Verschillende onderzoeksmethoden bij onafhankelijk onderzoek

In de vorige publicaties hebben wij je meegenomen in de spelregels van onafhankelijk onderzoek en de opdrachtvorming (zie [link] en [link]).

In de komende weken gaan wij nader in op de verschillende onderzoeksmethoden. In deze zesde publicatie gaan wij in op documentstudie en digitaal onderzoek. In volgende publicaties gaan wij verder in op data-analyse en interviews.

Keuze onderzoeksmethode

Zoals wij in de publicatie over regelgeving en de publicatie over onderzoeksfasering al uiteen hebben gezet zijn onafhankelijk onderzoekers gehouden aan zorgvuldigheid. Aan deze zorgvuldigheid wordt invulling gegeven door de minst belastende onderzoeksmethode (subsidiariteit) en de meest passende onderzoeksmethode (proportionaliteit) in te zetten. In deze publicatie zullen wij aan de hand van voorbeelden laten zien hoe dit in de praktijk wordt toegepast en wat de waarde hiervan is voor het onderzoek.

Documentstudie

Documentstudie is een onderzoeksmethode waarin vastleggingen vanuit de reguliere processen in de organisatie worden betrokken. Dit kunnen procesbeschrijvingen zijn, interne memo’s en verslagen, vastleggingen in de financiële administratie zoals in- en verkoopfacturen en bankafschriften, en verslagen van de accountant (bijvoorbeeld: management letters en accountantsverslagen).

Documentstudie geeft een onafhankelijk onderzoeker een eerste inzicht in de casuïstiek die onderzocht wordt en in een aantal gevallen ook een normenkader. Documentstudie geeft een onderzoeker informatie die mee kan worden genomen naar eventuele interviews. Wij zullen dit laten zien aan de hand van een voorbeeld.

Wij hebben onderzoek gedaan voor een organisatie waarin vragen zijn gerezen over facturen van een aannemer. Met de aannemer was een langlopende raamovereenkomst aangegaan voor onderhoudswerkzaamheden. Aan dit onderhoud lagen bestekken ten grondslag waarin afspraken waren gemaakt over aantallen en prijzen. Een onderhoudsmedewerker controleerde de uitgevoerde werkzaamheden en keurde de aantallen op de toegestuurde factuur goed. Een medewerker van het projectbureau controleerde de factuur op aantallen en op prijzen.

Door personeelswisselingen werd een nieuwe medewerker op het projectbureau verantwoordelijk voor het goedkeuren van de facturen. De betreffende medewerker heeft na de rolwisseling aanvullende vragen gesteld aan de leverancier en onderhoudsmedewerker ten aanzien van het in rekening brengen van bestekposten. De leverancier en de onderhoudsmedewerker konden geen onderbouwde antwoorden geven op de gestelde vragen. Door de aard en inhoud van de reactie ontstond een vermoeden van mogelijke belangenverstrengeling.

Wij hebben voor dit onderzoek de facturen van de betreffende leverancier ontvangen en de documenten waarin het aanbesteding- en inkoopproces is beschreven. Aan de hand van vastleggingen hebben wij bestudeerd of en welke facturen niet het reguliere proces hebben doorlopen en welke functionarissen betrokken zijn geweest in de goedkeuring van facturen.

Aan de hand van deze informatie hebben wij vragen geformuleerd en met betrokken functionarissen interviews gehouden. Uit de documentstudie en beantwoording van de interviewvragen hebben wij de opdrachtgever geadviseerd om geen verder onderzoek te doen omdat dit niet proportioneel was.

Digitaal onderzoek

Digitaal onderzoek betreft het onderzoeken van digitale vastleggingen op zowel hardware (computers, tablets, telefoons) als software (applicaties). Een belangrijk onderscheid dat moet worden gemaakt is het onderscheid tussen gestructureerde en ongestructureerde data.

Gestructureerde data
In gestructureerde data is de informatie ingedeeld in specifieke categorieën. Een voorbeeld van gestructureerde data betreft een auditfile uit een boekhouding. In een auditfile zijn alle boekingsregels uit de administratiesoftware opgenomen. Door middel van specifieke software kunnen deze bestanden gestructureerd worden uitgelezen.

Ongestructureerde data
Ongestructureerde data kennen geen specifieke indeling in categorieën. Voorbeelden hiervan zijn de bestanden op een computer of een shared drive en e-mails. Om deze data efficiënt te onderzoeken is specifieke software nodig. Met deze software kan de data doorzoekbaar worden gemaakt (niet alleen de bestandsnamen, maar ook de inhoud van bestanden). Met zogenoemde ‘tags’ kan de data worden ingedeeld in verschillende categorieën en kan alsnog een structuur worden aangebracht.

Aspecten digitaal onderzoek

Zorgvuldigheid
Indien een onafhankelijk onderzoeker over gaat tot onderzoek in digitale bestanden zal deze afwegingen moeten maken in het kader van proportionaliteit en subsidiariteit.

Het doorzoeken van bestanden in persoonlijke mappen of e-mails raakt aan de privacy van de gebruiker van de computer en/of e-mail. In het doorzoeken van deze bestanden zal de onafhankelijk onderzoeker een aantal waarborgen treffen:

De onderzoeker zal eerst proberen de benodigde informatie te verkrijgen via de opdrachtgever of door middel van een informatie uitvraag aan de gebruiker van de data;
Indien een onderzoeker overgaat op het veiligstellen van data zal deze de data enkel onderzoeken op zoekwoorden die samenhangen met de onderzoeksvragen. Hiervan kan in de eDiscovery software een log van worden bijgehouden.

In de vorige publicatie schreven we over een onderzoek naar contante geldstromen. De informatie was niet aanwezig in de administratie. Om deze reden hebben wij onderzoek gedaan naar het e-mailverkeer van de betrokken medewerkers. Wij hebben zoektermen en andere zoektechnieken toegepast in de combinaties klant/project en contant/cash. Hierdoor zijn de overige (privé) berichten zoveel als mogelijk buiten het onderzoek gebleven.

Betrouwbaarheid
Betrouwbaarheid van de data dient ook gewaarborgd te worden. Een onderzoeker zal dus moeten vaststellen of en hoe de data mogelijk gemanipuleerd kan zijn. Dit is een voorwaarde voor de deugdelijkheid van de grondslag om over bevindingen te rapporteren.

De onafhankelijk onderzoeker stelt de data veilig met een protocol. Hierdoor is achteraf altijd de audit trail van data naar onderzoeksomgeving te raadplegen. Een veel gebruikte methode is het werken met zogenaamde hash-totalen. Van de geëxporteerde data wordt een hash-totaal berekend en daaraan wordt een datum gekoppeld. Daarmee is achteraf altijd aan te tonen dat er na deze datum (de datum van de data-export) geen wijzigingen zijn aangebracht aan de onderzochte gegevens..
De onafhankelijk onderzoeker sluit de data aan met een andere gegevensbron. Een voorbeeld is het aansluiten van de auditfiles met de gedeponeerde jaarrekening en de bankafschriften. Hierdoor is inzichtelijk of achteraf mutaties zijn aangebracht.
De onafhankelijk onderzoeker kan de veiliggestelde data vergelijken met back-ups van de data. Een voorbeeld hiervan is het vergelijken van een veiliggesteld e-mailverkeer met een back-up van drie maanden geleden. Op deze manier kan inzichtelijk worden gemaakt of er e-mails zijn verwijderd en welke dat dan zijn.

Het inzetten van onderzoeksmethoden vraagt om zorgvuldigheid. Zodra gewerkt wordt met digitale middelen wordt ook de betrouwbaarheid van belang.

Gestructureerde data kan worden ingezet voor data-analyse. In de volgende publicatie nemen wij jullie mee in voorbeelden van data-analyse toegepast in onafhankelijk onderzoek.