eDiscovery biedt grip op digitale informatie – ook bij gerechtelijke procedures

Digitale bewijsvoering met eDiscovery

Een voorbeeld uit onze praktijk: een advocaat staat aan het begin van een procedure en hij krijgt te maken met een digitaal doolhof aan bewijsstukken. Hij staat een onderneming bij die vermoedt dat haar voormalige bestuurders onrechtmatig hebben gehandeld. Om de feiten boven tafel te krijgen, moet de advocaat inzicht krijgen in tienduizenden e-mails, documenten en chatberichten. De documenten moeten in korte tijd worden beoordeeld; welke documenten zijn (juridisch) relevant? Deze enorme uitdaging komt steeds vaker voor. Denk aan zaken over commerciële geschillen en zaken over fraude.

De oplossing komt in de vorm van Electronic Discovery (eDiscovery): gespecialiseerde digitale dienstverlening die advocaten helpt om snel de relevante informatie te vinden in een berg van data. Wij ondersteunen advocaten onder andere met eDiscovery zodat zij hun cliënten nog beter van dienst kunnen zijn. In deze publicatie nemen we je mee in het proces en de kansen van eDiscovery: van het veiligstellen van data tot aan het (laten) gebruiken van een efficiënte review-workflow.

Wat is eDiscovery?

eDiscovery is het proces waarin digitale informatie wordt geïdentificeerd, verzameld, geïndexeerd en beschikbaar gemaakt voor een beoordeling. Denk aan e-mails en documenten uit bedrijfsservers, cloudopslag, smartphones, chats of zelfs audio- en videobestanden. In een eDiscovery-onderzoek wordt al deze ongestructureerde data systematisch doorgespit om precies díe stukken te vinden die van belang zijn voor de zaak. Met behulp van geavanceerde software kunnen we data uit verschillende bronnen centraliseren, doorzoekbaar maken en ontdubbelen. Vervolgens kunnen relevante documenten worden gefilterd, gegroepeerd en gevisualiseerd. Zo ontstaat er in korte tijd structuur in wat eerst een onoverzichtelijke berg informatie was.

In dit artikel beschrijven we een aantal stappen van het eDiscovery proces:

We lichten deze stappen hierna nader toe.

Hoe start een proces?

De eerste stap in het eDiscovery-proces is het identificeren en veiligstellen van alle relevante data. Denk aan het maken van forensische kopieën van harde schijven, het downloaden van cloudgegevens, het veilig kopiëren van e-mailboxen of chatberichten. Cruciaal is dat dit op een forensisch verantwoorde wijze gebeurt. Dat wil zeggen: de data wordt bit-voor-bit, volledig onveranderd, gekopieerd met behoud van alle metadata (denk aan verzenddata, auteurs, lees-/wijzigingsrechten) en zelfs verwijderde bestanden of e-mails waar mogelijk. Zo’n forensische kopie verzekert de gebruiker ervan dat hij een complete en authentieke dataset heeft die later als betrouwbaar bewijs kan dienen.

Vervolgens kan er een gap-analyse (een controle op eventuele ontbrekende data of hiaten in nummers van e-mailketens) uitgevoerd worden en wordt de volledigheid van de dataset getoetst. Zo kan snel geïdentificeerd worden of er bijvoorbeeld gegevens zijn verwijderd en komt het volledige feitenrelaas op tafel. Het is belangrijk om bij deze stap oog te houden voor privacy- en geheimhoudingsplichten. Een gedegen forensisch verzamelde dataset vormt de stevige basis voor de volgende fase van eDiscovery, waarin de inhoud wordt doorzocht.

Na het veiligstellen en inladen van de gegevens, krijgt de gebruiker toegang tot een speciaal eDiscovery-platform waarin alle documenten, e-mails en andere data overzichtelijk beschikbaar zijn. Dit is een beveiligde online omgeving (naar keuze lokaal of cloudgebaseerd) waar de data is geïndexeerd – dat wil zeggen: doorzoekbaar gemaakt op woorden, datum, afzender, ontvanger, enzovoort. Zo kan de gebruiker zelf eenvoudig zoeken naar specifieke namen, trefwoorden of datumreeksen. De gebruiker heeft zelf de regie over zijn zoekacties. Dit komt de documentreview ten goede.

Hoe werkt documentreview?

