In de vorige publicatie in onze zomerreeks hebben wij jullie meegenomen in de verschillende fasen van onafhankelijk feitenonderzoek. In deze tweede publicatie nemen wij jullie mee in het proces dat voorafgaat aan het besluit tot een onafhankelijk onderzoek.
Onafhankelijk onderzoek begint bij een aanvraag. Voordat wij op basis van deze aanvraag een plan van aanpak voorstellen voor een onafhankelijk onderzoek, nemen wij de opdrachtgever mee in een aantal afwegingen. Deze afwegingen kunnen er onder andere toe leiden dat wij adviseren om geen onafhankelijk onderzoek te laten verrichten, maar andere stappen te zetten. Hierna gaan wij in op deze afwegingen.
Het eerste wat wij bespreken met de aanvrager van een onafhankelijk onderzoek is het waarom van het onafhankelijk onderzoek. Onafhankelijk onderzoek is een middel en geen doel op zich. Onafhankelijk onderzoek kan helpen bij het in kaart brengen van feiten en omstandigheden.
Een onafhankelijk onderzoeker zal in de regel geen conclusie trekken, maar de feiten en omstandigheden, gegeven de onderzoeksvraag en het onderzoeksdoel, in de context plaatsen. Dat wordt ook wel ‘duiden’ genoemd. Een goed onderzoeksrapport stelt de gebruiker beter in staat om een beslissing te nemen dan wel vervolgactie te ondernemen.
Hoe het onafhankelijk onderzoek de gebruiker op dat punt brengt, hangt af van het onderzoeksdoel. De onderzoeksdoelen die wij in de praktijk zien, lopen zeer uiteen. Grofweg kan een onderscheid worden gemaakt tussen onderzoeken naar (financiële) onregelmatigheden, onderzoeken voor ondersteuning bij geschillen en onderzoeken naar ongewenste omgangsvormen.
Onderzoek naar (financiële) onregelmatigheden
Een deel van de onafhankelijke onderzoeken betreft het onderzoeken van (financiële) onregelmatigheden. Voorbeelden van dergelijke onderzoeken zijn faillissementsonderzoeken, onderzoeken naar belangenverstrengeling, corruptieonderzoeken en onderzoeken naar frauduleuze financiële verslaggeving.
Het resultaat van onderzoek naar (financiële) onregelmatigheden geeft de gebruiker informatie over wat er gebeurd is en ook de relevante omstandigheden waaronder het is gebeurd (context). De toegevoegde waarde van onafhankelijk onderzoek hangt onder meer af van de (geschatte) omvang van de onregelmatigheden, afgezet tegen de onderzoeksinspanningen en de bijdrage aan herstel van de ontstane situatie. Dat gaat niet altijd alleen maar over financiële aspecten, maar ook over bijvoorbeeld imago, of informatie en vertrouwelijkheid. Daarnaast kan het onafhankelijke onderzoek inzicht geven in waar de interne beheersing, om de onregelmatigheden te voorkomen of te detecteren, verbeterd kan worden.
Onderzoek bij geschillen
Onafhankelijk onderzoek kan ook ingezet worden bij een geschil. Dit kan in opdracht van een partij als partijdeskundige, maar ook als deskundige in opdracht van de Rechtbank of als bindend adviseur. Het rapport van een onafhankelijk onderzoeker, ook als deze is ingeschakeld door een van de betrokken partijen, kan van waarde zijn voor de rechter of arbiter bij het nemen van zijn of haar beslissing. Dee onafhankelijk onderzoeker treedt op als onpartijdig kundige. Onderzoekers zijn gehouden aan beroepscodes die de onafhankelijkheid en objectiviteit van een onderzoek waarborgen, waaronder het wederhoor (hierover meer in onze volgende publicatie).
In deze publicatie behandelen wij een casus waarin een onafhankelijk onderzoeker de Ondernemingskamer heeft ondersteund bij het nemen van een beslissing.
Onderzoek naar ongewenste omgangsvormen
Onderzoeken naar ongewenste omgangsvormen worden momenteel veel in de media benoemd. Het onderzoek kan zich richten op een specifieke persoon of de organisatie als geheel. Of een individu of een organisatie onderzocht moet worden hangt af van de casus.
Hierbij geldt dat een onderzoek naar de cultuur in een organisatie mogelijk minder belastend is dan een onderzoek naar enkele personen. In een onafhankelijk onderzoek worden hiervoor de juiste afwegingen in gemaakt.
Een goed onafhankelijk onderzoek naar ongewenste omgangsvormen geeft inzicht in wat er gebeurd is en hoe het door betrokken personen is ervaren, waarbij wordt getracht de eventuele schade voor de organisatie zoveel als mogelijk te beperken.
Onafhankelijk onderzoek kan ingrijpend zijn voor de betrokken organisatie(s) en personen. Een onafhankelijk onderzoeker in de particuliere sector kan bovendien, anders dan bijvoorbeeld justitie of de politie, geen dwangmiddelen inzetten. Hierdoor mogen betrokken organisatie(s) en personen afzien van het meewerken aan onderzoek.
Of onafhankelijk onderzoek mogelijk is, hangt daarom af van de beschikbaarheid van informatie en de bereidheid van betrokken personen om mee te werken. De beschikbaarheid van relevante en geschikte informatie en/of medewerking van organisaties en personen kan daarnaast invloed hebben op de deugdelijke grondslag van het onderzoek.
Een afweging is ook in hoeverre het onderzoek de organisatie belast. Dit kan zijn door de tijd die het kost om informatie te verstrekken, maar ook de spanning die het onderzoek met zich mee brengt. Het anticiperen op mogelijke uitkomsten van het onderzoek en de consequenties hiervan kunnen bron zijn van speculaties en spanningen op de werkvloer. Deze belasting moet in verhouding staan tot de manier waarop de opdrachtgever het onderzoeksrapport zal gaan gebruiken.
Tot slot is onafhankelijk onderzoek kostbaar. Het vraagt tijd en middelen van de opdrachtgever.
In de vorige publicatie lieten we zien dat onderzoek doen een proces is waarvan de uitkomst niet altijd bekend is. Dit betekent dat onderzoekers tijd nodig hebben om informatie te doorgronden om zo de juiste stappen in het onderzoek te kunnen zetten.
Het is daarom van toegevoegde waarde om onderzoeken te faseren. Het voordeel van fasering is dat een onderzoek in kleine onderdelen opgedeeld wordt waardoor de inspanningen van de onderzoeker en de impact van de opdracht overzichtelijk en beheersbaar zijn. Daar komt bij dat er door het aanbrengen van een fasering beslismomenten kunnen worden ingebouwd waarbij wordt afgewogen of het voortzetten van het onderzoek in de gekozen vorm nog steeds een goed idee is. In de publicatie nemen wij jullie mee in hoe een dergelijke fasering tot stand kan komen bij de opdrachtvorming.
In deze publicatie hebben wij de mogelijkheden en de toegevoegde waarde van onafhankelijk onderzoek verkend. In de volgende publicatie gaan wij in op de geldende wet- en regelgeving waarin de onafhankelijkheid van de onafhankelijk onderzoeker wordt gewaarborgd.
Heeft u vragen naar aanleiding van deze publicatie? Neem dan contact met ons op.
