Met grote regelmaat krijgen wij aanvragen van opdrachtgevers over het uitvoeren van een persoonsgericht onderzoek. Wanneer is daar nou sprake van en welke waarborgen dienen er dan te worden geboden? De eerste vraag is vrij eenvoudig te beantwoorden. Er is sprake van een persoonsgericht onderzoek indien er onderzoek wordt uitgevoerd naar het functioneren, handelen en/of nalaten van een (rechts)persoon. De middelen die bij zo’n onderzoek ingezet worden, zijn onder meer het onderzoeken en analyseren van documenten, zoals e-mails, facturen en contracten, het interviewen van betrokkenen en technisch onderzoek, zoals onderzoek op computers en telefoons.
En dan gaat de schoen al vrij snel wringen. Want welke waarborgen moeten er worden geboden? Wat betekent het voor de personen die onderwerp van onderzoek zijn? Bestaat er voldoende aandacht voor hun rechten? Wordt hun privacy gerespecteerd? Is het onderzoeksproces rechtvaardig, evenwichtig en objectief? Met welke gerechtvaardigde belangen van betrokkenen moeten we rekening houden? Allemaal vragen waarmee een onderzoeksbureau – en laten we niet vergeten: de opdrachtgever – zich moet bezighouden.
Ieder onderzoek is voor alle betrokkenen, en zeker voor de organisatie zelf, een traject met een behoorlijke impact. Dat is de reden waarom veel onderzoeken voorafgegaan worden door een strategische analyse waarbij twee vragen worden beantwoord. Ten eerste: hebben we hier te maken met een onderzoekswaardige kwestie? Met andere woorden, weegt de impact van een onderzoek op tegen de mogelijk te verwachten uitkomsten ervan en het doel dat daarmee wordt beoogd? De tweede vraag is of een signaal van onregelmatigheden ook onderzoekbaar is. Zijn er binnen de kaders die er zijn voor een privaat onderzoeksbureau middelen beschikbaar waarmee redelijkerwijs een onderzoek is uit te voeren?
Als het antwoord op deze beide vragen ‘ja’ luidt, gaat het onderzoeksbureau over tot het maken van een plan van aanpak. Daarbij wordt in de regel zo vroeg mogelijk – voor zover het onderzoeksbelang dat toelaat – de betrokkene geïnformeerd over het feit dat er een onderzoek wordt uitgevoerd, waarbij haar handelen de warme belangstelling van de onderzoekers heeft. Daarbij is het cruciaal om de volgende punten in gedachten te houden. Ten eerste hebben we bij private onderzoeken zelden te maken met geharde criminelen. De feiten en omstandigheden resideren meestal in het grijsspectrum van goed en kwaad. Het tweede punt is dat veel betrokkenen voor het eerst te maken hebben met een onderzoek waarin zij een hoofdrol spelen. Er bestaat dus een grote informatieachterstand over het ‘hoe en wat’ van een onderzoek. Het is in het belang van het onderzoek en uiteindelijk ook in het belang van opdrachtgevers dat een betrokkene wordt geholpen om goed haar positie te bepalen in het onderzoeksproces.
Er zijn enkele aandachtsgebieden die in geen enkel onderzoek gemist mogen worden. Om te beginnen dienen de principes van proportionaliteit en subsidiariteit in acht te worden genomen. Bij ieder onderzoeksmiddel dat een onderzoeksbureau inzet, dient de afweging gemaakt te worden of de (privacy)inbreuk die dit oplevert, opweegt tegen het onderzoeksdoel c.q. het feit dat wordt onderzocht. Daarbij gaat altijd de voorkeur uit naar het minst bezwarende onderzoeksmiddel.
Een volgend punt van aandacht is de persoonlijke levenssfeer van de betrokkene. In de AVG en de daarvan afgeleide regelgeving voor private onderzoekers liggen verschillende rechten vast die van toepassing zijn op personen die onderwerp zijn van een onderzoek. Denk bijvoorbeeld aan het recht om geïnformeerd te worden dat er persoonsgegevens worden verwerkt en de eis dat er een gerechtvaardigd belang moet bestaan om gegevens over een persoon te verwerken en dat deze gegevens dus alleen voor dat doel verwerkt mogen worden. Het gaat te ver om hier de hele AVG uit te werken, maar dit is wel een van de belangrijkste wettelijke regelingen waaraan een onderzoeksbureau zich dient te committeren bij het uitvoeren van een deugdelijk onderzoek.
En last but not least is er het wederhoor. Er bestaat geen wettelijke regeling waarin staat vermeld dat wederhoor verplicht is. Maar uit diverse jurisprudentie en richtlijnen voor beroepsgroepen (zoals accountants) blijkt dat een persoonsgericht onderzoek zonder wederhoor bijna per definitie ondeugdelijk is. Om een goede onderbouwing te verkrijgen voor de bevindingen en eventueel conclusies is het onontbeerlijk dat iemand die object van onderzoek is in de gelegenheid wordt gesteld om kennis te nemen van de bevindingen. Daarbij zijn twee vragen aan de betrokkenen cruciaal: 1) staan er feitelijke onjuistheden in de rapportage en 2) is het voor een objectieve conclusie van belang om de bevindingen te voorzien van een bepaalde aanvullende context?
Resumerend komt het bij de uitvoering van een persoonsgericht onderzoek neer op de toepassing van de regels van fair play. De leiding van een organisatie zet een professioneel bureau in om het handelen van de directie of van medewerkers te onderzoeken. Niet zelden wordt de opdrachtgever daarbij ondersteund door een advocatenkantoor en soms ook door meerdere interne professionals. Dat levert een niet onaanzienlijk machtsblok op waartegen de beschuldigde persoon zich moet zien te verweren. Dat kan alleen als er wordt gespeeld volgens de regels van het spel. Er is een belangrijke rol weggelegd voor het onderzoeksbureau om ervoor te zorgen dat deze regels worden bewaakt, zodat iedereen goed voor ogen heeft wie de bal is en wie de man (m/v).
