Meldpunt 2.0
Door Evert Jan Lammers
EBBEN was eventpartner van het Behavioral Risk Congres van 3 december 2019 in Amstelveen. Een groot deel van het congres was gewijd aan een prikkelende bijdrage over meldpunten door EMTRUST. EMTRUST levert aan organisaties in Nederland en daarbuiten interne meldpunten en externe vertrouwenspersonen. EMTRUST is al jaren een partner van EBBEN en host ook ons eigen meldpunt.
Interne meldpunten zijn de afgelopen 25 jaar niet fundamenteel veranderd: “je hebt de gelegenheid om vertrouwelijk een misstand te melden, maar je moet vrezen dat je wordt ontmaskerd, buitengesloten en in een caravan moet gaan wonen.” Interne meldpunten behoren tot de meest doeltreffende risicobeheersmaatregelen. Tegelijk blijven ze een onbekende en onbeminde management tool. Meldpunten zijn vandaag wel beter omkaderd, zoals door vertrouwenspersonen en compliance officers en aangevuld met externe meldpunten. Maar er is behoefte aan structurele verbetering van de meldpunten zelf.
Huidige generatie meldpunten
| Zwakte | Wenselijk |
| Onveilig | Vertrouwelijk, anoniem, externe hosting, allegation escrow. |
| Ongenuanceerd | Onderscheid integriteitskwesties, lichtere kwesties en suggesties. |
| Eenrichtingsverkeer | Melder kan anoniem chatten met meldpunt, en mag kiezen aan wie hij meldt. |
| Vrijblijvend | Getuigen moeten melden. Meldingen onderzoeken. Terugkoppelen. |
| Gebruiksonvriendelijk | Systeem is goed vindbaar en toegankelijk. Taalgebruik is eenvoudig. |
Jaap ten Wolde (EMTRUST) en Muel Kaptein (KPMG) hebben onderzocht hoe we kunnen evolueren naar Meldpunt 2.0. Dit digitale platform met de werknaam Timtim moet de zwaktes van de huidige generatie meldpunten oplossen. Ze vroegen een reactie tijdens het Behavioral Risk Congres. Eerst van een panel (Volksbank, Huis van de Klokkenluider, DNB en een Communicatiespecialist) en daarna van de zaal (120-tal deelnemers). Hun lezing van de zwaktes van de huidige generatie meldpunten kreeg bijval. Dat legde de basis voor een interessant debat, met diverse lichtpuntjes waardoor de huidige generatie meldpunten uit zijn eigen schaduw kan treden.
Meldpunt 2.0
Diverse organisaties maken al gebruik van een call center waarmee een melder kan bellen of appen. Het digitale platform kan parallel hieraan werken maar ook stand-alone. Het wordt gehost bij een trusted third party zodat de organisatie zelf niet in het systeem kan gluren wie een bepaalde melding heeft gedaan. Melden kan zo niet alleen vertrouwelijk maar ook echt anoniem. Om onduidelijkheden te voorkomen, kan er digitaal worden gechat met het meldpunt, eveneens anoniem. En ook de andere veiligheidsproblemen laten zich digitaal oplossen. Ten slotte mag de melder kiezen waar zijn melding terecht komt: compliance officer, RvB, RvC, etc.
Jaap en Muel legden een tweede accent op toegankelijkheid en laagdrempeligheid. De melder moet gewend zijn om het platform te gebruiken nog voordat hij iets te melden heeft. Een breder systeem dus, waarin medewerkers ook lichtere kwesties kunnen uitwisselen, ideeën en tips kunnen doorgeven en gevoelige vragen kunnen stellen. Op haar beurt kan de leiding er bijvoorbeeld interne enquêtes mee houden. En heb je ooit iets zwaars te melden, zoals een integriteitskwestie, dan ken je het systeem al, je vertrouwt het en je zult gemakkelijker beslissen om te melden.
De presentatie van Timtim en het daarna volgende debat gaven stof tot nadenken en prikkelen – mij in ieder geval – tot actie.
In samenwerking met
