Bij anti-corruptiebeleid denken we eerst aan organisatorische maatregelen bij internationale bedrijven. Maar ook zuiver Nederlandse bedrijven, dus zonder import/export, moeten anti-corruptiebeleid hebben. Immers, allerlei vormen van corruptie doen zich ook in Nederland voor. De Amerikaanse Securities and Exchange Commission (SEC) en de Engelse Serious fraud Office, zijn verantwoordelijk voor de handhaving van hun lokale corruptiewetten. Zij hebben een een lange arm die landsgrenzen overgaat. Behalve bedrijven zijn overheden kwetsbaar, vooral voor passieve corruptie. We zien hoe ondermijning oprukt, waarbij criminele organisaties ambtenaren betalen voor illegale diensten zoals paspoorten, informatie over kentekens en tips over toezicht en handhaving. Elk soort organisatie is kwetsbaar voor bepaalde corruptierisico’s en moet passende beheersmaatregelen treffen.
Normenkader
Zoals u hiervoor al kon zien, is corruptie een breed begrip. Het is opgenomen in het wetboek van strafrecht: actieve en passieve corruptie, ambtelijke en niet-ambtelijke corruptie. Daarnaast hanteert uw accountant de definitie van de Association of Certified Fraud Examiners (ACFE): belangenconflicten, dure cadeaus, economische afpersing, overfacturatie met kickback en manipulatie van offerteprocedures. Het kan elke organisatie overkomen. Hoe ziet effectief anti-corruptiebeleid er uit?
Corruptie is een vorm van fraude en anti-corruptiebeleid hoort dus thuis in het anti-fraudebeleid van de organisatie, onderdeel van het risicomanagement. Daarvoor verwijzen we naar de publieke management letter “Scherp op Fraude” van de Koninklijke Nederlandse Beroepsorganisatie van Accountants (NBA). Hierin staan vijf signalen voor de diverse spelers in de keten, zoals bestuurders, toezichthouders en accountants. Deze signalen zijn:
In dit uitstekende document is elk signaal voorzien van praktische aanbevelingen voor organisatorische maatregelen.
In lijn hiermee gaan we dieper in op de belangrijkste specifieke anti-corruptiemaatregelen.
1.Bewustmaking en training
Anti-corruptiebeleid maak je niet tussen neus en lippen door. Reken op een doorlooptijd van enkele jaren om dit te ontwikkelen, in te voeren, te monitoren en bij te sturen. Dat zit hem vooral in de doorlooptijd van programma’s voor bewustmaking en training. Zonder de juiste toon-van-de-top, bewustmaking en training ontbreken de nodige reflexen, kennis en vaardigheden in de organisatie. Het uitgestippelde anti-corruptiebeleid is dan niet geloofwaardig, daar wordt zo doorheen geprikt door de hiervoor genoemde spelers in de keten. Voor elke gewenste gedragsverandering moet je een organisatie de tijd geven, anders ontbreekt de intrinsieke motivatie om te veranderen.
2.Frauderisicoanalyse
Centraal in het anti-fraudebeleid van elke organisatie staat de frauderisicoanalyse. Deze start met een inventarisatie van de structuren en de processen die kwetsbaar zijn voor corruptie. Gevolgd door een beoordeling van de beheersmaatregelen die zijn getroffen om deze corruptierisico’s te beheren. Cruciaal is om eerst die kwetsbaarheidsanalyse te maken en dan pas naar de beheersmaatregelen te kijken. De praktijk leert namelijk dat de analyse anders oppervlakkig wordt en ten onrechte te conclusie wordt getrokken dat het wel zal loslopen met dat corruptierisico; “en als het dan toch gebeurt, dan wordt het niet zo groot”.
3.Basismaatregelen voor een weerbare organisatie
De basismaatregelen van anti-corruptiebeleid mogen in geen enkele organisatie ontbreken. Naast de genoemde bewustmaking, training en frauderisico-analyse gaat het vooral om de volgende maatregelen:
4.Maatwerkoplossingen in de kwetsbare processen
Het is belangrijk dat er in de meest kwetsbare bedrijfsprocessen (zie punt 2 hiervoor) passende specifieke beheersmaatregelen worden getroffen. De kwetsbaarheid voor corruptie verschilt al per sector. We geven enkele voorbeelden.
Bouw- en constructiebedrijven, waar gewerkt wordt met grote projecten, die soms over meerdere jaren lopen, zijn kwetsbaar voor aanbestedingsfraude. Een belangrijke maatregel hier is de actieve betrokkenheid van de bestuurders bij de beoordeling van grote aanbestedingen, om ongewenste risico’s te beperken. Ook de actieve betrokkenheid van de interne toezichthouders en de accountant bij de aanbestedingsprocedures geeft hier extra zekerheid. Ten slotte noemen we het belang om het fêteren van lokale politici en ambtenaren met cadeaus, etentjes, skyboxen en dergelijke te voorkomen.
Gemeentes zijn, ondanks alle aandacht voor ambtelijke integriteit, in toenemende mate kwetsbaar voor ondermijning. Specifieke beheersmaatregelen betreffen bewustmaking en training van de kwetsbare ambtenaren, waarbij diep inzicht wordt gegeven in de kwetsbaarheid en in de signalen van ondermijning. Voorts wordt geïnvesteerd in bescherming en monitoring van digitale informatie in databases, tegen ongeoorloofd raadplegen. Ten slotte noemen we de voorlichting van ketenpartners buiten de gemeentelijke organisatiestructuur, zoals de inwoners en lokale middenstand.
Exportbedrijven lopen tegen een verhoogd corruptierisico aan in landen die slecht scoren in de CPI-index van Transparency International. Het is nodig om te investeren in bewustmaking en training van de medewerkers van de buitendienst. De verstrekte informatie moet diepgaand inzicht geven in de regels en gewoontes in het betreffende land en regio: wetten, cultuur en incidenten. Verder moet de kwaliteit van de contracten met lokale partijen, zoals afnemers en agenten, regelmatig worden beoordeeld door interne en zo nodig externe deskundigen; zo moeten de in rekening gebrachte prijzen en vergoedingen in overeenstemming zijn met de werkelijk geleverde prestaties.
Besluit
Uiteindelijk kiest u uit de hiervoor genoemde beheersmaatregelen een selectie op maat van uw organisatie. Een veel gestelde vraag is: doen we wel genoeg en schieten we ook niet door? Het antwoord krijgt u in de contacten met de genoemde partijen uit de keten, vooral bestuurders, toezichthouders en uw accountant. Zij kennen uw organisatie en samen komt u daar uit.
Heeft u vragen over het voorgaande of behoefte aan overleg, maak dan contact met de heer Peter van Leusden en Evert Jan Lammers RA.
