Integriteit vormt de ruggengraat van iedere goed functionerende organisatie. Zonder vertrouwen in het integer handelen van medewerkers, leidinggevenden en bestuurders komt niet alleen de interne samenwerking onder druk te staan, maar ontstaan ook risico’s op reputatieschade, financiële verliezen of juridische complicaties. Toch komen integriteitsschendingen regelmatig voor, variërend van ongewenst gedrag en belangenverstrengeling tot fraude en machtsmisbruik.
Wanneer een organisatie geconfronteerd wordt met een melding of vermoeden van niet-integer gedrag, ontstaat vaak een spanningsveld: men wil snel handelen, maar moet ook zorgvuldig zijn. Het arbeidsrecht stelt duidelijke eisen aan goed werkgeverschap, goed werknemerschap, hoor en wederhoor, en een proportionele reactie. In zulke situaties is onafhankelijk feitenonderzoek onmisbaar. EBBEN combineert forensisch onderzoek met expertise op het snijvlak van governance, risicomanagement en compliance, en biedt advocaten en hun cliënten ondersteuning bij het zorgvuldig omgaan met, en het voorkomen van, integriteitsschendingen.
Recente mediaberichten maken pijnlijk duidelijk hoe groot de impact van integriteitsschendingen kan zijn. Denk aan publieke instellingen die onder vuur kwamen te liggen na meldingen van grensoverschrijdend gedrag door leidinggevenden, of bedrijven waar fraude pas laat aan het licht kwam door gebrekkige interne beheersing. In sommige gevallen ontbrak een heldere meldstructuur; in andere werden signalen genegeerd of intern afgedaan zonder onafhankelijk onderzoek.
Wat deze zaken gemeen hebben, is dat er vaak te laat of onzorgvuldig werd gehandeld. Soms werd een melding informeel afgehandeld, zonder gedegen onderzoek. In andere gevallen werd een medewerker direct op non-actief gesteld, waarna de rechter dit als onzorgvuldig beoordeelde. Zonder feitelijke onderbouwing is het lastig oordelen, met alle risico’s van dien: reputatieschade, een kostbare gerechtelijke procedure en verlies van draagvlak onder medewerkers. De balans tussen daadkracht en zorgvuldigheid is kwetsbaar.
De toename in meldingen van grensoverschrijdend gedrag – mede ingegeven door maatschappelijke bewegingen en ontwikkelingen in de wet- en regelgeving– maakt duidelijk dat organisaties voorbereid moeten zijn: moreel, strategisch én juridisch.
Organisaties kunnen zich op verschillende manieren inzetten om integriteitsschendingen te voorkomen:
Voorkomen is beter dan genezen. Organisaties die actief investeren in een open en veilige werkcultuur, verkleinen de kans op integriteitsschendingen aanzienlijk. Preventie begint bij het formuleren van duidelijke normen en waarden, vastgelegd in een gedragscode of integriteitsbeleid, én bij het bespreekbaar maken van morele dilemma’s.
Een goed integriteitsbeleid vertaalt de kernwaarden van de organisatie naar concreet gewenst gedrag, met duidelijke voorbeelden van wat niet acceptabel is. Denk aan regels rond nevenfuncties, belangenverstrengeling, omgangsvormen, vertrouwelijkheid, sociale veiligheid en het gebruik van bedrijfsmiddelen.
Vooruitstrevende organisaties stellen daarnaast een integriteitsrisicoprofiel op: een analyse per functie of afdeling waarin kwetsbaarheden worden geïnventariseerd. Hieruit volgen maatregelen zoals functiescheiding, dossiervorming of interne controlemechanismen.
Een integraal onderdeel van integriteitsbeleid is een laagdrempelige en goed verankerde meldprocedure. Hierin staat wie meldingen ontvangt, hoe vertrouwelijkheid wordt geborgd en welke opvolging plaatsvindt. Cruciaal is dat deze procedure niet slechts op papier bestaat, maar daadwerkelijk wordt toegepast.
