Wederhoor en rapportage bij onafhankelijk onderzoek

Het proces van wederhoor en rapportage

In onze vorige publicaties hebben wij je meegenomen in de verschillende onderzoeksmethoden. In deze publicatie gaan wij in op het proces van wederhoor en rapportage. Dit proces bestaat uit een aantal stappen:

• Uitwerken concept bevindingen;
• Voorleggen van concept bevindingen in wederhoor;
• Rapporteren van bevindingen.

Wij gaan per stap in op wat een onafhankelijk onderzoeker doet en welke dilemma’s een onderzoeker daarbij in de praktijk kan ervaren.

Uitwerken concept bevindingen
Een onafhankelijk onderzoeker zal de resultaten vanuit de verschillende onderzoeksmethoden bij elkaar brengen en uitwerken tot concept bevindingen.

Het uitwerken van concept bevindingen kan leiden tot nieuwe vragen of tot de noodzaak om nader onderzoek te doen. Dit kan tevens invloed hebben op de doorlooptijd van het onderzoek. Als sprake is van een deadline voor het onderzoek dan zal de onderzoeker hierover met de opdrachtgever in overleg treden.

Concept bevindingen kunnen daarnaast invloed hebben op de privacy van een persoon. Een onderzoeker zal in dergelijke gevallen een afweging maken tussen het belang van het rapporteren van bevindingen en het belang van het waarborgen van privacy.

Voorleggen van concept bevindingen in wederhoor
De onderzoeker zal de concept bevindingen in wederhoor voorleggen aan de personen waarover wordt gerapporteerd in het onderzoek. Deze personen worden in vaktermen ‘betrokkenen’ genoemd. Bij het toepassen van wederhoor waarborgt de onderzoeker onafhankelijkheid, onpartijdigheid en zorgvuldigheid in het onderzoeksproces.

Ten eerste is wederhoor voor de onderzoeker een middel om na te gaan of hij heeft beschikt over alle relevante informatie. Het kan in een wederhoor proces ook voorkomen dat nieuwe informatie naar boven komt waardoor een ander licht schijnt op de concept bevindingen.

Ten tweede is wederhoor een middel om de context waarin concept bevindingen zijn geplaatst te toetsen bij de betrokkenen.

Het wederhoor kan een onderzoeker voor verschillende dilemma’s plaatsen. Enkele voorbeelden uit de praktijk zijn:

• Een betrokkene geeft aan meer tijd nodig te hebben om de concept bevindingen te kunnen beoordelen. Een onderzoeker dient volgens de verschillende beroepsregels een betrokkene een ‘redelijke termijn’ te geven in het wederhoor. Deze redelijke termijn is afhankelijk van de betrokkene en van de context van het onderzoek. Over het algemeen zal een betrokkene 10 werkdagen krijgen om de bevindingen tegen te lezen. Een betrokkene die aangeeft meer tijd nodig te hebben dan deze 10 dagen zal deze in de regel ook moeten krijgen van een onafhankelijk onderzoeker. Echter, in bepaalde gevallen kan het voorkomen dat een betrokkene het gevraagde uitstel gebruikt als methode om tijd te rekken in een onderzoek. De onderzoeker zal dan een afweging maken tussen het onderzoeksbelang en het belang van de betrokkene. De keuze van de onderzoeker is dan afhankelijk van de situatie en de omstandigheden. De onderzoeker communiceert hierover zorgvuldig met de opdrachtgever en de betrokkene.
• Een betrokkene weigert medewerking aan het wederhoor van de concept bevindingen. Een betrokkene kan aangeven niet mee te willen werken aan het wederhoor. Een onderzoeker zal dan de afweging maken of hij zonder wederhoor voldoende grondslag heeft om te kunnen rapporteren. Als dat het geval is dan zal de onderzoeker in het rapport vermelden dat de wederhoor reactie is uitgebleven. Als er geen sprake is van voldoende grondslag dan kan de onderzoeker besluiten om niet te rapporteren over niet te rapporteren over het betreffende onderdeel.
• Een betrokkene gebruikt het wederhoor voor het uiten van (nieuwe) beschuldigingen. De onderzoeker zal in dat geval een afweging moeten maken welke nieuwe beschuldigingen in het belang van het onderzoek dienen te leiden tot aanvullende onderzoekswerkzaamheden en welke niet.
• Zoals benoemd kan het wederhoor ook leiden tot nieuwe onderzoeks-informatie of tot nieuwe bevindingen. Wanneer de doorlooptijd van het onderzoek daardoor wordt beïnvloed kan de onderzoeker voor een dilemma komen te staan, bijvoorbeeld als het onderzoek een deadline kent gegeven de omstandigheden. Ook kan de onderzoeker moeten besluiten om aanvullend wederhoor te doen met betrekking tot de nieuwe elementen.

De genoemde dilemma’s laten zien dat het wederhoor proces een stap is van verschillende belangenafwegingen. Dit maakt dat een degelijk onafhankelijk onderzoek doorgaans een doorlooptijd kent van tenminste enkele maanden.

Rapporteren van bevindingen
Na het wederhoor stelt de onderzoeker een rapportage op. Een goede rapportage stelt de lezer in staat om te kunnen concluderen over de gerapporteerde bevindingen. Een rapportage bevat (1) een uiteenzetting van de casus en de onderzoeksvragen, (2) de werkzaamheden die zijn verricht en (3) indien van toepassing een normenkader. Daarnaast bevat een rapportage (4) een afsluiting waarin de antwoorden op de onderzoeksvragen zijn geformuleerd. In de rapportage (5) plaatst de onderzoeker de bevindingen in de context die het meeste passend is gegeven de onderzoeksopdracht, het onderzoeksdoel en de vraagstelling. De informatie die is verkregen in het wederhoor wordt daarbij meegenomen.

Onafhankelijk rapporteren over bevindingen kan schuren met bepaalde belangen van de opdrachtgever. In een onafhankelijk onderzoek worden alle relevante feiten en omstandigheden onderzocht. Het kan daardoor ook voorkomen dat in een rapportage bevindingen worden opgenomen die niet in het belang zijn van de opdrachtgever. Als de opdrachtgever het hier niet mee eens is – en blijft – dan zal een onderzoeker voor het onderzoek moeten gaan staan en, in het uiterste geval, genoodzaakt zijn om de opdracht terug te geven.

In wederhoor wordt aan elke betrokkene alleen díe informatie voorgelegd die voor hem/haar relevant is. Deze keuze dient het vertrouwelijke karakter van het onderzoek. Sommige betrokkenen ontvangen dus maar enkele alinea’s terwijl andere betrokkenen alle conceptbevindingen ontvangen. In minder complexe zaken wordt soms besloten om de tussenstap van conceptbevindingen over te slaan en meteen een “conceptrapport vóór wederhoor” voor te leggen. In grotere onderzoeken is dit niet altijd mogelijk of wenselijk.

Met deze bijdrage hebben wij je laten zien dat het proces van wederhoor en rapporteren dilemma’s mee kan brengen. Idealiter maakt een onderzoeker vooraf een inschatting van het verloop van het wederhoor- en rapportageproces, als onderdeel van de onderzoeks-governance. In de volgende publicatie in onze zomerreeks nemen wij je mee in het inrichten van een onderzoeks-governance en de bijbehorende strategische analyse .

Wil je meer weten over de mogelijkheden van onafhankelijk onderzoek? Neem dan contact op met onze professionals.

Bel met Marcel Mail met Marcel

Bel met Evert-Jan Mail met Evert-Jan