Woningcorporaties werken intensief samen met onderhoudsbedrijven. Het gaat vaak om langdurige relaties, aanzienlijke contractwaarden en een hoge mate van operationele afhankelijkheid. Juist deze combinatie maakt de onderhoudsketen kwetsbaar voor integriteitsrisico’s. Er zijn verschillende praktijkvoorbeelden waarbij onderhoudsbedrijven meer uren of duurdere materialen in rekening brengen voor het uitvoeren van reparatieonderhoud of het opknappen van een woning bij een verhuizing. De Handreiking Integriteit van de Autoriteit woningcorporaties (Aw) benadrukt dat niet-integer handelen door externe partijen, zoals onderhoudsbedrijven, een reëel risico vormt en dat corporaties een eigen verantwoordelijkheid hebben om deze risico’s te beheersen.
In de praktijk zien we dat vermoedens van niet-integer handelen zelden op zichzelf staan. Onregelmatigheden bij onderhoudsbedrijven kunnen samenhangen met onvoldoende interne beheersing binnen de corporatie zelf, of met gedrag van medewerkers die – bewust of onbewust – grenzen laten vervagen. Denk aan belangenverstrengeling, ondoorzichtige opdrachtverlening of een cultuur waarin langdurige relaties belangrijker worden geacht dan kritische toetsing.
Integriteit vraagt daarom om meer dan het reageren op incidenten. Het vraagt om een samenhangende aanpak waarin preventie, detectie en – waar nodig – onafhankelijk onderzoek elkaar versterken.
Effectieve preventie van integriteitsrisico’s start bij een goed ingerichte interne beheersing. Daarbij is het essentieel om verder te kijken dan alleen procedures en regels. Interne beheersing bestaat uit zowel hard controls (structuren, processen en systemen) als soft controls (gedrag, cultuur en voorbeeldfunctie). Juist in de onderhoudsrelatie is die combinatie cruciaal.
Hard controls vormen het noodzakelijke fundament. Voor woningcorporaties gaat het onder meer om duidelijke inkoop- en aanbestedingsprocedures, heldere rol- en verantwoordelijkheidsverdeling, transparant contract- en opdrachtbeheer en periodieke controles. Deze maatregelen verkleinen de kans op fouten en misbruik, maar bieden geen volledige garantie. In complexe situaties of bij langdurige samenwerkingen kan ruimte ontstaan om regels te omzeilen of op te rekken.
Daarom zijn soft controls minstens zo belangrijk. Zij bepalen in hoge mate hoe regels in de praktijk worden toegepast. Worden medewerkers gestimuleerd om kritische vragen te stellen? Is er ruimte om dilemma’s te bespreken? En voelen medewerkers zich veilig om signalen te melden? Een cultuur waarin resultaat of relatie zwaarder weegt dan integriteit vergroot het risico op grensoverschrijdend gedrag.
Integriteitsaudits en frauderisicoanalyses vormen een belangrijke schakel tussen hard en soft controls. Zij maken inzichtelijk waar processen kwetsbaar zijn, maar ook waar gedrag en cultuur extra aandacht vragen. Niet als afrekeninstrument, maar als spiegel: waar lopen we risico, en waarom? En hoe kunnen we deze risico’s verkleinen en bespreekbaar maken?
Ondanks preventieve maatregelen kan de situatie ontstaan dat er signalen of vermoedens zijn van niet-integer handelen door een onderhoudsbedrijf, al dan niet in combinatie met betrokkenheid van een medewerker van de corporatie. In dat geval is zorgvuldig handelen en onafhankelijk onderzoek essentieel.
Een onafhankelijk onderzoek dient meerdere doelen. Allereerst het vaststellen van de feiten: wat is er gebeurd, wie was betrokken en in hoeverre zijn regels of normen overschreden? Daarnaast draagt onderzoek bij aan het beschermen van de organisatie én de betrokken personen, door hoor en wederhoor toe te passen en conclusies te baseren op objectieve bevindingen in plaats van aannames.
Belangrijk is ook de governance-dimensie. Bestuur en toezichthouders hebben de verantwoordelijkheid om bij serieuze signalen aantoonbaar zorgvuldig te handelen. Een onafhankelijk onderzoek biedt daarvoor een solide basis en voorkomt dat corporaties blijven hangen in onzekerheid of informele afhandeling.
De uitkomsten van onderzoek reiken bovendien verder dan het incident zelf. Zij geven inzicht in onderliggende oorzaken, zoals tekortschietende beheersing, onduidelijke verantwoordelijkheden of culturele patronen. Daarmee vormt onderzoek niet alleen een corrigerend instrument, maar ook een belangrijke bron voor structurele verbetering.
Integriteitsbeleid en beheersmaatregelen zijn alleen effectief als zij worden gedragen in de organisatie. Daarom is aandacht voor bewustwording en morele oordeelsvorming onmisbaar. In de praktijk van onderhoud en uitbesteding doen zich regelmatig dilemma’s voor waarvoor geen eenduidig antwoord bestaat.
Trainingen, zoals dilemmatrainingen of trainingen morele oordeelsvorming, helpen medewerkers en leidinggevenden om deze situaties te herkennen, bespreekbaar te maken en weloverwogen keuzes te maken. Zo wordt integriteit geen abstract begrip, maar een dagelijks onderdeel van professioneel handelen.
Niet-integer handelen in de onderhoudsketen vraagt om een geïntegreerde aanpak. Preventie door sterke interne beheersing staat voorop, maar waar nodig moet onafhankelijk onderzoek zorgen voor helderheid en herstel. Door hard en soft controls te verbinden en integriteit actief te blijven ontwikkelen, kunnen woningcorporaties hun maatschappelijke taak op een integere en verantwoorde manier blijven uitvoeren. EBBEN ondersteunt woningcorporaties bij het voorkomen van non-compliance en is direct beschikbaar voor onafhankelijk onderzoek.
Wilt u meer weten over het voorgaande, maak dan contact met Peter van Leusden of Cosmo Schuurmans.
