In de vorige publicatie namen wij jullie mee in de wet- en regelgeving voor onafhankelijk feitenonderzoek. In deze vierde publicatie nemen wij jullie mee in de eerste fase van onafhankelijk onderzoek: de opdrachtvorming.
De opdrachtvorming valt uiteen in de volgende aspecten:
In deze publicatie gaan wij in op het onderzoeksdoel en het opdrachtgeverschap. In de volgende publicatie gaan wij in op de onderzoeksaanpak en de fasering.
Zoals wij in de tweede publicatie hebben uiteengezet, lopen de onderzoeksdoelen uiteen. Het onderzoeksdoel is bepalend voor het opdrachtgeverschap en de onderzoeksaanpak en de fasering hierin. De formulering van het onderzoeksdoel en onderzoeksvragen hierin is belangrijk.
Een onderzoeksdoel zal om de onafhankelijkheid neutraal geformuleerd worden. Wij zullen dit illustreren aan de hand van een aantal praktijkvoorbeelden.
Een voorbeeld van een onderzoek naar financiële onregelmatigheden betreft onderzoek naar fraude en verduistering door een medewerker. In dergelijke gevallen is het doel van de opdrachtgever dat het onderzoek aantoont wat de omvang is van de fraude. Het onderliggende doel kan zijn ontslag van de medewerker, het terugvorderen van de gelden of het geven van inzicht aan de accountant. Het onderzoeksdoel zal door de onderzoeker echter neutraal worden geformuleerd: ‘het onderzoeken van de aard en omvang van geldstromen naar de medewerker en de verantwoording hiervan in de financiële administratie met als doel u in staat te stellen om vast te stellen dat er sprake is van fraude.
Een ander voorbeeld betreft het optreden als partijdeskundige in een juridisch geschil. Een opdrachtgever wenste onderzoek naar de geleverde prestaties door een onderaannemer om de wanprestatie door de onderaannemer aan te tonen. Het onderzoeksdoel is in dit onderzoek geformuleerd als ‘het verstrekken van inzicht in de contractafspraken, geleverde prestaties en betaalde bedragen teneinde u in staat te stellen te concluderen over de geleverde prestatie’.
Deze voorbeelden laten zien dat het onderzoeksdoel geformuleerd door een onafhankelijk onderzoeker gericht is op het inzichtelijk maken van de feiten en de omstandigheden zodat de opdrachtgever kan concluderen en hier een actie aan kan verbinden.
Het onderzoeksdoel kan ook de reden zijn waarom een onafhankelijk onderzoeker de opdracht niet aanvaardt. Dit kan het geval zijn indien de signalen van onregelmatigheden onvoldoende concreet zijn en het onderzoek gericht is op het concreet maken van deze signalen. Het risico van een dergelijk onderzoeksdoel is dat het onderzoek een ‘fishing expedition’ wordt. Dit druist in tegen de beroepsregels die wij in de vorige publicatie hebben uiteengezet.
Het opdrachtgeverschap lijkt voor zich te spreken maar dat is niet altijd het geval. Het kan voorkomen dat de belangen van de opdrachtgever aan de onafhankelijkheid van de onderzoeker in de weg staan.
Onafhankelijk onderzoek kan plaats vinden in opdracht van het bestuur van een organisatie. Indien het bestuur van een organisatie betrokken kan gaan worden in het onderzoek kan het raadzaam zijn om de opdracht te laten verstrekken door het toezichthoudend orgaan. Een voorbeeld uit de praktijk betreft een onderzoek naar agentbetalingen. Het bestuur van een organisatie is bepalend in het vormen van beleid op agentbetalingen en de monitoring hiervan. Dit kan ertoe leiden dat betrokken medewerkers minder bereid zijn om informatie met de onderzoeker te delen. In dergelijke gevallen kan het raadzaam zijn om de opdracht te laten verstrekken door het toezichthoudend orgaan.
Forensisch accountants zijn vanuit de Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme (Wwft) verplicht om ongebruikelijke transacties extern te melden. Een dergelijke melding mag achterwege blijven op het moment dat een onderzoek valt onder het afgeleid verschoningsrecht van een advocaat. Dit is het geval wanneer het onderzoek wordt gebruikt door de advocaat om de rechtspositie van haar cliënt te bepalen. In het voorbeeld van de agentbetalingen kan het een overweging zijn om de opdracht te laten verstrekken door de advocaat.
Onderzoek in opdracht van de overheid vraagt eveneens om een afweging waar het opdrachtgeverschap komt te liggen: bij de ambtelijke organisatie of bij het bestuur. Indien er sprake is van een bestuurlijke opdrachtgever, bestaat er een grotere kans dat het onderzoek en het rapport openbaar worden. Afhankelijk van het onderzoeksdoel en de te onderzoeken transacties en/of personen kan dit niet wenselijk zijn.
In deze publicatie hebben wij jullie meegenomen in de afwegingen omtrent het onderzoeksdoel en het opdrachtgeverschap. In de volgende publicatie nemen wij jullie mee in het bepalen van de onderzoeksaanpak en de fasering in onderzoek.
Bij vragen over deze publicatie kunnen jullie contact opnemen met onze professionals.
