In de vorige publicatie hebben wij stilgestaan bij het inrichten van integriteitsbeleid en het trainen van medewerkers hierin. Uit dit artikel volgt dat integriteit niet alleen om regels, procedures en systemen gaat, maar ook – en misschien wel vooral – om gedrag. Mensen maken de organisatie, en hun gedrag bepaalt in hoge mate of integriteit wordt gewaarborgd of juist in het geding komt.
In dit artikel gaan wij dieper in op het gedrag in een organisatie.
De mens is een sociaal wezen. Het gevoel om ergens bij te horen, maakt deel uit van onze biologische drijfveren. Binnen organisaties kan zich dat vertalen in een sterke groepscultuur. Zo’n cultuur kan zorgen voor saamhorigheid, motivatie en loyaliteit – belangrijke waarden voor een gezonde organisatie.
Maar aan die kracht zit ook een keerzijde. Groepsdruk en loyaliteit kunnen leiden tot onwenselijke gedragspatronen. Denk aan het negeren van misstanden “om de sfeer goed te houden”, of het volgen van informele regels die haaks staan op formele normen. De zogenaamde ‘wij-zij’-mentaliteit kan ontstaan, waarbij kritische vragen worden weggewuifd of afwijkende meningen worden uitgesloten. Dit zijn de momenten waarop integriteitsrisico’s de kop opsteken.
Een voorbeeld hiervan is een medewerker van een overheidsinstelling die zich niet kon vinden in de aanbestedingsregels. Binnen de normen voor de aanbestedingen vond hij een wijze waarop hij makkelijker opdrachten kon gunnen aan leveranciers waarmee hij eerder had samengewerkt. Uit onderzoek naar de integriteitsketen volgde dat de ambtenaar hier beperkt op werd aangesproken omdat hij goede resultaten behaalde. Kritische vragen vanuit een andere afdeling werden daardoor niet gehoord in de organisatie. Dit verschil in mening is geëscaleerd wat tot wantrouwen heeft geleid en ontslag van de ambtenaar. Was dit onderwerp eerder en op een andere manier aangekaart had dit minder impact gehad op de organisatie.
Traditionele governance leunt sterk op ‘harde’ beheersmaatregelen: beleid, regels, toezicht. Maar deze ‘harde’ beheersmaatregelen zijn vaak niet toereikend om gedrag effectief te beïnvloeden. Dat is waar soft controls het verschil maken. Denk aan voorbeeldgedrag van leidinggevenden, open communicatie, het stimuleren van een aanspreekcultuur, en het bieden van ruimte voor tegenspraak.
Soft controls zijn minder tastbaar, maar minstens zo belangrijk. Ze dragen bij aan de gewenste bedrijfscultuur en geven inzicht in de normen en de waarden die binnen een organisatie écht leven. Door deze soft controls bewust in te zetten, kunnen organisaties het gedrag sturen in een richting die integriteit bevordert en risicovol gedrag voorkomt.
Een organisatie wilde de samenwerking tussen verschillende afdelingen verbeteren om innovatie te stimuleren. In plaats van alleen formele regels en procedures in te voeren, besloot het management om soft controls te gebruiken. Leidinggevenden begonnen actief voorbeeldgedrag te tonen door regelmatig interdepartementale vergaderingen te organiseren en open communicatie te bevorderen. Ze moedigde medewerkers aan om ideeën te delen en elkaar aan te spreken op constructieve wijze. Daarnaast werd er ruimte gecreëerd voor tegenspraak, waarbij medewerkers zonder angst voor repercussies hun zorgen en suggesties konden uiten. Deze aanpak leidde tot een cultuur van vertrouwen en samenwerking. Medewerkers voelden zich meer betrokken en gewaardeerd, wat resulteerde in een toename van innovatieve ideeën en succesvolle projecten. De organisatie zag een significante verbetering in haar concurrentiepositie en groeide sneller dan haar rivalen.
Effectieve governance begint bij het herkennen van gedragspatronen. Welke ongeschreven regels heersen er? Welke signalen geven medewerkers af? Wordt afwijkend gedrag beloond of afgestraft? Een grondige gedragsanalyse maakt deze patronen zichtbaar – en daarmee ook de onderliggende risico’s.
Dit is de stap naar verandering. Want pas als je begrijpt wat mensen drijft, kun je sturen op gedrag. Governance wordt dan niet langer een kwestie van controle alleen, maar van bewustzijn, cultuur en verbinding.
EBBEN Partners ondersteunt organisaties met Soft Control metingen en geeft vanuit deze metingen gerichte adviezen over het gedrag en cultuur. Neem vrijblijvend contact op met één van onze adviseurs voor de mogelijkheden.
In de volgende publicatie gaan wij dieper in op het cultuuraspect in een organisatie en hoe de cultuur kan bijdragen aan integer gedrag in een organisatie.
