De fraudedriehoek

Ten eerste neemt bij medewerkers en management de druk om te frauderen toe. Ingegeven door de economische omstandigheden, wordt er over de hele linie bezuinigd op arbeidsvoorwaarden. Er vallen in diverse sectoren rake klappen onder het personeel. Dit werkt onzekerheid en frustratie in de hand, een dankbare voedingsbodem voor fraude. Daar komt bij dat in toenemende mate de financiële problemen bij de gezinnen beginnen te knellen. De verleiding om het salaris aan te vullen stijgt navenant.

De gelegenheid om te frauderen groeit eveneens. Het sterk toegenomen thuiswerken tijdens de coronacrisis speelt hier ook een rol. Preventieve maatregelen sneuvelen dikwijls als eerste wanneer er kosten bespaard moeten worden. Het geheugen van de mens is flexibel. Men vergeet al snel waarom bepaalde controlemaatregelen ook alweer in het leven waren geroepen. Na verloop van tijd worden de preventieve activiteiten meer als een kostenpost gezien en minder als een investering die daadwerkelijk wat oplevert. Veel bestuurders vinden het moeilijk om de opbrengsten van preventief beleid zichtbaar te maken.

De derde pijler van de fraudedriehoek is rationalisatie. De voorbeelden van ‘exhibitionistische zelfverrijking’ aan de top van financiële en andere sectoren kunnen een houding in de hand werken die fraude in de hand werkt. Hetzelfde geldt voor managers, directieleden of aandeelhouders die, in een poging om het hoofd boven water te houden, de hoekjes afsnijden, en daarmee een cultuur creëren waarin integriteit onder druk staat en fraude een kans krijgt.

Een trend die samenhangt met de economische tegenwind is die van een stijgend aantal faillissementen. De huidige wereldwijde crisis zal zonder enig twijfel, als de overheidssteun opdroogt, uitmonden in een enorme stijging van het aantal faillissementen. Uit onderzoek van het CBS blijkt dat er bij een kwart van de faillissementen sprake is van onrechtmatigheden die benadeling van de schuldeisers tot gevolg hebben. Deze faillissementen nemen samen een derde van de onbetaald gebleven schuld voor hun rekening. Bij bedrijven die zich richting faillissement begeven, neemt de kans op fraude sterk toe.

Wat kunnen we verwachten?

Wat betekent het voorgaande voor de financiële functie? Bewustwording is een goede eerste stap. Er zijn verschillende vragen die zich aandienen. Zijn er bijvoorbeeld specifieke vormen van fraude te verwachten in een bedrijf in nood? En zo ja, is daar een lijn in te onderkennen en kan de financiële functie daar actie op ondernemen?

De motieven voor fraude zijn zeer divers. Bij een dreigend faillissement zien we dat het water bij meerdere partijen aan de lippen staat. In dit artikel nemen we drie verschillende perspectieven onder de loep. Ten eerste kijken we extern, met name naar de debiteuren. Vervolgens komt het wat dichter bij huis en kijken we naar de directie, aandeelhouders en andere verbonden partijen. Ten slotte besteden we aandacht aan de interne gang van zaken in een organisatie.

Fraude bij externe partijen

Bij externe partijen kan frauderisico zich op verschillende manieren uiten. Ten eerste door een toenemende mate van wanbetaling. Uit diverse onderzoeken blijkt dat de betalingsmoraal In het Nederlandse bedrijfsleven een zorgelijke ontwikkeling doormaakt. Maar liefst 60% van de bedrijven met zakelijke klanten wordt geconfronteerd met betalingsachterstanden van de debiteuren. 20% van de bedrijven komt als gevolg hiervan in de problemen.

Nu is wanbetaling natuurlijk niet meteen fraude, maar we komen al vrij snel in een grijs gebied terecht. Het komt geregeld voor dat bedrijven opdrachten verstrekken voor diensten of levering van goederen, terwijl men weet of behoort te weten dat de rekening daarvoor niet betaald kan worden. Als de debiteur vervolgens failliet gaat, kan de leverancier met een flinke schadepost achterblijven. Vanuit de rol van financieel management is daar wel het één en ander aan te doen. De eerste stap ligt voor de hand: strak debiteurenbeheer. Nederland springt er in vergelijking met de omringende landen wat dat betreft redelijk positief uit. De gehanteerde betalingstermijnen zijn relatief kort en creditmanagement staat hoog op de agenda. Toch zijn er wel wat aandachtspunten te noemen. Ten eerste in preventieve zin. Het komt in de praktijk, met name in het MKB, nog te vaak voor dat er onvoldoende vooronderzoek wordt gedaan naar afnemers. Laat staan dat er blijvend wordt gemonitord op de kredietwaardigheid van de debiteur. Er wordt geleverd tot het te laat is, en zie dan nog maar eens de vordering te innen.

Een lichtpunt in deze duisternis is de trend van steeds meer aandacht voor fraude bij faillissementen. Met de verbeterde wet- en regelgeving voor curatoren zijn de mogelijkheden voor onderzoek naar kennelijk onbehoorlijk bestuur bij faillissementen voor de curator vergroot. Deze regeling maakt onderdeel uit van een breed pakket aan maatregelen om fraude met, en misbruik van rechtspersonen bij faillissementen aan te kunnen pakken. Dat opent de deuren naar een meer assertieve aanpak van faillissementsfraude, waaronder ook de onrechtmatige benadeling van schuldeisers valt.

Fraude bij directie, aandeelhouders en verbonden partijen

Een tweede vorm van onregelmatigheden bij faillissementen die we regelmatig zien is het aangaan van transacties die erop zijn gericht om kort voor een faillissement onrechtmatig waarde aan een vennootschap te onttrekken. Het resultaat is dan dat een aandeelhouder, of een specifieke zakelijke relatie wordt bevoordeeld ten koste van de overige crediteuren. Dit kan op verschillende manieren gebeuren. Er kunnen bijvoorbeeld oneigenlijke kosten worden opgevoerd, of baten buiten de boekhouding worden gehouden. Ook kunnen bepaalde crediteuren worden voorgetrokken bij de betaling van de facturen. Een ander aandachtspunt is het onttrekken van goederen aan de boedel door de verkoop aan verbonden partijen tegen onzakelijke condities (niet at-arm’s-length).

Rol van de controller of financieel manager

Met name in het MKB ligt de rol van de controller of financieel manager in dergelijke gevallen natuurlijk gevoelig. Om op te treden tegen dergelijke onregelmatigheden, moet je opstaan tegen de directie of aandeelhouder (vaak ook nog verenigd in dezelfde persoon). De sleutel is: tijdig ingrijpen. De controller beschikt vanuit zijn rol in de organisatie over de kennis en het instrumentarium om financiële problemen het hoofd te bieden. Door de liquiditeitsplanning af te stemmen op de acute problemen en met een onderbouwd plan richting schuldeisers en financiers kan de eerste crisis vaak worden afgewend, en kan worden gewerkt aan daadwerkelijk herstel. Hiermee kan voorkomen worden dat de directie of aandeelhouders in allerhande juridische problemen verzeild raken.

De financiële controller moet zich bewust zijn van zijn rol in geval er sprake is van mogelijk strafbare feiten. Afhankelijk van de mate waarin een controller betrokken is bij het bepalen van het beleid van de organisatie zal ook zijn verantwoordelijkheid daarvoor bij een mogelijke juridische procedure zwaarder of minder zwaar gewogen worden.

Interne fraude

Iedere branche heeft zijn eigen risicoprofiel als het om fraude gaat. Het is voor financieel managers belangrijk om te kunnen inschatten in welke mate de organisatie aan frauderisico’s blootstaat. Zeker in tijden van financiële nood en onzekerheid voor het personeel is de gevoeligheid voor deze risico’s groter dan normaal. Zoals in de inleiding al aangegeven, is er in zwaar weer minder aandacht voor preventie. Aan de financiële controller de taak om preventie op de agenda te blijven zetten.

Als de kosten daarvan moeilijk te dragen lijken, zijn er wellicht alternatieven voorhanden. Je ziet vaak dat er erg zwaar op preventie wordt ingezet, terwijl het misschien goedkoper en effectiever is om in detectie te investeren. Bij interne fraude komt 40% aan het licht door een tip of intern signaal. Het loont de moeite om ervoor te zorgen dat een potentiële melder ergens terecht kan met zijn melding en dat er van tevoren is nagedacht over de opvolging daarvan. En over de bescherming van de melder. Het tot stand brengen van de mogelijkheid om misstanden te melden en het ontwikkelen van een afhandelingsprotocol is een eerste stap. Bewustwording en communicatie aan alle betrokkenen is daarbij cruciaal. Een intern meldproces kan tegen beperkte kosten worden gerealiseerd en leidt tot een aantoonbare verbetering van het risicoprofiel van de organisatie. Door fraudepreventie en een meldproces weer op de agenda te zetten, is iedereen weer bij de les.

Oog voor de medewerkers als maatregel van fraudepreventie

Een ander punt van aandacht zijn de medewerkers zelf. In financieel minder goede tijden zijn er zoals gezegd meer risico’s op een toename aan motieven om fraude te plegen. Een signaal dat altijd op de radar van de controller moet komen, zijn financiële problemen van een medewerker. Als er regelmatig verzoeken komen om voorschotten op het salaris of dat er zelfs loonbeslag wordt gelegd, en bij andere tekenen dat een medewerker krap bij kas zit, moet een controller meteen ingrijpen. De positie van de desbetreffende medewerker moet beoordeeld worden, om te bekijken of er sprake is van een verhoogd risico op fraude. Dit moet aan de orde worden gesteld bij de medewerker zelf en de leidinggevende, zodat er passende afspraken kunnen worden gemaakt over beheersing van de risico’s. Openheid en transparantie zijn hier de sleutelwoorden, hoe pijnlijk het gespreksonderwerp in eerste instantie ook kan lijken. Het is veel pijnlijker als het misgaat. Beleid voor het ondersteunen van medewerkers in financiële nood is een aantoonbare sterke maatregel van fraudepreventie.

Samenvattend

We hebben gezien dat de huidige financiële crisis een aantal extra risico’s op fraude met zich meebrengt. Het biedt echter aan de controller ook een aantal mogelijkheden om zijn rol op dit vlak nadrukkelijker te profileren en daarmee waarde toe te voegen in de beheersing van deze risico’s. Dat kan door zowel naar buiten als naar binnen te kijken en een stevige positie in te nemen in de relatie met het management. Een financiële crisis vraagt ten slotte om een sterke en richtinggevende rol van de financieel manager.

Checklist fraude-alerts bij faillissementen

  • Investeer in onderzoek kredietwaardigheid van debiteuren;
  • Voer juist in deze tijden een strak creditmanagement;
  • Gebruik de trend van toenemende aandacht voor faillissementsfraude door vorderingen door te zetten, ondanks faillissement debiteur;
  • Voer regelmatig checks uit op transacties met verbonden partijen;
  • Stel mogelijke onrechtmatige onttrekkingen door directie/aandeelhouder aan de orde en bied alternatieven;
  • Zorg voor een kanaal waar incidenten en misstanden kunnen worden gemeld, en stel een protocol voor afhandeling op;
  • Besteed aandacht aan financiële kwetsbaarheid van medewerkers en anticipeer vervolgens op de resulterende risico’s.

Wij zetten regelmatig onze ervaring, deskundigheid en tools in bij (een vermoeden van) fraude, corruptie of andere onregelmatigheden. Onze opdrachtgevers roepen onze hulp in voor het uitvoeren van onderzoek. Hierdoor krijgen zij inzicht in de relevante feiten, zodat zij zorgvuldige beslissingen kunnen nemen.

Contact

Wilt u meer weten over onze diensten, neem dan contact met op met onze specialisten.

Lees hier meer over de dienstverlening van EBBEN.

Site by Merkelijkheid.nl

Op deze website gebruikt Ebbenpartners cookies en vergelijkbare technieken om de website goed te kunnen laten werken en om te analyseren hoe de website wordt gebruikt.