Maakt uw organisatie al gebruik van forensic tools? Frauderisico’s nemen door digitalisatie sterk toe, maar zorgen ook voor nieuwe mogelijkheden als het gaat om forensic tooling. Uit doorlopend internationaal onderzoek van de Association of Certified Fraud Examiners (ACFE) is gebleken dat inzet van forensic tooling bijdraagt aan schadereductie door fraude, soms wel tot 50% per maatregel!
Wij passen verschillende forensic tools toe in fraudeonderzoek en stimuleren onze opdrachtgevers deze ook in te zetten ter preventie van fraude. Waarom is forensic tooling onmisbaar in uw organisatie? In dit artikel zetten we dat aan de hand van 3 voordelen en voorbeelden van forensic tools uiteen.
Forensic tooling betekent niets meer dan concrete antifraudemaatregelen nemen. Van een 20-tal antifraudemaatregelen is vastgesteld dat deze een substantiële bijdrage leveren aan schadereductie, deze zijn in te delen in 5 categorieën:
De bijpassende forensic tools en de bijdrage aan het verlagen van het risicoprofiel, zijn de afgelopen jaren internationaal onderzocht. De tools zijn getest en geoptimaliseerd, waardoor zij bewezen effectief zijn. Forensic tooling is onmisbaar in iedere organisatie en biedt 3 grote voordelen: een lager frauderisico, schadereductie en juridische bescherming.
De verschillende forensic tools zijn gericht op het actief tegengaan van fraude in uw organisatie, waarmee het risico op fraude drastisch verlaagd kan worden. Internationaal onderzoek heeft dit bevestigd. Denk hierbij aan het ontwikkelen van een antifraudebeleid en gedragscode, systematisch toetsen van frauderisco’s en verschillende controlelagen in de organisatie.
Er zijn verschillende alledaagse situaties waarin organisaties met forensic tooling het frauderisico voor de organisatie kunnen verlagen. Neem nu bijvoorbeeld het aannemen van nieuw personeel. Achteraf blijkt bij fraude vaak dat de fraudeur niet gescreend is bij het in dienst treden. Een simpele pre-employment screening verlaagt de kans op fraude binnen uw organisatie. Dit kan variëren van het controleren van het CV tot het checken van diploma’s en referenties, een media check of bijvoorbeeld het vaststellen van de bestuurders of ultimate benificiary owner (UBO) van een organisatie. Dankzij digitalisatie zijn er standaard tools om dit binnen de organisatie uit te voeren.
Fraudepreventie beperkt de omvang van mogelijke fraude en daarmee ook de schade die uw organisatie hiermee oploopt. Risicoverlaging, risicomanagement en een frauderesponseplan dragen bij aan het minimaliseren van de schade.
Data wordt reactief gebruikt in fraudeonderzoek maar kan proactief ook zeer goed gebruikt worden ter preventie van data, bijvoorbeeld middels proactieve transactiemonitoring. Met verschillende tools kunnen frauduleuze transacties of transacties met een hoog frauderisico tijdig gesignaleerd worden. Voorbeelden van dit soort signalen zijn de identiteit van de tegenpartij of de aard, omvang of timing van de transactie. De algoritmes zijn zeer specifiek en moeten per organisatie aangepast worden.
Krijgt uw organisatie toch te maken met fraude? Dan is het van grote waarde dat u kunt aantonen dat u als organisatie actief bezig bent geweest met fraudepreventie. Dit biedt tot op zekere hoogte juridische bescherming voor de vennootschap en haar bestuurders, waarmee een eventuele strafrechtelijke vervolging afgewend kan worden.
Naast bijvoorbeeld een antifraudebeleid of gedragscodes voor werknemers en leveranciers is ook het op peil houden van kennis van fraude en fraudepreventie zeer relevant. Traint u als organisatie uw managers en medewerkers regelmatig? Hiervoor bestaan verschillende tools die in de trainingen te gebruiken zijn zoals films, case analyses en serious gaming. Maar denk ook aan compliance-tools voor het registreren van trainingsuitnodigingen, welke trainingen medewerkers gevolgd hebben en in welke mate de stof door medewerkers begrepen is.
Hoe pakt u fraudepreventie aan in uw organisatie? Met dit artikel hebben wij u waarschijnlijk overtuigd van de noodzaak van forensic tooling. Past u deze tools nog niet toe in uw organisatie of bent u benieuwd of de fraude preventiemaatregelen in uw organisatie nog up to date zijn? Wij gaan graag met u in gesprek, neem voor meer informatie over forensic tooling contact op met Marcel Westerhoud. In ons volgende artikel presenteren wij een volledig overzicht van de 20 bewezen waardevolle preventiemaatregelen.
Ben je geïnteresseerd in meer informatie over forensic tooling en wat dit voor jouw organisatie kan betekenen? Op donderdag 2 april 2020 presenteert EBBEN Partners April Toolsday, waarop we dieper ingaan op de 20 belangrijkste tools in fraudepreventie.
