Een integere organisatie begint bij gedrag: zeggen wat je doet en doen wat je zegt. Maar hoe krijg je grip op gedrag, voordat er iets misgaat? In hun dagelijkse praktijk worden Cosmo Schuurmans en Berend Snijders van EBBEN er steeds opnieuw in bevestigd dat er méér moet gebeuren met gedrag en soft controls binnen het werk aan integriteit en risicobeheersing. Vanuit haar werk als adviseur sociale veiligheid is Evita Slijper-Sips ervan overtuigd geraakt dat soft controls hét kader is om organisaties zelf met gedrag (of cultuur) aan de slag te laten gaan: concreet, onderzoekend en dicht op de dagelijkse praktijk.
Die twee perspectieven komen samen in een nieuwe samenwerking. Als associate partner gaat Evita met EBBEN samenwerken aan de ambitie om soft controls nadrukkelijker aan het werk te zetten: niet alleen voor inzicht achteraf, maar om gedrag eerder zichtbaar, bespreekbaar en beïnvloedbaar te maken en organisaties te helpen daar zelf eigenaarschap over te nemen.
Soft controls zijn al jaren onderdeel van het werk van EBBEN. Binnen vraagstukken rondom integriteit, governance, interne beheersing en frauderisicomanagement kijkt EBBEN niet alleen naar de formele inrichting van een organisatie, maar ook naar de gedragsmatige factoren die bepalen hoe die inrichting in de praktijk werkt. EBBEN werkt hierbij met het soft-controlsmodel van prof. Muel Kaptein, dat de basis heeft gevormd aan het concreet en hanteerbaar maken van de invloed van cultuur en gedrag op integriteit. Het model onderscheidt acht factoren die van invloed zijn op gedrag: helderheid, voorbeeldgedrag, uitvoerbaarheid, betrokkenheid, transparantie, bespreekbaarheid, aanspreekbaarheid en handhaving. Die begrippen komen tot leven wanneer je ze vertaalt naar wat mensen iedere dag doen. Is voor een medewerker duidelijk wat zorgvuldig handelen in een concrete situatie betekent, ook als een procedure niet precies voorschrijft wat te doen? Ervaart een medewerker voldoende ruimte om een dilemma op tafel te leggen? En ben je aanspreekbaar op je gedrag: sta je daadwerkelijk open voor feedback van een collega, ook wanneer die ongemakkelijk is of tijd en energie vraagt? Waar interne beheersing van oudsher sterk leunt op regels, procedures en systemen, maakte het soft-controlsmodel zichtbaar dat ook de manier waarop mensen met die regels omgaan bepalend is voor wat er in een organisatie daadwerkelijk gebeurt. Vanuit dat vertrouwde vertrekpunt zien we ruimte voor een volgende stap: soft controls niet alleen gebruiken om inzicht te krijgen in bestaande risico’s en ontwikkelpunten, maar ze nadrukkelijker aan het werk zetten. Eerder zicht krijgen op gedrag en de mechanismen die het beïnvloeden, zodat organisaties niet pas reageren wanneer er iets misgaat, maar eerder kunnen herkennen waar patronen ontstaan die integriteit, sociale veiligheid of samenwerking onder druk kunnen zetten.
“In vrijwel ieder onderdeel van onze dienstverlening, van integriteitsonderzoek en frauderisicoanalyses tot audits en advies over interne beheersing, zien we het belang van gedrag terug. Misschien wel juíst in de onderzoeken die we uitvoeren wanneer het vermoeden is dat er iets is misgegaan,” zegt Cosmo. “Juist dan zie je hoe gedrag, voorbeeldgedrag, aanspreekbaarheid en de ruimte om dingen bespreekbaar te maken een rol hebben gespeeld.”
Berend herkent dat vanuit de frauderisicoanalyses: “Als je een frauderisicoanalyse helemaal afpelt, blijft uiteindelijk altijd het gedrag over. Dat is voor een organisatie soms een onbevredigende conclusie: we kunnen processen aanscherpen, controles toevoegen en verantwoordelijkheden beter beleggen, maar uiteindelijk blijft de vraag wat mensen daadwerkelijk doen als het erop aankomt.” Dat wordt in onderzoeken heel concreet. Een controle kan goed zijn ingericht, terwijl degene die haar uitvoert onvoldoende ruimte ervaart om door te vragen als iets niet klopt. En signalen kunnen formeel gemeld worden, terwijl medewerkers in de dagelijkse praktijk eerst ervaren hoe hun leidinggevende of collega’s reageren wanneer iemand een lastig onderwerp aansnijdt. Juist die terugkerende rol van gedrag voedt de ambitie om soft controls nadrukkelijker preventief aan het werk te zetten: eerder zichtbaar maken welke gedragspatronen zich ontwikkelen, begrijpen wat deze in stand houdt en organisaties helpen om tijdig en zelf bij te sturen.
Ook Evita in haar werk als adviseur sociale veiligheid ziet een groeiende behoefte aan grip op gedrag en cultuur. Organisaties willen weten wat er speelt. Tegelijkertijd ziet zij hoe de vraag naar een “cultuuronderzoek” al snel kan leiden tot een groot en extern traject, waarbij de organisatie vooral onderwerp van onderzoek wordt. Bovendien geldt dat wat mensen doen en hoe zij met elkaar omgaan, voortdurend ontstaat in een bepaalde context en verandert in de dagelijkse praktijk. Het toerusten van de organisatie om zelf hiermee om te kunnen gaan, is duurzamer. “Soft controls bieden niet alleen een concrete manier om gedrag te onderzoeken; ze bieden een manier om mensen zelf met gedrag te leren werken, om het gesprek binnen de organisatie te brengen: bij teams, leidinggevenden en medewerkers zelf.”
De manier waarop mensen met elkaar omgaan, beïnvloedt de kwaliteit van samenwerking en de ervaren sociale veiligheid. Wordt een fout gebruikt om te leren of vooral om te zoeken wie verantwoordelijk is? En wordt iemand die een lastig onderwerp aansnijdt daadwerkelijk gewaardeerd om zijn kritische houding, of leert de omgeving juist dat zwijgen makkelijker is? Diezelfde dynamiek raakt uiteindelijk ook aan integriteit. Gedrag werkt door: wat wordt getolereerd, genormaliseerd of juist begrensd, beïnvloedt het gedrag van anderen. Daarom is het van belang dat (de juiste mate van) soft controls aanwezig zijn. “De echte waarde zit in wat mensen daarna zelf kunnen. Als je mensen helpt om gedrag te herkennen, er woorden aan te geven en het samen te onderzoeken, ontstaat er direct iets in de praktijk. Je maakt mensen niet alleen bewuster van gedrag, maar ook capabeler om er zelf mee om te gaan.” Juist daar ligt de kracht van soft controls. Zij bieden een concrete brug tussen begrippen als integriteit, sociale veiligheid en cultuur enerzijds en het dagelijkse gedrag van mensen anderzijds.
De ambitie is om soft controls nadrukkelijker aan het werk te zetten als praktisch vertrekpunt voor een continue manier van kijken, leren en bijsturen. We willen organisaties helpen om eerder zicht te krijgen op gedrag en de mechanismen die het beïnvloeden, maar vooral ook om het vermogen te ontwikkelen om daar zélf mee aan de slag te gaan.
Daar begint preventie: door eerder te zien wat gedrag in beweging zet en waar patronen kunnen ontstaan die uiteindelijk de integriteit en sociale veiligheid van een organisatie onder druk zetten. De combinatie van perspectieven van EBBEN en Evita is kenmerkend voor deze aanpak. EBBEN brengt jarenlange ervaring mee op het gebied van integriteit, governance, interne beheersing en frauderisicomanagement. Zo kijkt Cosmo vanuit zijn achtergrond als accountant naar beheersing en risico’s en Berend vanuit een bestuurs- en organisatiekundige bril naar organisatie, inrichting en gedrag. Evita voegt daar vanuit de antropologie en criminologie haar blik op gedrag, interactie, betekenisgeving en context aan toe. Waar die perspectieven elkaar raken, ontstaat een completer beeld van wat gedrag in organisaties stuurt.
“Wij helpen organisaties de mechanismen die gedrag sturen zichtbaar, bespreekbaar en beïnvloedbaar te maken, zodat zij het vermogen ontwikkelen om gewenst gedrag en integriteit duurzaam te versterken als onderdeel van de dagelijkse bedrijfsvoering.”
Daarvoor hoef je niet eerst precies te weten hoe ‘de cultuur ervoor staat’ om ermee aan de slag te gaan. Een organisatie kan beginnen met kijken naar wat er vandaag gebeurt. Kleine verschillen, signalen, spanningen of terugkerende patronen kunnen aanleiding zijn om het gesprek te voeren, te verdiepen en waar nodig te handelen. Het onderzoekende proces zelf wordt daarmee onderdeel van de ontwikkeling. Een vragenlijst, interview of groepsgesprek kan daarbij waardevolle inzichten opleveren, maar is geen eindpunt. Het zijn manieren om iets zichtbaar te maken en het gesprek te openen. De vraag is vervolgens wat mensen met die inzichten kunnen doen: welke patronen herkennen zij zelf, wat wordt bespreekbaar en waar kunnen zij bijsturen? Wij helpen om taal, inzicht en handelingsvermogen te ontwikkelen, zodat teams en leidinggevenden zelf beter in staat raken om gedrag te herkennen, bespreekbaar te maken en ervan te leren. De externe expertise brengt verdieping en perspectief, maar het vermogen om hiermee verder te gaan moet binnen de organisatie komen te liggen.
Wilt u meer weten over het voorgaande, maak dan contact met Berend Snijders, Cosmo Schuurmans of Evita Slijper-Sips.
Download hier de brochure Soft controls aan het werk
