Dit is de casus: “Vandaag een meeting gehad met Victor, onze interne auditor. Hij is de beheerder van ons interne meldpunt. Victor wilde het hebben over een anonieme melding die gisteravond is binnengekomen in ons meldkanaal. De klokkenluider beschrijft een casus waar je niet bepaald vrolijk van wordt. Stanley, de directeur van de Midden-Oosten regio zou steekpenningen hebben aangenomen van lokale vendors. Hij zou het regionale procurement-team overrulen door business te gunnen aan partijen die hem daarvoor genereus belonen. Hij beschikt maandelijks over miljoenen Euro’s en heeft daar dus alle ruimte voor. Ik heb altijd al een onbestemd gevoel gehad bij Stanley. We zetten hem er meteen uit, wat denkt hij wel! We liggen al jaren onder het vergrootglas en we kunnen het ons niet veroorloven om hiermee voorpaginanieuws te worden. Ik stuur meteen Internal Audit erop af om onderzoek te doen, onder mijn leiding. We moeten dit klein houden. En het moet onder de pet blijven. Ik ga hier ook mijn toezichthouders niet mee lastig vallen. Ik wil weten wat er aan de hand is. Ik zal ze eens laten zien wat daadkrachtig optreden betekent.”
Ga zitten op je mat in een gemakkelijke houding. Zit rechtop en maak contact met de vloer. Sluit je ogen en ontspan je schouders, kaken en gezicht. Haal een keer diep adem en blaas jezelf helemaal leeg. Zie en voel wat er is: Frustratie, angst om gezichtsverlies – of nog erger: aansprakelijkheid -, woede… Deze gevoelens zijn begrijpelijk. Ze mogen er zijn. Ze bestaan onafhankelijk van onze daden en de gevolgen daarvan. Wat wil je? Wat kan je? En wat moet je?
“OK, eerst even goed nadenken. Dit is waarschijnlijk al even aan de gang. Er waren al wel wat voortekenen dat Stanley niet helemaal zuiver op de graat was. Hij was gefrustreerd toen hij naar het Midden-Oosten werd uitgezonden. Hij zag voor zichzelf al een rol weggelegd op het hoofdkantoor en toen bleek dat hij daar nog niet aan toe was, kon hij dat maar moeilijk verkroppen. Op zich doet hij het niet slecht, maar er begonnen wel steeds meer vragen te ontstaan over zijn uitgavepatroon. Hij hield er wel een erg luxeleven op na. En regelmatig gedonder met zijn declaraties. Gedoe over etentjes en uitjes met klanten. Zijn cijfers zijn ook bijna altijd te laat en als ze komen, is er ook altijd wat mee. Pas na een hoop gesteggel komt er iets wat op een maandrapportage lijkt. Vrijwel altijd is dat minder rooskleurig dan de eerste versie van de rapportage die hij opstuurt. De stukjes vallen ineens allemaal op hun plek. Ik wil dat hij helemaal door de mangel wordt gehaald. Ik schakel een bureau in dat alles tot op de bodem moet uitzoeken. We trekken meteen alle registers open: e-mailonderzoek, observaties, onderzoek in open bronnen, iedereen interviewen en de volledige administratie onderzoeken. Ik laat ook meteen beslag leggen op zijn bankrekening. Ik wil dat dit binnen een paar weken wordt opgelost, zoiets moet niet gaan smeulen. Als er tussentijds bevindingen zijn, wil ik het meteen horen, zodat we daar direct actie op kunnen nemen. Stanley zal wensen dat hij nooit geboren is.”
Adem in door je buik te ontspannen en adem uit door de lage buikspieren aan te trekken. Laat de lucht door je longen gaan en adem uit door je tenen. Je voelt behoefte aan daadkracht en snelle actie, en je wil er direct bij betrokken zijn. Laat deze gedachte toe, en laat hem ook weer gaan. Maak jezelf los van de gebeurtenissen om je heen en kijk van een afstandje naar jezelf. Je kunt niet alles beïnvloeden of alles doen en dat hoeft ook niet. Vertrouwen is een krachtige emotie. Wees je bewust van anderen om je heen die ook de energie en capaciteiten hebben om zaken op te pakken. Wat wil je? Wat kan je? En wat moet je?
“Victor kwam met de namen van twee bureaus aan die gespecialiseerd zijn in fraudeonderzoek. We hebben een keuze gemaakt voor het bureau waarvan de aanpak het beste aansloot bij onze bedrijfscultuur. Kost wel wat, maar je kunt dit beter aan specialisten overlaten. Goedkoop is duurkoop zullen we maar zeggen. Ze hebben een gefaseerde aanpak voorgesteld, waarbij zij in de drivers’ seat zaten, maar ons toch het gevoel gaven dat we grip konden houden op de zaak. Tijdens het onderzoek bleek dat er best veel zaken zijn waar je aan moet denken: optuigen van een intern team waarbij iedereen zijn rol heeft; vertrouwelijkheid organiseren; de advocaat al in een vroeg stadium bij de kwestie betrekken; de onderzoeksstappen goed plannen en uitvoeren; crisismanagement. Op advies van het onderzoeksbureau heb ik de voorzitter van de RvC op de hoogte gesteld van de kwestie en heb gevraagd even op zijn handen te blijven zitten. Dat wederhoor met Stanley heeft de nodige informatie opgeleverd. Toch goed dat ze hem ook zijn kant van het verhaal hebben laten vertellen. De doorlooptijd was langer dan ik van tevoren zou hebben gedacht en de kosten waren navenant hoger, maar als ik zie wat er allemaal bij komt kijken … Al met al een dure les, maar we hebben een goed verhaal naar de aandeelhouder en toezichthouder. De claims naar de vendors hebben we nu degelijk onderbouwd en van Stanley hebben we met een gesloten beurs afscheid kunnen nemen na een dienstverband van 25 jaar. Best treurig eigenlijk, maar ja hij liet ons geen keus. Hij begreep het zelf eigenlijk ook wel. En last but not least, na een grondige analyse van de inkopen in de regio, hebben we een forse jaarlijkse besparing kunnen realiseren.”
Ga met je aandacht weer naar buiten, beweeg je hoofd van rechts naar links, en weer terug. Haal een paar keer diep adem. Open je ogen. Neem dit rustige after yoga-gevoel mee in de rest van je dag. Overzie wat er is. Je wilde dat het zorgvuldig werd opgepakt, zodat de organisatie er ook wat mee zou kunnen en met een minimale impact op de operatie. De mensen moeten respectvol worden behandeld. Je hebt het uit handen kunnen geven aan een partij die hierin gespecialiseerd is en aan een intern team dat in zijn kracht staat. Je hebt uiteindelijk de beslissing moeten nemen over de acties die worden uitgezet en de organisatorische aanpassingen die moeten worden doorgevoerd. Dat is ook eigenlijk precies waarvoor je bent aangesteld. Namasté!
