We kennen verschillende interne beheersingsinstrumenten. Die kunnen we weer opdelen in twee categorieën: hard- en soft-controls. Hard controls zijn de tastbare maatregelen om doelstellingen van de organisatie te bereiken. Bijvoorbeeld beleid en procedures, organisatiestructuur, systemen en planning & control.
Het realiseren van succes binnen organisaties met alleen hard-controls lukt vrijwel nooit. Aspecten als motivatie, loyaliteit, integriteit, inspiratie, normen en waarden zijn minimaal net zo belangrijk. Deze aspecten komen vaak voort uit zaken als bedrijfscultuur en die cultuur heeft weer grote invloed op het gedrag. Deze aspecten noemen we soft-controls. Wij onderscheiden de volgende acht basis soft controls (gebaseerd op het model van prof. Muel Kaptein):
Het sturen of inzetten vanuit organisaties op zowel hard- als soft-controls is gewenst. Sturen op een van de twee aspecten is beter dan niks, maar op beide inzetten werkt het beste. Immers, als medewerkers zich onderdeel van en betrokkenheid voelen bij de onderneming en haar ambities, visie en missie is het ook veel duidelijker waarom bijvoorbeeld bepaalde interne controlewerkzaamheden moeten worden uitgevoerd. Als dat zo is dan worden die werkzaamheden serieuzer en met meer diepgang en aandacht uitgevoerd. Begrip in deze gaat dus veel verder dan het “vinkje”.
Een audit naar de soft controls en een medewerkerstevredenheidsonderzoek (MTO) hebben gemeenschappelijke kenmerken. Toch kunnen de uitkomsten van een MTO niet gebruikt worden als test van de soft controls. Het doel van een soft control audit is om te onderzoeken welke soft controls van belang zijn voor de organisatie en in welke mate deze aanwezig zijn. Dit hangt onder meer af van de sturingsfilosofie, de mate waarin samenwerking van belang is en waar in de organisatie verantwoordelijkheden en bevoegdheden liggen.
Het doel van het MTO is primair het meten van de tevredenheid van medewerkers. Factoren als werkdruk, intentie om te vertrekken en de hoogte van de beloning in relatie tot het werk zijn enkele pijlers.
Een MTO geeft, net als een soft control audit, ook informatie over de betrokkenheid van medewerkers bij de organisatie en inzicht in de mogelijkheden voor het verhogen van de prestaties. Het is echter minder diepgaand dan een audit naar soft controls omdat de primaire doelstelling anders is. Goed voorbeeld hiervoor is de volgende vraag in een MTO: ‘Ik kan mijn collega’s aanspreken op hun verantwoordelijkheden’. In de soft control audit worden hierover negen vragen gesteld die op dit onderwerp aansluiten (exclusief een open vraag):
Waar het MTO vragen stelt vanuit het ik-perspectief van de respondent (Ik voel me fit, Ik heb het afgelopen jaar te maken gehad met ongewenst gedrag door collega’s (zoals verbaal geweld, fysiek geweld, ongewenste intimiteiten, pesten, discriminatie etc.), etc.) is de soft control vragenlijst veel meer vanuit een organisatieperspectief opgesteld (In mijn directe werkomgeving behandelt iedereen elkaar met respect, Het management betrekt mij bij het nemen van beslissingen, etc.). Op zich is dit natuurlijk logisch, want het MTO richt zich op de tevredenheid van de medewerkers en de soft controls richten zich op de gezondheid van de organisatie.
Het MTO stelt enkele globale vragen over veel onderwerpen. De soft control vragenlijst richt zich slechts op de acht soft controls en is hier concreet in. EBBEN heeft een questionnaire ontwikkeld met circa 50 vragen om de soft controls te meten. Daarnaast wordt met een aantal open vragen de mogelijkheid geboden om meer inzicht te krijgen in achterliggende factoren. Bij het MTO wordt enkel op het laatst de mogelijkheid om opmerkingen te geven benoemd.
Tevreden medewerkers zijn loyaler en gemotiveerder dan ontevreden medewerkers. Tevredenheid verhoogt de kwaliteit van de soft controls. Om deze te meten is echter een specifieke audit naar de acht soft controls van belang. Dit geeft een goed inzicht in de kwaliteit van de soft controls en de kansen voor verbetering zodat u in staat bent om uw doelstellingen nog beter te realiseren.
Om soft controls op een speelse manier onder de aandacht te brengen heeft EBBEN een soft control game ontwikkeld. Lees meer over deze soft control game.