Een vertrouwenspersoon, een onafhankelijk meldpunt of een externe klokkenluidersregeling kunnen drempels verlagen. Daarnaast moeten medewerkers het vertrouwen hebben dat meldingen serieus worden genomen, en dat bescherming tegen benadeling gewaarborgd is.
Integriteitsbeleid is geen statisch document. Nieuwe wet- en regelgeving (zoals de Wet bescherming klokkenluiders), maatschappelijke ontwikkelingen of interne signalen kunnen aanleiding geven tot bijstelling. Het is raadzaam jaarlijks te toetsen of beleid en procedures nog actueel zijn en of medewerkers voldoende op de hoogte zijn.
Interne audits, risicoanalyses of medewerkerstevredenheidsonderzoeken kunnen hierbij als spiegel dienen. Een goede toetsing voorkomt dat regels verouderen of hun effect verliezen.
Beleid werkt pas als het ook gedragen en gehandhaafd wordt. Bestuurders en leidinggevenden hebben hierin een voorbeeldrol. Integer leiderschap betekent normen naleven, dilemma’s bespreekbaar maken en signalen serieus nemen.
Bewustwording vraagt voortdurende aandacht, bijvoorbeeld via onboarding, trainingen of intervisies. Maar ook handhaving is cruciaal: wie de regels overtreedt, moet daarop worden aangesproken, consistent, proportioneel en transparant. Dat vraagt niet alleen lef, maar ook heldere procedures en, waar nodig, onafhankelijk onderzoek.
Als onafhankelijk onderzoeks- en adviesbureau ondersteunt EBBEN advocaten en hun cliënten bij het voorkomen én zorgvuldig opvolgen van integriteitsschendingen onder andere door:
Bij serieuze meldingen of vermoedens voeren wij zorgvuldig onderzoek uit naar de feiten, betrokkenheid en context. Daarbij hanteren wij beginselen als is een onderzoek onderzoekswaardig en bewijsbaar, maar natuurlijk ook proportionaliteit, hoor en wederhoor en juridische zorgvuldigheid. Onze rapportages zijn feitelijk, helder en bruikbaar, ook richting arbeidsrechtelijke procedures of bestuursoverwegingen. We adviseren bovendien over mogelijke verbetermaatregelen.
Wij helpen bij het opstellen, actualiseren of herijken van integriteitsbeleid, gedragscodes, meldstructuren en sanctiebeleid. Ook voeren we second opinions uit op bestaande regelingen of onderzoeken en toetsen we of beleid werkbaar is in de praktijk.
Bestuur of toezichthouders kunnen behoefte hebben aan een onafhankelijke toetsing van intern onderzoek of beleid. EBBEN biedt ook op dat terrein second opinions met oog voor onderzoekskwaliteit en bestuurlijke besluitvorming.
Voorkomen blijft het beste vertrekpunt. Wij verzorgen interactieve trainingen, intervisies en e-learnings over integriteit, meldcultuur en moreel bewustzijn. Gericht op praktijk en toepasbaarheid, afgestemd op de context van jouw organisatie.
Tot slot
Dit artikel over integriteitsschendingen op de werkvloer is het vierde in de reeks “Advocatuur/Geschiloplossing”. Wil je meer weten over onze dienstverlening of over onze samenwerking met advocaten en hun cliënten? Lees dan onze andere recente publicaties:
Schadebegroting bij geschillen
Grip op digitale informatie in juridische procedures
Onderzoeken voor advocaten bij de Ondernemingskamer
Ondersteunen van advocaten bij bijzondere vraagstukken
EBBEN ondersteunt met een multidisciplinaire aanpak: bij twijfel, bij onderzoek of bij beleidsontwikkeling. Heb je behoefte aan een onafhankelijke blik, ondersteuning of sparring? Neem dan gerust contact met ons op. Vertrouwelijkheid verzekerd.
