Binnen organisaties kunnen verschillende vertrouwenskwesties spelen. Denk aan het vermoeden van belangenverstrengeling van een collega of persoonlijke omstandigheden die het iemand moeilijk maken om diens werkzaamheden uit te voeren. Daarnaast komen ongewenste omgangsvormen, zoals seksuele intimidatie en pestgedrag, helaas binnen de meest toonaangevende organisaties nog voor. Het aanstellen van een of meerdere vertrouwensperso(o)n(en) kan steun bieden aan bestuurders en medewerkers om het vertrouwen binnen de organisatie te waarborgen en te bevorderen.
Een vertrouwenspersoon is iemand, binnen of buiten de organisatie, waar een medewerker naartoe kan stappen op het moment dat diegene met een vertrouwelijke kwestie rondloopt die gedeeld moet worden.
De rol van een vertrouwenspersoon wordt vaak verward met die van een meldpunt. Een welgekende misvatting is dat een vertrouwenspersoon fungeert als een eerste aanspreekpunt, bijvoorbeeld als het gaat om ongewenst gedrag en dat er via deze weg een melding gemaakt kan worden. Een medewerker wil echter in alle veiligheid een kwestie met een vertrouwenspersoon kunnen bespreken. De belangrijkste taak van vertrouwenspersoon is het bieden van een luisterend oor, een klankbordfunctie. Daarbij is geheimhouding van essentieel belang. Als de vertrouwenspersoon tevens het meldpunt is, zal de vertrouwenspersoon deze geheimhouding altijd moeten doorbreken.
Concreet houdt dat in dat personen binnen de organisatie opgevangen kunnen worden, het juiste advies krijgen betreffende bepaalde integriteitskwesties en welke vervolgstappen eventueel gezet kunnen worden. In de vervolgstappen zelf heeft een vertrouwenspersoon verder geen rol.
Voor bedrijven is er geen verplichting om daadwerkelijk actie te ondernemen op dit gebied. Toch is de aanwezigheid van een vertrouwenspersoon geen overbodige luxe. Het aanstellen van een vertrouwenspersoon kan namelijk de sfeer op de werkvloer aanzienlijk kan verbeteren.
Wilt u meer informatie over de rol van de vertrouwenspersoon binnen uw organisatie? Kijk dan op de website van EBBEN. Of neem contact op met één van onze specialisten:
