Forensisch

De grote kantoren waren al eerder begonnen met de inzet van forensisch experts gedurende de audit. Hun aanpak is schaalbaar: eerst bij 50 high-risk klanten, dan bij 100, 200 enzovoort. Bij de start lag de focus veelal op het op orde krijgen van zowel de eigen frauderisicoanalyse als die van de klant. Langzaamaan wordt nu ook gedurende de uitvoering van de audit gebruik gemaakt van bijvoorbeeld specifieke data-analyses die aansluiten bij de geïdentificeerde risico’s. De leercurve was steil.

Tijd dringt

De meeste middelgrote en kleine kantoren zijn nog niet zichtbaar begonnen. Ze staan voor een urgente verandering, waarvoor ze nog maar weinig tijd hebben. Ze twijfelen aan de haalbaarheid, de schaalbaarheid en de betaalbaarheid. Sommige vertonen uitstelgedrag en stellen vragen: wat doen NBA, AFM, Den Haag en Brussel? Wat verwachten de klanten? Wie betaalt het? Hoe dan ook, het devies luidt: get started. Over een maand begint Q3 en worden de spotlights weer op de accountants gericht.

Aanpassen

De verandering bestaat voor elke accountantsorganisatie uit een mix van kleinere en grotere aanpassingen. Deze hebben betrekking op processen (controleplanning, fraudeconsultatie …), op procedures (instructies, dossiervorming …) en op ondersteunende tooling (training, data-analyse …). Enkele van die aanpassingen staan op zichzelf en kunnen snel worden ontwikkeld en ingevoerd. Andere aanpassingen tonen meer samenhang en hebben meer voorbereidingstijd nodig. Na de invoering van de maatregelen volgt de fase waarin wordt opgeschaald naar alle processen, alle professionals en alle klanten. Dat proces van opschaling zal meerdere jaren duren, zo zien we bij de grotere kantoren.

Tips

Over de haalbaarheid en de schaalbaarheid heb ik in eerdere blogs al geschreven, bijvoorbeeld die van 2 december j.l. Hierna volgen enkele tips betreffende betaalbare maatregelen die met relatief weinig inspanning kunnen worden ingevoerd:

  1. Verwerk in de controle-opdracht een clausule om de kosten van nader onderzoek van fraudesignalen te kunnen doorbelasten aan de klant.
  2. Ga in gesprek met de klant over de frauderisico’s in diens organisatie. In een gezamenlijke sessie met de klant kunnen verschillende algemene en klantspecifieke risico’s worden besproken. Leg de resultaten van deze sessie vast. Bespreek ook de beheersmaatregelen zoals preventie, detectie en monitoring alsmede een responsplan ingeval het fout gaat. Wie gaat het vermoeden onderzoeken? Wie moet worden geïnformeerd? Wat wordt gecommuniceerd?
  3. Laat de klant indien mogelijk de forensische data-analyses zelf doen (in de 3rd line). Hij vergroot hiermee het inzicht in zijn frauderisico’s en versterkt zijn riskmanagement. De accountant kan zoveel mogelijk systeemgericht blijven controleren en profiteert van het verhoogde interne inzicht en beheersing.
  4. Voer bij de klant gesprekken met de interne toezichthouders, internal audit en de afdeling compliance over de onderwerpen fraude, integriteit en meldkanaal. Dit om geïnformeerd te worden over verhoogde frauderisico’s. Laat deze gesprekken niet beginnen (en meteen ook eindigen) met uitsluitend de vraag ‘is er nog iets te melden over fraude?’ Ga liever in op de zienswijze van de genoemde functies en ga zo het gesprek aan over de genoemde onderwerpen. Accepteer niet dat de klant alleen maar zegt ‘dat gebeurt hier niet’.
  5. Huur zo nodig last-minute hulp in voor bewustmaking en training van de accountants rond fraude en corruptie. Inhouse-training is goedkoper dan tien professionals die zelf een fraudetraining volgen. Bovendien kunnen interne functionarissen de cursus ook volgen en kan deze op maat worden gemaakt van de eigen processen en procedures. Je kunt de inhouse training herhalen voor bepaalde klanten; dit verlaagt het controlerisico in je portefeuille en wellicht kun je de kosten ervan doorbelasten.
  6. Laat de klant zoveel mogelijk anti-fraudemaatregelen invoeren waarvan bekend is dat ze effectief zijn. De NBA bereidt een “best-practice guide” voor. Dit verlaagt het controlerisico.
  7. Misschien wel het laagst hangende fruit: laat het controleteam uitgedaagd worden door een forensisch expert. Doe dit voor klanten met een slechter risicoprofiel. De andere kijk van een forensisch expert verhoogt gegarandeerd de professioneel-kritische houding van het team. Dit kan een onderdeel zijn van de forensische ondersteuning vanuit de afdeling Vaktechniek.

Genoemde maatregelen mogen niet quick ’n dirty genomen worden, maar goed verankerd worden in het beleidsplan ‘forensic in audit’, ondertekend door het bestuur van de accountants­organisatie. Dat beleidsplan beslaat meerdere jaren.

Contact

Drs Evert Jan Lammers RA is forensisch accountant bij EBBEN Partners, hij adviseert bedrijven en accountants op het gebied van frauderisicomanagement.

Lees meer over de diensten van EBBEN voor accountantsorganisaties.

Site by Merkelijkheid.nl

Op deze website gebruikt Ebbenpartners cookies en vergelijkbare technieken om de website goed te kunnen laten werken en om te analyseren hoe de website wordt gebruikt.