Melden doet pijn

Er kleeft aan meldsystemen en klokkenluiden een gevoel waar veel mensen niet blij van worden. Het lijkt af en toe wel een Nederlandse hang-up te zijn. Van kinds af aan worden we opgevoed met het idee dat klikken fout is. Op het schoolplein word je uitgemaakt voor ‘klikspaan, halve maan’, in militaire dienst voor ‘matennaaier’ en op Twitter voor ‘NSB’er’. Tijdens onderzoeken hoor ik regelmatig mensen zeggen ‘ik wil wel vertellen wat er aan de hand is, maar ik ga geen namen noemen’. Er wordt geredeneerd vanuit een misplaatst gevoel van solidariteit met collega’s die het op de werkvloer niet zo nauw nemen met ‘mijn en dijn’ of met andere basisregels van integer gedrag.

Laat ik beginnen met te zeggen dat ik niet ga propageren dat iedereen voor ieder wissewasje de klok moet gaan luiden. Er is ook nog zoiets als direct aanspreken en ik kan me ook voorstellen dat je bepaalde vormen van gedrag onder het motto van ‘choose your battles’ gewoon maar slikt. Waar ik het over heb, is grensoverschrijdend gedrag waar je als collega echt last van hebt. Of situaties waarin je wordt geconfronteerd met fraude of corruptie in je directe werkomgeving en niet weet waar je met je informatie terecht kunt. Uit onderzoek blijkt dat in slechts de helft van de gevallen waarbij iemand op de werkvloer ervaart dat er sprake is van een misstand, er daadwerkelijk tot melden wordt overgegaan. De andere helft houdt zijn of haar mond dicht!

Businesscase voor een meldkanaal

Dat dit problematisch kan zijn voor organisaties blijkt onder meer uit het tweejaarlijkse Report to the Nations van de ACFE. In deze wereldwijde survey wordt onder meer aandacht besteed aan de invloed van een goed functionerend meldsysteem  − waar je onder meer meldende medewerkers, leveranciers en klanten voor nodig hebt – en op de omvang en duur van fraudegevallen. De research is duidelijk: de aanwezigheid van een meldkanaal halveert de schade en duur per fraudegeval. Als dit geen business case is voor een goed functionerend meldkanaal weet ik het ook niet meer.

Waarom mensen niet melden

Naar het interessante fenomeen van ‘niet melden’ heeft Maarten Boerma van EBBEN Partners enige tijd geleden onderzoek gedaan. Daarbij heeft hij onder meer gekeken welke drivers er bestaan om te melden. Hij onderzocht welke organisatiekenmerken impact kunnen hebben op de bereidheid van personen om een melding te doen als zij kennis krijgen van een misstand in hun organisatie. Bij grote organisaties blijkt de meldingsbereidheid bijvoorbeeld kleiner dan bij kleine organisaties, waar de sociale controle wellicht wat hoger is. Voorts heeft de mogelijkheid om anoniem te kunnen melden een positieve impact op het aantal meldingen.

Zwijgen is zilver, melden is goud

En… wanneer melden mensen wel

Voorts onderzocht Boerma in welke mate de aanwezigheid van een bepaalde soft control (volgens het model van Kaptein) invloed had op de bereidheid om te melden. Dat is interessant, omdat organisaties hier een knop hebben om aan te draaien. Opvallend was dat meldingsbereidheid positief correleerde met alle acht soft controls uit het model (helderheid, voorbeeldgedrag, betrokkenheid, uitvoerbaarheid, aanspreekbaarheid, bespreekbaarheid, transparantie en handhaving). Voor betrokkenheid, transparantie, aanspreekbaarheid en bespreekbaarheid bleken de effecten het meest zichtbaar. Met andere woorden, in organisaties waar mensen betrokkenheid hebben bij de doelstellingen van de organisatie, waar transparant gecommuniceerd wordt en medewerkers op een veilige manier dilemma’s kunnen bespreken en elkaar zonder gevaar van lijf en leden kunnen aanspreken is de bereidheid om te melden het grootst.

Kennelijk wordt in organisaties die hoger op de aanwezigheid van voornoemde soft controls scoren anders aangekeken tegen het doen van een melding als je tegen een misstand aanloopt. Hier is het doen van een melding geen schandvlek, maar een symptoom van een gezonde organisatie.

Ik heb de general counsel van een grote onderneming eens trots horen zeggen dat er in zijn organisatie nooit een melding binnenkwam. Hij ging ervan uit dat er kennelijk niets te melden was. Misschien is het in die organisatie de hoogste tijd om eens goed te kijken of de meldkanalen wel goed open staan en er een organisatiecultuur is die een gezonde meldingsbereidheid creëert.

Contact

Wilt u meer weten over onze diensten, neem dan contact op met Evert Jan Lammers of Marcel Westerhoud, partners bij EBBEN, 035-2057575 of info@ebbenpartners.nl

 

Lees hier meer over audit & risk.

Lees hier meer over soft controls.

Site by Merkelijkheid.nl

Op deze website gebruikt Ebbenpartners cookies en vergelijkbare technieken om de website goed te kunnen laten werken en om te analyseren hoe de website wordt gebruikt.