Zoeken Contact

Onderzoeksaanpak en fasering bij onafhankelijk onderzoek

In deze publicatie bespreken we de laatste twee aspecten van de opdrachtvorming: de onderzoeksaanpak en de fasering. Daarnaast beschrijven wij een aantal onderzoeksmethoden.

In de vorige publicaties hebben wij jullie meegenomen in het belang van het onderzoeksdoel en opdrachtgeverschap in de opdrachtvorming. In deze vijfde publicatie nemen wij jullie mee in de fasering en de onderzoeksaanpak.

Onderzoeksaanpak en fasering

De onderzoeksaanpak volgt uit het onderzoeksdoel. In de derde publicatie over wet- en regelgeving gingen wij in op de termen ‘proportionaliteit’ (de onderzoekswerkzaamheden mogen niet overmatig belastend zijn) en  ‘subsidiariteit’ (de onderzoeksmethoden moeten passend zijn gezien het onderzoeksdoel). Daarnaast kan een vermoeden van fraude veel groter zijn dan vooraf ingeschat. Met beide aspecten zal een onafhankelijk onderzoeker in de onderzoeksaanpak rekening houden. Het aanbrengen van een fasering kan daarbij helpen. Een gefaseerde onderzoeksaanpak stelt de onderzoeker in staat de casus breed te  onderzoeken en dan te richten op hetgeen wat diepgaand onderzocht moet worden. Wij illustreren dit aan de hand van een voorbeeld.

Er zijn vermoedens dat binnen een onderneming een deel van de opbrengsten contant wordt afgerekend en niet wordt verantwoord in de administratie. Deze vermoedens zijn ontstaan doordat een aantal projecten is afgesloten met een negatieve marge. De directie heeft deze projecten inzichtelijk gemaakt in een overzicht.

De eerste fase in dit onderzoek bestond uit het in kaart brengen van de omvang van de negatieve marges op de betreffende projecten op basis van de financiële administratie. Deze werkzaamheden richten zich nog niet op specifieke personen, enkel op de registratie van de projecten.

Uit de analyse van de projecten volgde een lijst van projecten met een negatieve marge. In deze lijst zijn de projecten met op basis van een aantal kenmerken, waaronder negatieve marge en specifieke klantgroepen, geselecteerd voor nader onderzoek in de tweede fase. In deze fase bestonden de onderzoekswerkzaamheden  uit het aansluiten van de projectadministratie op de onderliggende offertes en verkoopfacturen. Uit de analyse volgde dat voor niet alle werkzaamheden offertes beschikbaar waren. Ook zagen wij dat in een aantal gevallen een concept verkoopfactuur was opgesteld, maar dat de definitieve factuur niet was verstuurd. Waarom de verkoopfactuur niet was gestuurd volgende niet uit het projectdossier.

Uit onze gesprekken met de directie en de medewerkers volgde dat de afspraken met de betreffende klanten en de afstemming van de concept facturen per e-mail en Whatsapp werden vastgelegd. Dit was niet conform de intern gemaakte afspraken.

Naar aanleiding van deze bevindingen is het onderzoek een tweede, persoonsgerichte fase, ingegaan. In deze fase zijn de e-mails van de medewerkers die bij deze projecten betrokken waren veilig gesteld. Vervolgens hebben wij deze e-mails nader onderzocht op zoektermen die samenhingen met de projecten en contante betalingen. Vanuit de e-mails kwamen signalen naar voren dat een deel van de omzet contant was afgerekend.

Hierop hebben wij de betrokken medewerkers uitgenodigd voor een interview en hebben wij een aantal klanten benaderd om informatie uit het e-mailverkeer te verifiëren.

Proportionaliteit en subsidiariteit in onderzoek
Bovenstaand voorbeeld laat zien hoe de proportionaliteit en subsidiariteit terug komen in een onderzoek.

  • Hoewel de directie het vermoeden had dat een aantal medewerkers de contante omzet buiten de boeken hield is in de onderzoeksaanpak breed gestart door alle verlieslatende projecten in kaart te brengen.
  • Op basis van een aantal selectiecriteria is nader onderzoek gedaan naar de projectbescheiden. Pas toen bleek dat deze niet aanwezig waren is besloten om nader onderzoek te doen in het beschikbare het e-mailverkeer.
  • In het e-mailverkeer hebben wij ons beperkt tot zoektermen die betrekking hebben op de geselecteerde projecten en niet tot het overige e-mailverkeer.
  • Wij hebben zowel de betrokken medewerkers als de klanten benaderd voor een toelichting op de bevindingen.

In deze publicatie hebben wij jullie meegenomen in een onderzoeksaanpak en de fasering hiervan. Het belangrijkste doel van de onderzoeksaanpak en de aan te brengen fasering is om de onderzoeksmethoden proportioneel en subsidiair te laten zijn.

In deze publicatie hebben tevens wij een aantal onderzoeksmethoden beschreven. In de volgende publicaties zullen wij nader ingaan op de verschillende onderzoeksmethoden.

 

Bekijk gerelateerde publicaties

Interessante publicaties voor u geselecteerd

Onafhankelijk onderzoek

Wederhoor en rapportage bij onafhankelijk onderzoek

Interviews

Het interviewproces in onafhankelijk onderzoek

Data-analyse

Data-analyse in onafhankelijk onderzoek

Onafhankelijk onderzoek

Verschillende onderzoeksmethoden bij onafhankelijk onderzoek

Onafhankelijk onderzoek

Opdrachtvorming bij onafhankelijk onderzoek

Onafhankelijk onderzoek

Wet- en regelgeving over onafhankelijk onderzoek

Op deze website gebruikt Ebbenpartners cookies en vergelijkbare technieken om de website goed te kunnen laten werken en om te analyseren hoe de website wordt gebruikt.