslaan.

Zeven regels

Er zijn verschillende manieren waarop medewerkers kunnen worden geholpen om naar voren te stappen. Hier zijn enkele suggesties:

1. Geef het goede voorbeeld: Als de leiding open en eerlijk is over haar eigen fouten en zwaktes, zullen medewerkers zich ook comfortabeler voelen om hun eigen fouten en zwaktes te delen. Dit kan helpen om een cultuur van openheid en geloofwaardigheid te creëren.
2. Communiceer regelmatig: Het is belangrijk om vanuit het management regelmatig te communiceren met collega’s en leidinggevenden. Daarmee wordt een gevoel van betrokkenheid gecreëerd.
3. Wees empathisch: Probeer de perspectieven van anderen te begrijpen en wees empathisch. Dit draagt bij tot een gevoel van begrip.
4. Wees transparant: Wees open en transparant over de beslissingen die worden genomen en de redenen daarvoor. Transparantie draagt bij tot een gevoel van vertrouwen en verantwoordelijkheid.
5. Creëer een veilige omgeving: Zorg ervoor dat medewerkers zich veilig voelen om hun mening te uiten en integriteitsschendingen te melden zonder angst voor represailles.
6. Zorg voor training: Zorg ervoor dat medewerkers getraind zijn in het herkennen van integriteitsschendingen en hoe ze deze kunnen melden. De ervaring leert dat een gemeenschappelijk proces, zoals een training ertoe bijdraagt dat er ‘taal’ ontstaat om elkaar aan te spreken.
7. Wees consistent: Zorg ervoor dat u consistent bent in uw acties en beslissingen. Dit kan helpen om een gevoel van helderheid en betrouwbaarheid te creëren.

Rol advocatuur

Een advocaat kan een belangrijke rol spelen bij een integriteitsmelding. In sommige gevallen kan het nodig zijn om een advocaat in te schakelen om de belangen van de organisatie of juist van de melder te beschermen, en te zorgen dat de melding op de juiste wijze wordt afgehandeld. Juridische kennis, analytisch en empathisch vermogen zijn hierbij belangrijke competenties voor een advocaat.

Een advocaat kan ook helpen bij het opstellen van een melding en het verzamelen van bewijsmateriaal. Bovendien kan een advocaat adviseren over de mogelijke gevolgen van een melding en over de te nemen vervolgstappen. Hierbij komen communicatieve en onderhandelingsvaardigheden kijken.

Samenwerking

In situaties waarbij EBBEN wordt ingeschakeld wordt de melding onafhankelijk, professioneel en zorgvuldig onderzocht. Dat start doorgaans met een oriënterende fase waarin de melder en de betrokkene worden gehoord. Hierbij is het vaak niet nodig om de naam van de melder te noemen. Het gaat immers om het vermoeden van de integriteitsschending te onderzoeken. Ook wordt kennisgenomen van het bewijsmateriaal dat door de advocaat is verzameld.

Wanneer hiervoor voldoende aanleiding bestaat, adviseert EBBEN om over te gaan tot een verdiepend onderzoek. Hierbij kunnen andere personen worden geïnterviewd, aanvullende documenten bestudeerd en digitaal onderzoek plaatsvinden zoals het doorzoeken van e-mails, WhatsApp berichten en andere sociale media met behulp van geavanceerde software.

Het rapport met de bevindingen vormt input voor de advocaat van de organisatie om, indien de integriteitsschending is vast komen te staan, vervolgacties te bespreken en in gang te zetten.

Wilt u meer weten over onze dienstverlening op het gebied van governance, risk en compliance? Neem dan contact op met Cosmo Schuurmans, Marcel Westerhoud of Evert-Jan Lammers. Of bekijk onze andere publicaties op de website van EBBEN Partners.

Bel met Cosmo Mail met Cosmo

Bel met Marcel Mail met Marcel