Wanneer sprake is van een grondig onderzoek naar een vermoeden van fraude tijdens de afronding van de jaarrekeningcontrole, moet die afronding meestal worden uitgesteld. Dat uitstel geeft ook de tijd en de rust die nodig is om het onderzoek grondig te doen. De accountant zal zijn klant hierover informeren en er zal een forensisch onderzoek worden gestart.
Wanneer de te onderzoeken fraude zich alleen in het controlejaar lijkt af te spelen, kan het accountantskantoor overwegen om het zelf te onderzoeken. Mits forensische deskundigheid beschikbaar is; het is niet het moment om daarmee te gaan experimenteren. Wanneer de fraude mogelijk al langer bestond, moet een onafhankelijk onderzoek volgen. Immers, de accountant heeft dan mogelijk jaarrekeningen goedgekeurd terwijl er al sprake was van fraude. Zowel de klant als het accountantskantoor moeten de beslissing om wel of niet onafhankelijk forensisch onderzoek te laten doen serieus en goed gedocumenteerd nemen. Ze zullen er zeker in een later stadium op worden aangesproken.
Zo’n onafhankelijk forensisch onderzoek kan enkele dagen duren maar vaak zijn het meerdere weken en soms meerdere maanden. De jaarrekeningcontrole wordt stilgelegd, of zo goed mogelijk afgerond en daarna stilgelegd. En dan begint het wachten. In het begin zal de onafhankelijk onderzoeker de controlerend accountant informeren over het onderzoek. Mogelijk wordt de controlepartner geïnterviewd door de onderzoekers. Daarna kunnen de onderzoekers niet meer met de controlepartner over het onderzoek communiceren tot het wederhoor van betrokkenen plaatsgevonden heeft. De accountant zit in het oog van de storm.
Waar de accountant stil moet afwachten, merkt de klant ondertussen wel waar het onafhankelijk onderzoek toe leidt. Dit blijkt bijvoorbeeld uit de vragen die de forensisch onderzoekers stellen, de soort data die ze opvragen en de vergaderingen waarin wordt besloten om een volgende fase van het onderzoek te starten. Formeel mag de forensisch accountant niet met de klant communiceren over de onderzoeksresultaten voor afronding van de werkzaamheden en het wederhoor.
In de forensische accountancy is the devil in the detail en dus wordt voorzichtig omgesprongen met de onderzoeksbevindingen. Tussentijdse bevindingen zijn niet automatisch onderdeel van de ‘uitkomsten’ van het onderzoek. Maar tussentijds overleg tussen de onafhankelijk onderzoeker en de klant is om diverse redenen onvermijdelijk. De klant wordt wel in detail op de hoogte gehouden van het proces van het forensische onderzoek. Daarnaast ondersteunt de onderzoeker de klant bij de crisisorganisatie die een forensisch onderzoek nou eenmaal met zich meebrengt. Denk ook aan het verlenen van toegang tot bepaalde locaties, personen en data of communicatie met toezichthouders. Bij het opzetten van onafhankelijke forensische onderzoeken wordt hierop zoveel mogelijk geanticipeerd.
De forensisch accountant oordeelt niet zelf maar rapporteert over de feiten en omstandigheden, à charge en à décharge. Hij zal de fraude in zijn rapport doorgaans zo proberen te duiden, dat de lezer kan beoordelen of de governance-groep (leiding, toezicht, accountant) de fraude eerder had kunnen en moeten zien.
Nadat de onafhankelijk forensisch onderzoeker zijn rapport heeft uitgebracht, kan de jaarrekening controle worden afgerond. De controlerend accountant neemt kennis van de onderzoeksbevindingen, stelt vast of de situatie is geredresseerd en de correcties juist zijn verwerkt in de jaarrekening. Mogelijk moeten eerdere controleverklaringen ingetrokken worden en met gecorrigeerde cijfers opnieuw uitgebracht worden. Over deze veranderingen wordt door klant en accountant gecommuniceerd met alle belanghebbenden.
De onafhankelijk forensisch onderzoeker is zich bewust van het gewicht van zijn onderzoek de verantwoordelijkheden van de betrokken partijen. Hij probeert rekening te houden met hun gerechtvaardigde belangen zonder dat dit ten koste gaat van zijn onafhankelijkheid. Dit zowel bij de planning van zijn werkzaamheden als tijdens de uitvoering van het onderzoek. Zo brengt de forensisch accountant rust en overzicht en kan de betrokken partijen ontzorgen.
Neem voor meer informatie contact op met:
