De eerste drie artikelen van de reeks Accountant en fraude gingen over de maatschappelijke druk, forensische accountancy, en fraude in de adviesbrief. Dit vierde artikel vertrekt vanuit de veel gehoorde verzuchting: “Accountants snappen nog steeds niet hoe fraude, corruptie, witwassen en terrorismefinanciering werken”. De afgelopen decennia kregen accountants over deze thema’s een golf van wetten, regels en standaarden over zich heen. De fraude-expertise van de accountants nam toe, maar de maatschappelijke verwachtingen stegen sneller. Onder aanhoudende druk vanuit politiek Den Haag bevestigen de accountants nu dat ze de komende jaren een inhaalslag gaan maken. Deze inhaalslag geldt zowel voor de individuele accountant als voor de accountantsorganisatie en de klanten waarvoor hij werkt.
Van bewustmaking en training is bewezen dat het succesvolle maatregelen zijn voor een beter frauderisicoprofiel. Dit is gemeten bij bedrijven en het geldt nog harder voor accountants. Als een accountant niet weet welke varianten er zijn van witwassen, zal hij zelden het signaal herkennen. Daarom zijn witwastrainingen al jaren verplicht. Maar waarom gebeurt dat niet systematisch voor thema’s zoals corruptie, terrorismefinanciering, cybercrime, offshore-constructies, fraude met bedrijfsmiddelen en verslaggevingsfraude?
Bewustmaking en training zijn laaghangend fruit en bij een geloofwaardige inhaalslag is dit zichtbaar in het PE-plan van elke accountant:
Nergens komen bewustwording en training zo sterk samen als in films en documentaires. Je beleeft het verhaal en daardoor snap je het beter, onthoud je het langer en ga je het doorvertellen. Na het zien van een documentaire over Wirecard snap je niet alleen wat daar is misgelopen, maar snap je ook het fenomeen managementfraude. En door de BNNVARA-documentaire over talkmijnen snap je de Afghaanse talkexport en hoe bedrijven te maken krijgen met terrorismefinanciering. Fraudstorytelling heeft de toekomst.
In aansluiting op het voorgaande dienen accountantsorganisaties te faciliteren dat elke accountant zijn fraude-expertise vergroot.
Daarnaast wordt ervoor gezorgd dat de verhoogde fraude-expertise blijvend doorwerkt in de praktijk, dus in de capaciteitsplanning op teamniveau en op kantoorniveau. De organisatie moet weten welke accountants fraude-expertise hebben in bepaalde sectoren, structuren, processen en karakteristieken. Bedenk daarbij ook dat training-on-the-job belangrijk is, zeker als het gaat om fraude-expertise.
Ten slotte wordt de fraude-expertise van de ondersteunende diensten vergroot, zoals vaktechniek en risk & compliance, en in bepaalde processen zoals cliëntacceptatie en dossierreview.
Het frauderisico¬management bij de klanten wordt verankerd door het schriftelijk vast te leggen en door regelmatige evaluaties. Het bestuur bepaalt de visie, beleid, processen en procedures en legt deze schriftelijk vast. Organisaties willen hun doelen niet laten bedreigen door grote risico’s, waaronder frauderisico’s horen daarbij.
De uitdaging is om rekening te houden met deze risico’s in de dagelijkse handelingen. Organisaties moeten evalueren of dat echt gebeurt. De grote verbetering komt wanneer bestuurders en medewerkers op de cruciale momenten denken aan frauderisico’s. Cruciale momenten zijn bijvoorbeeld aanbestedingen (corruptie), afsluiten van contracten met agenten (omkoping), aanvaarding van klanten (witwassen), aanvaarding van leveranciers (terrorismefinanciering) en transactiemonitoring (fraude). Elke organisatie voegt daar momenten aan toe die typisch zijn voor haar sector, structuur en product. “You can only expect people to do what they understand”, dus dit zal niet lukken niet zonder werk te maken van bewustmaking en training.
De genoemde veranderingen dienen zichtbaar te zijn, zo zal de verandering sneller kunnen worden doorgevoerd. Tone at the top speelt zeker een rol: goed voorbeeld doet volgen. Goede communicatie is even belangrijk; zo toont de organisatie dat ze niet alleen recht op haar doel af gaat, maar zo nodig een kleine bijsturing doet omdat frauderisico’s daarom vragen. Intern wordt gecommuniceerd welke klant is geweigerd en waarom, idem voor leveranciers, agenten, contracten, transacties, etc.
Ten slotte meet de organisatie welke inspanningen zijn geleverd door de organisatie, de accountants en de klanten. Gebruik daarbij een compliance dashboard. Alleen zo kan verantwoording worden afgelegd over het gevoerde beheer en over de verbeteringen die werden aangekondigd. Een succesvolle accountants¬organisatie wordt beloond met een verbeterd risicoprofiel (ook dat van haar klanten) en een tevreden toezichthouder.
Drs Evert Jan Lammers RA is forensisch accountant bij EBBEN Partners, hij adviseert bedrijven en accountants op het gebied van frauderisicomanagement.
Dit artikel van drs. Evert Jan Lammers RA is per 8 februari gepubliceerd op de site van AccountancyVanmorgen.
Voor alle vragen over forensische accountancy oplossingen in accountantsorganisaties of fraud riskmanagement in bedrijven kunt u contact opnemen met drs. Evert Jan Lammers RA: 035-2057575
Bel met Evert-Jan Mail met Evert-Jan
