Het draait daarbij om veel meer dan alleen IT (‘forensic readiness’). Het gaat bijvoorbeeld ook om tooling, aansprakelijkheid, arbeidsrecht, verzekering, samenwerking, onderhandeling, communicatie en crisismanagement. Deze aspecten komen alleen samen bij een onderzoek naar onregelmatigheden en worden dus zelden in hun onderlinge samenhang getest. Dat is jammer want goed onderzoek verdient een goed voorbereide organisatie. Een fraud-drill helpt het management daarbij.
Wanneer wij vermoedens van onregelmatigheden onderzoeken, is doorgaans sprake van een organisatie die redelijk ‘onderzoekbaar’ is. Contracten liggen vast, transacties zijn gedocumenteerd en systemen zijn gebackupt. Tijdens het onderzoek worden dan voldoende feiten gevonden, wordt tussen partijen geschikt, zijn beslag en verhaal succesvol en besteden de media er geen aandacht aan. Of voor de grote zaken die wel in de pers komen: blijft de schade beperkt. Toch besteedt het management vaak meer tijd aan het probleem dan verwacht, missen ze kansen en maakt de organisatie onnodige fouten. Door een goed voorbereide organisatie kunnen onderzoeken naar onregelmatigheden van goed naar beter worden gebracht.
Dit is niet alleen een punt van efficiency, maar kan er ook toe leiden dat al die inspanningen minder succesvol zijn: onrechtmatig bewijs, dure schikking, onvolledige asset tracing, onvoldoende verhaal, lekken naar de pers. In ‘forensic readiness’ onderzoeken wordt alleen de IT-kant van een organisatie doorgelicht: de beschikbaarheid en toegankelijkheid van de digitale data voor een eventueel onderzoek. Het is onze ervaring dat ook andere delen van de organisatie zwakke plekken kunnen hebben. Een preventieve fraud-drill brengt dit allemaal aan de oppervlakte.
We bekijken de fraud drill vanuit de optiek van de onderzoeker die op zoek gaat naar de ideale opdrachtgever. We geven aan welke specifieke eisen en wensen er zijn, alleen al bij de start van een onderzoek. Daaruit moge blijken hoe belangrijk het is om dit vooraf te overdenken, een (onderzoeks)protocol op te stellen en een fraud-drill te organiseren. Dat kan virtueel, niet iedereen hoeft te worden opgetrommeld voor een toneelstuk. Voor meer informatie kunt u contact met ons maken.
Om krachtig onderzoek te laten doen, informeert de organisatie de onderzoeker vooraf over de relevante procedures en protocollen. Dat gebeurt tijdens overleg in het crisisteam dat op korte termijn bijeen is geroepen volgens het crisisplan. Zij maken ter plaatse een ruw plan van aanpak met een taakverdeling, actiepunten en afstemmingsmomenten.
De breedte van dat team is afgestemd op de signalen, omstandigheden en mogelijke impact op de organisatie. Het is deskundig, multidisciplinair, voorbereid op de taak en zonder belangenconflict naar de betrokken spelers. Aspecten als taal, cultuur en wettelijk kader kunnen een belangrijke rol spelen. Ook voor een klein team moeten deze afwegingen worden gemaakt. De huisadvocaat is niet altijd de meest geschikte kandidaat voor de begeleiding van het onderzoek. De huisadvocaat kan weer wel een rol spelen in het duiden van de feiten die tijdens een onderzoek zijn geïdentificeerd door de onderzoekers.
In een bepaalde volgorde worden externe partijen geïnformeerd zoals interne en externe toezichthouders. De accountant; deze kan bij een groot onderzoek een belangenconflict krijgen. De bank. Grootaandeelhouders. Wellicht belangrijke zakenpartners. De betrokkene?
Asset tracing en recovery worden voorbereid. Eventueel wordt er aangifte bij Politie of Justitie gedaan. De mogelijkheid om beslag te laten leggen wordt overwogen. Digitale data wordt veiliggesteld. Moet er een datalek worden gemeld? Zwijgplicht opleggen aan de medewerkers. Persbericht voorbereiden voor het geval er iets uitlekt. En hoe zorgen we ervoor dat de organisatie niet wordt verlamd door het onderzoek (‘business as usual’). Welke alleskunner uit het management stuurt dit aan? Hij/zij organiseert de fraud-drill.
Een fraud-drill is een project van beperkte omvang maar met een hoge toegevoegde waarde. Als de benodigde expertise niet intern beschikbaar is, kan best ondersteuning worden gezocht van forensic technology en forensische accountancy experts.
Wilt u meer weten over onze dienstverlening neem dan contact op met één van onze specialisten:
