Een gedragscode is meer dan een ‘maatregel’ waarmee organisaties invulling kunnen geven aan het integriteitsbeleid van de organisatie. In het model van de acht basis soft controls van Muel Kaptein is het aspect ‘helderheid’ onderdeel van de preventieve soft controls. Het gaat dan over helderheid voor zowel bestuur, managers als medewerkers over wat gewenst en ongewenst gedrag is. Hoe duidelijker is wat gewenst gedrag is, hoe groter de kans is dat mensen ernaar gaan handelen. Een goed vormgegeven gedragscode is dan van belang. In een goede gedragscode is aandacht voor de basiswaarden van een organisatie. De gedragsregels kunnen hieraan worden gekoppeld.
In de praktijk van het doen van onderzoek komen we met regelmaat gedragscodes tegen die vrijwel uitsluitend bestaan uit gebods- en verbodsregels. Het nadeel van dergelijke gedragscodes is dat ze vaak (net) niet dekkend zijn voor een specifiek vermoeden van een misstand. In extreme gevallen is sprake van bijvoorbeeld een gedragscode waarin in het geheel geen aandacht is besteed aan een gedragsregel die betrekking heeft op het vermijden van belangenvermenging in contacten met leveranciers. Dan is dus niet helder welke uitgangspunten gelden bij niet zakelijke contacten met leveranciers waarbij de medewerker voordelen behaalt uit de contacten met de leveranciers.
Soms zijn er ook regels opgenomen in een gedragscode als ‘Een geschenk of gift met een waarde van boven de 50 euro mag door de medewerker niet worden geaccepteerd’. Het nadeel van een dergelijke regel is dat twee of meer geschenken of giften van dezelfde leverancier op dezelfde dag met elk een waarde van net onder de 50 euro volgens de letterlijke regel toegestaan zijn. Overdreven gesteld is tien keer een geschenk van € 49,99 dan ook volgens de regel toegestaan. Het is echter (overduidelijk?) niet in de lijn van de geest van de regel. De geest van de regel is dat voorkomen moet worden dat een leverancier een tegenprestatie kan verlangen. In de kern gaat het erom dat vermenging van belangen moet worden voorkomen. En dan laten we hier nog maar even buiten beschouwing het vraagstuk van waar de grens moet komen te liggen (bij € 25? Bij € 50? Of toch maar bij € 100?).
In de situatie waarbij onderzoek moet worden gedaan naar een vermoeden van een misstand is een gedragscode die uitgaat van de basiswaarden van een organisatie vaak praktisch beter toepasbaar dan een gedragscode waarin bepaalde situaties ontbreken of waarin niet heldere regels zijn opgenomen.
Punt blijft dat een goede gedragscode, die bekend is bij het personeel, een belangrijk onderdeel is van het integriteitsbeleid van een organisatie. Net als bijvoorbeeld de aanwezigheid van een goed meldkanaal, een vertrouwenspersoon en goede richtlijnen voor de situaties waarbij nader onderzoek naar een vermoeden van een misstand noodzakelijk is. De gedragscode is onderdeel van de bewustwording over integriteit, maar moet ook onderdeel zijn van het bewust blijven. Het mag daarom geen ‘dood stuk papier’ worden . Bijvoorbeeld een periodiek te herhalen e-learning over de gedragscode kan eraan bijdragen dat de gedragscode blijft leven in de organisatie.
Daarmee is het nog altijd geen ‘wiskunde’, maar het geven van helderheid over met name gewenst gedrag is wel onderdeel van het bewustzijn van de medewerkers ten aanzien van het lastig te duiden begrip integriteit.
Hoe toepasbaar is uw gedragscode? En hoe houdt u de gedragscode levend voor de medewerkers (en leveranciers)?
EBBEN kan organisaties helpen met het identificeren van de kernwaarden. Daarbij kan EBBEN ook helpen met het vertalen van de kernwaarden naar regels voor gewenst en ongewenst gedrag naar een gedragscode.
Met de EBBEN Soft Control game heeft u een leuk kaartspel in handen om op speelse wijze aandacht te geven aan de kwaliteit en het belang van uw Soft Controls. En aan de kernwaarden van uw organisatie.
Contact
Neem voor meer informatie contact op met:
