Verplichtingen, structuur en praktische inrichting
In de publicatie Grip op Fraude stonden we al kort stil bij het belang van het hebben van een klokkenluidersregeling en meldkanaal voor het detecteren van fraude. In deze publicatie gaan we hier verder op in.
Waarom een klokkenluidersregeling?
Een klokkenluidersregeling biedt werknemers en andere melders de mogelijkheid om vermoedens van misstanden te melden, zonder angst voor maatregelen. Sinds de implementatie van de EU-richtlijn inzake klokkenluidersbescherming is een dergelijke regeling in veel gevallen verplicht. Maar ook bij het ontbreken van de wettelijke verplichting is het voor organisaties raadzaam om een klokkenluidersregeling te hebben. De regeling bevordert transparantie, versterkt de interne controle en draagt bij aan een integere bedrijfscultuur.
Wettelijke verplichtingen (hoofdlijnen)
Organisaties met 50 werknemers of meer zijn wettelijk verplicht om een interne meldregeling in te richten. Deze moet in ieder geval:
- Een intern meldkanaal bevatten;
- Duidelijk maken hoe meldingen worden ontvangen, behandeld en opgevolgd;
- Anonimiteit van de melder waarborgen;
- Maatregelen beschrijven tegen benadeling van de melder;
- Heldere termijnen bevatten voor ontvangstbevestiging en terugkoppeling;
- Zich uitstrekken tot meldingen van werkgerelateerde misstanden, zoals schendingen van wet- en regelgeving of maatschappelijke normen.
Onderdelen van een klokkenluidersregeling
Een degelijke klokkenluidersregeling omvat ten minste de volgende elementen:
- Reikwijdte van de regeling: Welke soorten meldingen vallen eronder? Denk aan fraude, corruptie, milieuvervuiling, inbreuken op privacywetgeving, ongewenste omgangsvormen etc.
- Wie kan melden? Onder een effectieve klokkenluidersregeling kunnen niet alleen medewerkers- maar ook zzp’ers, vrijwilligers, stagiairs en leveranciers melden.
- Binnen de organisatie moet duidelijk gecommuniceerd worden waar en hoe gemeld kan worden. Dit begint bij het bespreken met een collega, een leidinggevende of een vertrouwenspersoon en eindigt bij het melden via een meldkanaal.
- Anonimiteit en bescherming: Beschrijf hoe de identiteit van de melder wordt beschermd, en hoe maatregelen worden voorkomen. Dit verlaagt de drempel voor personen om een melding te doen. Tegelijkertijd is het van belang dat ook degene over wie een melding wordt gedaan wordt beschermd door de juiste opvolging.
- Onderzoek en opvolging: De klokkenluidersregeling laat zien wanneer een melding onderzoekswaardig is en wie hier uiteindelijk over beslist. De klokkenluidersregeling vermeldt ook wie het onderzoek mag uitvoeren (intern of extern) en welke termijnen hiervoor gehanteerd worden.
- Externe meldmogelijkheden: Vermeld waar en wanneer een melder zich tot een externe instantie mag wenden, zoals de Autoriteit Persoonsgegevens, ILT of het Huis voor Klokkenluiders.
Eisen aan een meldkanaal
Het meldkanaal is het hart van de regeling. De bekendheid en gebruiksvriendelijkheid van een meldkanaal kunnen de kans op externe meldingen verkleinen. De volgende voorwaarden zijn essentieel:
- Toegankelijkheid: Makkelijk vindbaar, duidelijk en beschikbaar voor alle relevante groepen. Als in een organisatie personen met meerdere nationaliteiten werkzaam zijn moet het meldkanaal ook in meerdere talen voorzien.
- Veiligheid en vertrouwelijkheid: Technisch en organisatorisch beveiligd, met waarborging van anonimiteit indien gewenst. Daarnaast voorziet het meldkanaal in een functionaliteit waarin de behandelaar continu anoniem met de melder kan communiceren. Anonimiteit van de melder blijft gewaarborgd totdat de melder hier zelf afstand van neemt.
- Onafhankelijkheid: De meldingen worden behandeld door een onafhankelijke functionaris of afdeling (zoals een compliance officer).
- Registratie en documentatie: Elke melding wordt zorgvuldig geregistreerd in een beveiligde externe omgeving met waarborging van vertrouwelijkheid. Tevens biedt de externe omgeving de mogelijkheid om ongelimiteerd informatie en bijlagen te delen met de behandelaar.
- Terugkoppeling: Binnen 7 dagen bevestiging van ontvangst, en binnen 3 maanden een inhoudelijke terugkoppeling.
Een goede klokkenluidersregeling met bijbehorend meldkanaal is meer dan een juridische verplichting: het is een essentieel instrument voor risicobeheersing, integriteit en goed bestuur.
EBBEN Partners ondersteunt organisaties met het opstellen van een klokkenluidersregelging en het inrichten van een meldkanaal met de bijbehorende instructies. Hiervoor werken wij samen met onze business partner SpeakUp. Wil je meer weten naar aanleiding van deze publicatie of wil je meer weten over de mogelijkheden, neem dan vrijblijvend contact op met een van onze professionals Cosmo Schuurmans of Kim Scholten.
