Regelmatig krijgen wij de vraag wat nu een echt spectaculaire fraude is. Spectaculaire fraudes bestaan zeker, maar de realiteit is ook dat veel fraudes een variant zijn op enkele bekende thema’s. Belangenvermenging bijvoorbeeld. Of gesjoemel binnen het inkoop- en betaalproces. Veel organisaties categoriseren fraude in de categorie ‘dat overkomt ons niet’. Toch overkomt het veel ondernemingen wel. En wat op het eerste oog klein begint, of klein lijkt, kan tot veel kopzorgen leiden. Binnen de eigen organisatie, maar bijvoorbeeld ook bij de externe accountant. Laten we vanuit beide perspectieven eens naar een fraude kijken die een variant is op de thema’s belangenvermenging en gesjoemel met het inkoopproces.
Op een zekere dag ontvangt een organisatie een mondelinge melding dat een medewerker van de afdeling inkoop tientallen duizenden euro’s aan de onderneming onttrekt. De melder is verder weinig specifiek. De organisatie neemt de melding serieus en informeert voor de zekerheid meteen de externe accountant. Ook geeft de organisatie opdracht aan een extern onderzoeksbureau om onderzoek te doen naar de externe melding. Is er enige grond voor de melding?
Uit de inventariserende gesprekken die het onderzoeksbureau voert komen signalen naar voren over de ruime bevoegdheden in het inkoopproces. Ook zijn er signalen dat medewerkers facturen van in privé geleverde goederen en diensten via het inkoopproces laten lopen zodat deze worden betaald door de werkgever.
De organisatie besluit om het externe onderzoeksbureau opdracht te geven voor een verdiepend onderzoek. Uit dit onderzoek volgt dat het jarenlang heeft ontbroken aan een gedegen interne controle op het inkoopproces. De signalen worden op grond van de feiten uit het onderzoek bevestigd. Facturen voor privédoeleinden blijken inderdaad te zijn betaald door de organisatie. De betrokken leveranciers zorgden op verzoek voor vage omschrijvingen op de facturen.
Hoewel signalen door collega’s wel waren afgegeven, blijken deze nooit serieus opgepakt. Een zekere ‘signaleringsmoeheid’ was binnen de organisatie ontstaan. De organisatie probeert de ‘schade’ als gevolg van de fraude te verhalen op de betrokkenen. Een plan om de processen aan te passen heeft de organisatie snel gereed en geïmplementeerd. De bevoegdheden zijn ingeperkt en op het inkoopproces vinden periodiek aanvullende controles plaats.
De externe accountant is blij dat de klant direct na het ontvangen van de melding hierover contact heeft opgenomen met de accountant. In de praktijk komt het ook vaak voor dat klanten niet meteen een signaal afgeven en dan komt een dergelijke casus nog wel eens als verrassing oppoppen. Maar hoe moet de accountant reageren op dit signaal? Na overleg tussen de leden van het controleteam besluiten ze de kwestie te bespreken met de partner die verantwoordelijk is voor vaktechnische vraagstukken.
Gezamenlijk komen ze tot de conclusie dat ze aan de klant moeten vragen om de aard en omvang van de mogelijke fraude in kaart te (laten) brengen. De klant had gelukkig zelf al het initiatief genomen voor het laten doen van nader onderzoek.
Op het eerste oog lijkt de impact op de jaarrekening niet groot, maar nader (extern) onderzoek is wel wenselijk. Als inderdaad sprake is van fraude moet de klant laten weten hoe hij de kwestie zal redresseren en de klant dient ook een plan van aanpak op te stellen voor verbetering van de processen. Vanuit het auditteam wordt het dossier goed gemonitord. Het afgeven van een verklaring wordt uitgesteld in afwachting van de onderzoeksresultaten.
De organisatie reageert niet direct enthousiast op de standvastige houding van de externe accountant. Banken vragen om de jaarrekening en willen weten waarom er nog geen verklaring is afgegeven. Het onderzoek levert binnen de organisatie ook veel vragen op. Uiteindelijk weten de onderzoekers de aard en omvang goed in beeld te brengen. Het rapport van de onderzoekers, de redresseringsmaatregelen van de organisatie en het plan van aanpak voor het verbeteren van de processen vormen voor de accountant voldoende basis om over te gaan tot het afgeven van de verklaring. Hoewel het zowel voor de organisatie als voor de externe accountant een intensief traject is geweest, zijn beide partijen het erover eens dat de wijze waarop ze gehandeld hebben goed is geweest. Door waar mogelijk samen op te trekken (bijvoorbeeld doordat de accountant meedenkt over een bruikbare onderzoeksopdracht) zijn de resultaten een goede basis voor de verdere samenwerking.
Zowel de organisatie als de externe accountant had onderweg een andere afslag kunnen nemen. Een afslag die mogelijk had kunnen leiden tot het verdwalen in het doolhof van fraude. Allereerst had de organisatie de melding kunnen afdoen als niet serieus genoeg. Dan was niet alleen de fraude, maar ook een sluimerende onvrede, omdat collega’s wel vermoedens hadden die niet worden onderzocht, groter geweest.
De organisatie had ook de accountant pas kunnen informeren op het moment dat de accountant vragen zou stellen of er nog specifieke zaken gemeld dienden te worden. In dat geval was de tijdsdruk op het proces mogelijk heel groot geweest.
De accountant had tot slot kunnen denken dat ‘deze kleine kwestie’ niet snel zou leiden tot aanpassingen in de jaarrekening. Door nu aan de klant te vragen om onderzoek te (laten) doen naar de aard en omvang is het afgeven van de verklaring weliswaar vertraagd, maar de kwestie is wel op de beste wijze geadresseerd.
Ten slotte vermelden we hier dat materialiteit niet het enige criterium is om een fraudesignaal te onderzoeken. Sommige fraudes leiden namelijk niet tot het oordeel ‘te corrigeren in de jaarrekening wegens materieel’ maar tot een Noclar-melding door de externe accountant.
Voor alle fraudesignalen geldt dat organisaties hun externe accountant het beste meteen op de hoogte brengen; de accountant maakt daarover het beste vooraf heldere afspraken met zijn cliënten.
Wilt u meer weten over onze dienstverlening neem dan contact een van onze specialisten:
