Een organisatie ontvangt via het meldkanaal een melding dat een medewerker van de afdeling inkoop tientallen duizenden euro’s aan de onderneming onttrekt. De melder is verder weinig specifiek. De organisatie voert intern enkele analyses uit op de inkopen en neemt de melding serieus. Een extern onderzoeksbureau krijgt opdracht om te onderzoeken of er grond is voor de melding en of verder onderzoek noodzakelijk is. In een regulier overleg met de externe accountant vermeldt de organisatie de melding over de medewerker van de afdeling inkoop.
De externe accountant is blij dat de klant de melding deelt. Er zijn ook klanten die een dergelijk voorval in het geheel niet melden. Dan blijkt bijvoorbeeld pas na een analyse van de kosten dan dat een extern onderzoeksbureau ingeschakeld is geweest. Met de betrokken medewerker van de afdeling inkoop heeft het controleteam geen contact en ook niet gehad. Dat is alvast vastgesteld. Op het eerste oog lijkt een eventuele fraude ook niet snel te kunnen leiden tot een afwijking van materieel belang als gevolg van het gemelde vermoeden van fraude. Dat zou echter wel anders worden als de melding niet geldt voor die ene medewerker, maar ook voor de andere medewerkers van de afdeling inkoop. Als zij allemaal betrokken zouden zijn heeft dit mogelijk wel gevolgen.
Samen met de binnen de accountantsorganisatie verantwoordelijke voor vaktechnische vraagstukken komen de leden van het controleteam tot de conclusie dat het goed is dat de klant de aard en omvang van de mogelijke fraude in kaart laat brengen. Ze willen wel de vinger aan de pols houden. Op grond van het onderzoeksvoorstel van het onderzoeksbureau constateert het team dat de onderzoeksopdracht en onderzoeksvragen zo zijn geformuleerd dat de resultaten van het onderzoek bruikbaar kunnen zijn voor het controleteam.
Uit de inventariserende gesprekken die het externe onderzoeksbureau voert komen signalen naar voren over de ruime bevoegdheden in het inkoopproces. Ook zijn er signalen dat verschillende medewerkers facturen van in privé geleverde goederen en diensten via het inkoopproces laten lopen zodat deze worden betaald door de werkgever. Uit vervolgonderzoek volgt dat het jarenlang heeft ontbroken aan een gedegen interne controle op het inkoopproces. De signalen uit de melding worden op grond van de feiten uit het onderzoek bevestigd. Ze blijken in de praktijk van toepassing op verschillende medewerkers. Facturen voor privédoeleinden zijn inderdaad betaald door de organisatie. De betrokken leveranciers zorgden op verzoek voor vage omschrijvingen op de facturen. Uiteindelijk weten de onderzoekers de aard en omvang goed in beeld te brengen.
De externe accountant heeft het rapport van het onderzoeksbureau ontvangen van de klant. Hoewel de fraude breder is dan oorspronkelijk op grond van de melding werd ingeschat, heeft de fraude geen consequenties voor de jaarrekening. Wel voert het team een aantal extra controlewerkzaamheden uit. Aan de organisatie is gevraagd om een plan op te stellen voor de redressering van het voorval. De redresseringsmaatregelen van de organisatie en het plan van aanpak voor het verbeteren van de processen vormen voor de accountant uiteindelijk voldoende basis om over te gaan tot het afgeven van de verklaring. Gelukkig werkt de klant goed mee. Intern wordt nog wel overleg gepleegd of het voorval eventueel leidt tot een Wwft-melding.
Hoewel het zowel voor de organisatie als voor de externe accountant een intensief traject is geweest, zijn beide partijen het erover eens dat de wijze waarop ze gehandeld hebben goed is geweest. Door waar mogelijk samen op te trekken (bijvoorbeeld doordat de accountant kon meedenken over de onderzoeksopdracht) zijn de resultaten een goede basis voor de verdere samenwerking.
We beschrijven hier een situatie waarbij de zaken voor zowel de organisatie als voor de klant goed zijn verlopen. Het traject had ook anders kunnen lopen. Allereerst had de organisatie de melding kunnen afdoen als niet serieus genoeg. Dan was niet alleen de fraude, maar ook een sluimerende onvrede, omdat collega’s wel vermoedens hadden die niet worden onderzocht, groter geweest.
De organisatie had ook de accountant pas kunnen informeren op het moment dat de accountant vragen zou stellen of er nog specifieke zaken gemeld dienden te worden. In dat geval was de tijdsdruk op het proces mogelijk heel groot geweest.
De accountant had tot slot kunnen denken dat ‘deze kleine kwestie’ niet snel zou leiden tot fouten in de jaarrekening. Door nu aan de klant te vragen om onderzoek te (laten) doen naar de eventuele betrokkenheid van het management en naar de aard en omvang is het afgeven van de verklaring weliswaar vertraagd, maar de kwestie is wel op de beste wijze geadresseerd.
Ten slotte vermelden we hier dat materialiteit niet het enige criterium is om een fraudesignaal te onderzoeken. Sommige fraudes leiden namelijk niet tot het oordeel ‘te corrigeren in de jaarrekening wegens materieel’ maar tot een Noclar-melding door de externe accountant.
Voor alle fraudesignalen geldt dat organisaties hun externe accountant het beste meteen op de hoogte brengen; de accountant maakt daarover het beste vooraf heldere afspraken met zijn cliënten.
Neem voor meer informatie contact op met:
