Velen zullen zeggen “dat hoef ik niet te vragen, want dat is toegestaan”. En in veel bedrijven is dat ook zo, echter niet altijd. Sommige bedrijven kennen bijvoorbeeld een zerotolerancebeleid.
Kijk maar naar de medewerker van de Action die op staande voet werd ontslagen voor het ‘stelen’ van een plastic tasje van €0,03. Of de medewerker van het cateringbedrijf van KLM die niet meer hoefde terug te komen na het drinken van een flesje water. Het ging in beide gevallen om futiele bedragen, de gevolgen voor de medewerkers waren echter zeer groot.
Voor een medewerker is het soms moeilijk te bepalen wat wel en wat niet kan en mag binnen de organisatie. Mag een leverancier bij mij thuis tegen reguliere kosten werkzaamheden verrichten? Moet ik het melden als ik in het weekend wat extra geld verdien door bij te klussen? Moet ik een opdracht afwijzen omdat de opdrachtgever mijn zwager is?
Het antwoord op deze vragen wordt bepaald door de cultuur van het bedrijf: het geheel van waarden en normen dat gedeeld worden door alle medewerkers in de organisatie. Het zijn de ongeschreven regels die er uiteindelijk voor zorgen dat persoonlijke en organisatiedoelstelling in elkaars verlengde liggen en een werknemer altijd handelt in het belang van de organisatie.
Organisaties die bewust bezig zijn met het creëren van een positieve bedrijfscultuur, zijn beter in het realiseren van hun doelen en het managen van risico’s. Soft Controls dragen hieraan bij.
Meestal besteden organisaties veel aandacht aan het goed inrichten van de ‘Hard Controls’. Een ontvangen factuur moet bijvoorbeeld geparafeerd worden door een verantwoordelijk medewerker voordat deze betaald mag worden. Op die manier weet u zeker dat er niet gefraudeerd kan worden. Maar is dat ook zo?
Als de betrokkenheid van een medewerker laag is, of als collega’s lastig aan te spreken zijn op de kwaliteit van hun werk, dan is de waarde van zo een paraaf een stuk lager. Soft Controls zoals aanspreekbaarheid en betrokkenheid zijn dan ook fundamenteel voor het goed functioneren van de Hard Controls en de gehele risicobeheersing van uw organisatie.
Hoe zorg je ervoor dat de organisatie doordrongen wordt met een bepaalde bedrijfscultuur? De eerste stap is het uitwerken van een duidelijk beleid. Welk gedrag is aanvaardbaar en welk gedrag niet? En welke gevolgen hangen er aan het niet naleven van het beleid?
Niet enkel het bestaan van het beleid is relevant. Werknemers dienen moeten namelijk ook op de hoogte zijn van het bestaan van en de inhoud daarvan. Zowel bij indiensttreding, als structureel gedurende het jaar. Bijvoorbeeld in de vorm van dilemmatrainingen en open gesprekken.
Tenslotte is handhaving essentieel. Handhaving dient niet gelezen te worden als het straffen van ‘fout gedrag’, maar als het nakomen van de geldende normen en regels. Door te handhaven voorkom je toekomstige fouten en daarmee risico’s en kwetsbaarheden voor de organisatie. De aanwezigheid van een vertrouwenspersoon en een klokkenluidersregeling kunnen hiertoe bijdragen.
Aspecten als motivatie, loyaliteit, integriteit, inspiratie, normen en waarden zijn belangrijke elementen van een bedrijfscultuur en het gedrag van mensen.
EBBEN Partners zet deskundigheid en ervaring voor opdrachtgevers in om te helpen duidelijkheid te krijgen in welke ‘harde’ en ‘zachte’ instrumenten en factoren bepalend zijn voor de kwaliteit van uw risicobeheersing.
Met de EBBEN Soft Control game heeft u een leuk kaartspel in handen om op speelse wijze aandacht te geven aan de kwaliteit en het belang van uw Soft Controls. We bespreken het belang van Soft Controls, hoe deze zich tot de Hard Controls verhouden en hoe dit spel op ieder niveau gebruikt kan worden om de kwaliteit van de risicobeheersing te verhogen. U kunt ook contact opnemen met onze specialisten:
