Hoe hebben accountantsorganisaties in 2024 aan hun aanpak van frauderisico’s in de cliëntenportefeuille gewerkt? En wat hebben we daarvan geleerd voor 2025? Hierna geven we een kort overzicht van de ervaringen; een uitgebreid overzicht is te vinden in de whitepaper “Ondersteunen van accountantsorganisaties met forensische expertise” die we in december 2024 hebben geüpdatet.
Fraudekennis
Veel externe accountants zien de verbetering van de controle van frauderisico’s vooral als een kennisvraagstuk. Ze vinden dat hun controleaanpak niet fundamenteel hoeft te veranderen. Ze willen vooral weten hoe fraudes eruitzien: “We willen voorbeelden.” Verder zijn ze bereid om hun bevindingen beter te documenteren. Ze houden nog vaak vast aan de gedachte dat het frauderisico a priori klein is. We horen nog vaak te vroeg in de controle: “Dat wordt toch nooit materieel”.
Kennis van de huishouding
Uit interne dossierreviews en externe AFM-reviews, en ook uit onze fraudechallenges, blijkt dat dit uitgangspunt niet houdbaar is. De beoordeling van frauderisico’s kan alleen structureel verbeteren als het volgende geborgd is: voldoende kennis van de huishouding bij de cliëntacceptatie, opdrachtcontinuering en opdrachtplanning. Dan zullen de controlemaatregelen en -documentatie op natuurlijke wijze volgen.
Daarbij moet een goede teamsamenstelling ervoor zorgen dat de kennis van de huishouding samenkomt met fraudekennis. Natuurlijk is er ook een kennisvraagstuk. Maar de fraudekennis van de externe accountant is pas nuttig als hij/zij de huishouding in de vingers heeft. Max Verstappen reed als 17-jarige in een F1-auto, maar je had hem toen niet door Amsterdam moeten laten rijden.
Frauderisicofactoren
Ook in 2024 hebben we weer vele accountantsorganisaties ondersteund rondom frauderisico’s in de cliëntenportefeuille. Uit onze fraudechallenges blijkt dat controleteams die een goed inzicht hebben in de huishouding, een stevige basis hebben om de frauderisicofactoren te identificeren. Branche-specifieke frauderisicofactoren zijn belangrijk en kun je aanleren, net als bijvoorbeeld landenrisico’s en sanctierisico’s. Hier is het advies: koppen bij elkaar steken en inzichten delen. Organiseer in de zomermaanden enkele bijeenkomsten: per sector, voor landenrisico’s en voor sanctierisico’s en nodig daarbij een deskundige uit.
Lastiger is het om de frauderisicofactoren in de bedrijfsprocessen te identificeren, zeker als je de huishouding onvoldoende in de vingers hebt. De gemiddelde externe accountant moet substantieel meer aandacht besteden aan de bedrijfsprocessen en aan de business case van de cliënt – zeg maar: de verklaring voor de geldstromen.
Van frauderisicofactor naar frauderisico
De beoordeling of een frauderisicofactor ook een frauderisico is, gaat vaak moeilijker bij een bestaande cliënt dan bij een nieuwe. Je laat je immers gemakkelijk beïnvloeden door je kennis van de beheersmaatregelen en ervaringen uit het verleden, en dan oordeel je mogelijk te snel dat het wel zal meevallen. Volg kritisch de fraude-ontwikkelingen in de samenleving en in de sector en luister goed naar collega’s die vergelijkbare cliënten controleren. Kijk dan weer goed naar je cliënt en vraag je af waarom je die in staat acht om de betreffende frauderisicofactor het hoofd te bieden. Bespreek dit binnen het team en leg het vast. In geval van twijfel is het verstandig om dit jaar het frauderisico aan te maken en er eens goed in te duiken. Stem dat dan af met de genoemde collega’s van de peer group op kantoor, en betrek Vaktechniek-Risk-Compliance daarbij. Samen leren, samen sterk.
Controleteam
We zien dat externe accountants die de huishouding goed in de vingers hebben, zelfverzekerder zijn in het proces van het bepalen van de frauderisicofactoren. Ze tonen minder weerstand tegen de verzwaarde verantwoordelijkheid voor het identificeren van de frauderisico’s. Deze accountants hebben een voorbeeldfunctie voor de jongere generaties. Deze moeten leren om goed te kijken naar de business case en de bedrijfsprocessen voordat je ook maar denkt aan governance en interne beheersing. Natuurlijk moet je daar niet in overdrijven, het moet geen “auditing by walking around” worden. Maar het is de investering waard om elke nieuwe medewerker in het team een uur opleiding te geven in de winkel, de fabriek en het magazijn. Niet voor niets vinden veel externe accountants de stap van frauderisicofactor naar frauderisico moeilijk.
Een laatste opmerking over de controleteams. De assistent-accountants spelen een belangrijke rol rond frauderisico’s, zeker bij het signaleren van ongebruikelijke transacties, fraude en corruptie. Toch worden zij niet altijd bij de fraudechallenges betrokken; we moeten ze serieus nemen en kunnen ze beter vanaf de start betrekken bij de verandering en de trainingen ter zake. Ze zijn ook bovengemiddeld geïnteresseerd in het fraudevraagstuk.
Structuur en cultuur
Externe accountants mogen langer stilstaan bij de beoordeling van de groepsstructuur en de organisatiestructuur: zijn deze logisch gezien de strategie, adequaat, te licht, of juist onnodig complex? Dat laatste kan duiden op het verbergen van onregelmatigheden of het voorbereiden van een belangrijke ontwikkeling van de organisatie. Als er sprake is van een internationale structuur dan zijn contracten, transacties en geldstromen gevoeliger voor corruptie en witwassen. In alle gevallen moet de accountant hierop aanslaan en proberen de waargenomen structuur te begrijpen. En hoe organiseer je een bezoek aan een buitenlandse groepsentiteit en de component-accountant; de recente CBB-uitspraak over de Oekraïense houthandel is daarbij interessant vanuit fraudeperspectief (Accountant.nl, 16 september 2024).
Hetzelfde geldt voor de organisatiecultuur: de accountant moet vaststellen of deze passend is, of dat deze juist verhoogde risico’s met zich meebrengt. Denk daarbij niet alleen aan het risico van management override maar ook aan een hoge risk apetite. Dat kan komen door beperkte kennis en inzicht, voorbeeldgedrag, houding en druk zoals false incentives. Probeer het 8-criteria model van prof. Muel Kaptein (Erasmus Universiteit Rotterdam) eens toe te passen.
Ten slotte
In 2024 zagen we de aandacht bij de accountantsorganisaties wat verschuiven van fraude naar duurzaamheid. We merken op dat Standaard 3810N Assurance-opdrachten inzake duurzaamheidsverslaglegging veel aandacht besteedt aan het fraude en integriteit. Verder zien we dat controlecliënten aan hun accountant beginnen te vragen hoe ze hun frauderisicomanagement moeten verbeteren. Voorts wachten we op de vernieuwde handreiking 1153 Frauderisicofactoren. Ook doet AI zijn intrede en is meer en meer behulpzaam bij het duiden van signalen van fraude; een voorbeeld van tooling is dan een goede prompt voor ChatGPT en Copilot. Fraude staat ook in 2025 hoog op de accountantsagenda.
Wil je meer weten over dit bovenstaande? Neem contact op met:
