Een veilig meldkanaal beschermt klokkenluiders

De nieuwe klokkenluidersregels

De nieuwe klokkenluidersregels gaan niet alleen over de bescherming van de persoon van de klokkenluider maar ook over de veiligheid het meldkanaal. Zo’n meldkanaal is een praktische tool in het kader van het risicobeheer binnen een organisatie.

Als de dagelijkse beheersmaatregelen falen, kan een probleem zo groot worden dat het de reputatie en zelfs de continuïteit van uw organisatie bedreigt. Voorbeelden zijn omkoping, corruptie, witwassen en fraude.

Interne toezichthouders hebben behoefte aan een vangnet waarin dergelijke gevallen terecht kunnen komen. Voorbeelden van zo’n vangnet zijn de interne accountantsdienst, de vertrouwenspersonen en het meldkanaal. In het Three Lines Model (IIA) vallen deze functies in de derde lijn. Ook het Fraud Risk Management model (COSO) benadrukt het belang van het meldpunt als risicobeheersmaatregel.

Het meldkanaal

Het meldpunt is niet bedoeld voor klachten over producten of diensten, zoals te late bezorging, een montagefout of een onbeleefde receptioniste. Dergelijke klachten worden operationeel afgehandeld. Het gaat om ernstige misstanden: uitzonderlijke problemen, die de organisatie niet oplost en die dan een verborgen leven gaan leiden.

Voorbeelden zijn omkoping, belangenvermenging, witwassen, fraude, (seksuele) intimidatie en pesten. Daarnaast kunnen er zaken zijn die de leiding zelf liever verborgen wil houden, zoals kartelvorming, systematische corruptie en managementfraude.

De angst bij klokkenluiders voor ontmaskering en represailles
is een sleutelgegeven. Als slachtoffer of getuige van ernstige
misstanden moet de klokkenluider zodanig beschermd worden
dat hij durft te melden. Een veilig meldkanaal hoort daarbij.”

Een meldpunt is een van de meest effectieve maatregelen die een organisatie kan treffen tegen misstanden. Jarenlang onderzoek wijst uit dat organisaties met meldpunt een 50% minder schade lijden door fraude dan organisaties zonder meldpunt. De verklaring is dat misstanden dankzij een meldpunt eerder ontdekt worden.

Strengere regels

Volgens de aangescherpte Europese regels zullen vele private en publieke organisaties over veilige kanalen moeten beschikken voor het melden van onregelmatigheden, zowel intern als aan overheidsinstanties. Verder moeten klokkenluiders beschermd worden tegen represailles. Voorts moeten personeel ambtenaren en burgers leren hoe zij iets kunnen melden. Op hoofdlijnen:

• Bedrijven (50+ werknemers) en overheidsorganisaties (zoals gemeentes met 10.000+ inwoners) hebben een intern meldkanaal.
• Bij voorkeur wordt eerst in een intern kanaal gemeld, voordat in een extern overheidskanaal wordt gemeld.
• Iedereen kan gebruikmaken van de meldkanalen: werknemers, ambtenaren, vrijwilligers, derden, etc.
• Er kan over een veelheid van onderwerpen worden gemeld.
• Melders zijn beschermd tegen represailles, zoals schorsing, demotie of intimidatie.
• Personen die klokkenluiders helpen, zijn eveneens beschermd.
• Binnen 3 (maximaal 6) maanden na de melding moet er worden gereageerd naar de melder en worden gestart met het onderzoek.

 Zelfscan

In de praktijk blijkt dat er veel mis kan gaan bij het ontwerpen, invoeren en gebruiken van een meldkanaal. In de kenmerken van meldsystemen die niet goed functioneren zit een rode draad:

1. Er worden weinig meldingen ontvangen – Dit betekent namelijk niet dat er niets te melden is. Incidenten in uw organisatie worden niet altijd besproken langs de reguliere kanalen. Het zal eerder liggen aan een van de volgende oorzaken.
2. Het personeel is nauwelijks op de hoogte van het bestaan van het meldpunt – Het kan zijn dat dit wel is gecommuniceerd bij de invoering van uw systeem. Maar geldt dat ook voor de nieuwe mensen?
3. Het meldpunt en de meldprocedure zijn beperkt toegankelijk – Bijvoorbeeld alleen via het intranet maar niet op het internet. Of niet in de talen van de buitenlandse vestigingen.
4. Het personeel heeft nauwelijks training ontvangen in het gebruik van het meldpunt – Personeel moet de werking snappen en de samenhang met andere interne procedures.
5. Het personeel wantrouwt de vertrouwelijke behandeling van meldingen – Voor dat vertrouwen is voorbeeldgedrag belangrijk, net als het delen van ervaringen.
6. De data in het meldkanaal zijn onvoldoende beveiligd – De data in het meldsysteem moeten afgeschermd zijn van de blikken van het management en beveiligd tegen hacking.
7. Het is niet mogelijk om anoniem te melden – Als u moet kiezen tussen geen melding ontvangen over een misstand of een anonieme melding ontvangen, wat kiest u dan?
8. Melders / anonieme melders worden nauwelijks beschermd tegen represailles – Soms zijn alle klokkenluiders beschermd behalve anonieme melders. Ook een anonieme klokkenluider heeft recht op bescherming voor het geval zijn identiteit gaandeweg bekend raakt.
9. Na een melding verlopen de bevestiging aan de melder en het onderzoek traag – Communicatie over de afhandeling van een melding moedigt het gebruik van het systeem aan.
10. Er zijn klachten over het meldsysteem of de afhandeling van de meldingen – Dit kan over de vorige punten gaan maar bijvoorbeeld ook over de professionaliteit van de afhandeling.

De beoordeling van uw huidige meldsysteem kunt u uitvoeren met een mix van bovenstaande criteria, eigen waarnemingen, interviews en personeels-tevredenheidsonderzoek. Bij het invoeren van verbeteringen heeft de ondernemingsraad een instemmingsrecht.

Voorts wordt met de wetswijziging in Nederland in 2021 de bewijslast omgekeerd, als een klokkenluider stelt te worden ontslagen of benadeeld vanwege het doen van een melding. De opzet en effectiviteit van het interne meldsysteem kunnen daarbij een rol spelen.

Contact

EBBEN Partners ontzorgt organisaties met een intern meldsysteem waarbij het gebruik van het meldplatform, databeheer, triage en het onderzoek van de melding 100% discreet en professioneel plaatsvinden.

Wilt u meer weten over onze diensten, neem dan contact op met Evert Jan Lammers of Marcel Westerhoud.

Bel met Evert-Jan Mail met Evert-Jan

Bel met Marcel Mail met Marcel

Lees hier meer over audit & risk en onderzoek.