Wat klokkenluiders vertrouwen

Herkennen

Als een meldkanaal slecht functioneert, komt dat in een groot deel van de gevallen door problemen met de vertrouwelijkheid (zie onze Zelfscan):

1. Het personeel wantrouwt de vertrouwelijke behandeling van meldingen.
2. De data in het meldkanaal zijn onvoldoende beveiligd.
3. Het is niet mogelijk om anoniem te melden.
4. Melders / anonieme melders worden nauwelijks beschermd tegen represailles.
5. Er zijn klachten over de professionaliteit van de onderzoeken.

De angst dat de vertrouwelijkheid niet is gegarandeerd, is een belangrijke drempel om te melden. Bestuurders die een intern meldkanaal aanbieden, maken dat kanaal dus best zo veilig mogelijk.

Voorbeeld

Van vertrouwelijkmeldkanaal@bedrijf.nl wordt beweerd dat een mail rechtstreeks terechtkomt bij de CEO die de melding vertrouwelijk zal behandelen. U denkt nu:

• De CEO gaat die mailbox heus niet zelf beheren maar laat zijn secretaresse dat doen;
• Iedereen van de IT-dienst kan bij die mailbox;
• Ze hebben geen bijzonder IT-systeem, het kan overmorgen worden gehackt;
• Je kunt toch achterhalen waar vandaan een email werd verzonden?;
• Hoe gaat die CEO communiceren met een anonieme melder?
• En wat nou als de melding over de CEO zelf gaat?

Stuk voor stuk goede punten die allemaal zullen moeten worden ontzenuwd door het meldproces goed in te richten. Techniek kan u daarbij helpen.

Veilig

Techniek kan een groot deel van de hiervoor opgesomde bezwaren voorkomen, oplossen of sterk verminderen. Het begint met de keuze voor een onafhankelijke, professionele partij waar de melding binnenkomt en die de data beheert. Zoals een call center of een digitaal meldplatform. Hierna gaan we in op het digitale meldplatform. Dit is de meest compacte oplossing die aan alle eisen kan voldoen, ook de nieuwe Europese eisen die op 17 december 2021 in alle lidstaten van kracht worden.

Digitaal meldplatform

EBBEN Partners ontzorgt al jaren organisaties met de hulp van een meldplatform waarbij de ontvangst van de melding, het databeheer, de triage en het onderzoek van de melding onafhankelijk en professioneel kunnen plaatsvinden. De ervaringen bevestigen dat een digitaal meldplatform aan alle eisen kan voldoen terwijl de organisatie zelf kan kiezen welke functies worden geactiveerd en welke niet.

Zo is anoniem melden technisch mogelijk en veilig (end-to-end encryptie) maar hoeft een organisatie niet te kiezen voor de optie ‘anoniem melden’. Verder kan de afhandeling van de meldingen (triage, onderzoek, rapportage) worden uitbesteed maar kan een organisatie ervoor kiezen om dit geheel of gedeeltelijk zelf te doen. Voorts kan een case management systeem worden gebruikt die anonieme management informatie genereert, maar de organisatie kan besluiten om het meldproces vooralsnog eenvoudig te houden.

Wanneer de organisatie de gewenste opzet van het meldproces heeft gekozen, en heeft bepaald welke functies van het meldplatform worden geactiveerd, wordt de veiligheid beoordeeld. We stellen vast dat de techniek van het meldplatform ervoor zorgt dat een groot deel van de hiervoor opgesomde risico’s zich niet meer voordoen. Zelfs wanneer de organisatie alle functies van het digitale meldplatform benut. Dit lichten we hierna toe.

Voordelen

Organisaties die kiezen voor een extern digitaal platform als meldpunt, ervaren de volgende voordelen:

1. Identiteit: het platform geeft de digitale identiteit van de melder (zoals het IP-adres) niet door aan de organisatie. Dit vergroot het vertrouwen dat niemand ongewenst meekijkt.
2. Databeheer: de data worden beheerd op de best beveiligde cloud servers binnen de EU. Buitenlandse mogendheden kunnen zich niet ongevraagd toegang verschaffen tot deze data.
3. Interactief: voor elke melding wordt een chatroom aangemaakt waarin de onderzoekers kunnen communiceren met de melder. Deze chatroom is beveiligd via end-to-end encryptie waarbij de inhoud van de melding en de identiteit van anonieme melders (indien dit een optie is) beschermd zijn.
4. Anoniem: door de hiervoor genoemde beveiligingen kunnen de onderzoekers ook met anonieme melders chatten. Elke melder krijgt via een unieke code toegang tot de chatroom om vragen van de onderzoekers te beantwoorden en documenten te uploaden of te downloaden.
5. Triage: dit betreft de beslissing wanneer, waarom, hoe en door wie een melding zal worden onderzocht. Dit gebeurt veelal door een mix van interne en externe experts.
6. Onderzoek: het onderzoek gebeurt door onafhankelijke professionals met ruime ervaring en expertise op dit gebied. Daarbij kunnen ze gebruik maken van forensische methoden, technieken en vergunningen waar de organisatie zelf niet over zal beschikken. De Europese regels verlangen dat het onderzoek professioneel en onpartijdig wordt uitgevoerd.
7. Case management: het digitale meldplatform biedt de mogelijkheid om gebruik te maken van het geïntegreerde case management systeem. Elke melding is een unieke case. De privacyregels worden volledig gerespecteerd. Het casemanagement biedt tevens een sterke basis voor de rapportages en managementinformatie.
8. Professionaliteit: Een organisatie die voor een digitaal meldplatform kiest en dit goed implementeert, erkent dat het meldkanaal een sterke maatregel van interne beheersing kan zijn.

Intern meldsysteem

EBBEN Partners ontzorgt organisaties met een intern meldsysteem waarbij het gebruik van het meldplatform, databeheer, triage en het onderzoek van de melding 100% discreet, onafhankelijk en professioneel plaatsvinden.

Contact

Wilt u meer weten over onze diensten, neem dan contact op met Evert Jan Lammers of Marcel Westerhoud, partners bij EBBEN, 035-2057575 of info@ebbenpartners.nl

Bel met Evert-Jan Mail met Evert-Jan

Bel met Marcel Mail met Marcel

Lees hier meer over audit & risk en onderzoek.