Wanneer de data doorzoekbaar en gefilterd is, begint de kern van eDiscovery: de documentreview. Dit is het proces van beoordelen welke documenten werkelijk relevant, vertrouwelijk of bijvoorbeeld onder een privilege vallen. Hier komt een slimme review-workflow van pas, waarin een eerste en tweede review-ronde worden onderscheiden (first level en second level review in eDiscovery-termen):

• First level review: in deze fase wordt de documentenset op hoofdlijnen gescreend. Dit kan deels geautomatiseerd. Moderne eDiscovery-platforms bieden bijvoorbeeld AI-ondersteuning zoals predictive coding: je beoordeelt zelf een klein aantal voorbeelddocumenten als “relevant” of “niet relevant”, en de software leert hieruit om de rest van de dataset te voorspellen en te sorteren. Documenten die met hoge waarschijnlijkheid irrelevant zijn, worden terzijde gelegd; mogelijk relevante stukken komen bovendrijven. Zo’n technische eerste schifting kan de te beoordelen hoeveelheid data drastisch terugbrengen. Het resultaat is dat de gebruiker een gereduceerde en gefilterde set documenten krijgt om diepgaand te analyseren. In onze casus ontdekt de advocaat via de eerste analyse dat er intensief e-mailcontact is geweest met de voormalig CFO en een externe partij rond het moment van een dubieuze transactie. Deze bevinding wordt het startpunt voor de tweede, meer gerichte review.
• Second level review: na de eerste fase wordt een veel kleinere verzameling documenten weergegeven voor een nadere screening. Het kan hierbij gaan om enkele honderden documenten in plaats van tienduizenden documenten, welke met een verhoogde relevantie kans zijn geselecteerd. Nu kan de gebruiker zich concentreren op de inhoud: het juridisch duiden van deze documenten, het herkennen van het “rode draad” bewijs, en het bouwen van de argumentatie. Bovendien zijn de documenten in het platform vaak al voorzien van handige annotaties of labels uit de eerste review (bijvoorbeeld: “privé”, “vertrouwelijk”, “mogelijk verschoningsgerechtigd”), en kunt u gebruikmaken van functies als highlighten van trefwoorden of het weergeven van communicatiepatronen tussen personen, en kan er efficiënt worden gewerkt aan een goed onderbouwd feitenrelaas en een overtuigend procesdossier.

Welke kansen biedt eDiscovery?

Een gefaseerde aanpak met behulp van eDiscovery brengt de gebruiker verschillende kansen, in het bijzonder voor de advocaat die zijn cliënt beter wil helpen:

• Meer grip op grote hoeveelheden digitale informatie: de kans dat belangrijke documenten over het hoofd worden gezien wordt verkleind door gebruik van AI en het bundelen van geavanceerde software en jarenlange onderzoeksexpertise;
• Minder tijd besteden aan het analyseren en filteren van documenten in grote hoeveelheden digitale informatie;
• Er zijn geen investeringen benodigd voor kostbare IT-infrastructuur. De kosten voor eDiscovery worden per project gekaderd waardoor je als advocaat in staat wordt gesteld om snel te schakelen;
• Als advocaat houd je de controle over wat (juridisch) relevant is, zonder elk document zelf te hoeven analyseren. Daarbij werkt de technologie als een filter en een versneller.

Door de combinatie van mens en machine wordt het reviewproces sneller gemaakt en ook consistenter.  De beoordeling wordt objectiever en reproduceerbaar. Het resultaat is een compleet en goed geordend bewijsdossier, samengesteld in een fractie van de tijd die een handmatige review zou vergen.

Resumerend

De opkomst van eDiscovery toont aan dat technologie en juridische expertise hand in hand kunnen gaan. Door digitale data forensisch veilig te stellen, slim doorzoekbaar te maken en efficiënt te laten reviewen, ontstaat er orde in een digitale chaos. Als advocaat houd je hierdoor de controle over wat werkelijk van belang is. Je profiteert van snelheid en schaalbaarheid van moderne tools, wat ten goede komt aan de dienstverlening voor cliënten.

Met de juiste middelen word je in staat gesteld om snel de relevante informatie boven water te halen. Deze aanpak – waarvan EBBEN’s eDiscovery-dienstverlening een voorbeeld is – stelt je in staat om je inhoudelijke (juridische) vaardigheden maximaal in te zetten, terwijl de technische drempels voor je worden weggenomen.

Wil je meer weten over de mogelijkheden van eDiscovery? Neem dan contact op met: Jelle Oorebeek, Kai-Chun Chan of Marcel Westerhoud.

Bel met Jelle Mail met Jelle

 

Bel met Kai-Chun Mail met Kai-Chun

Bel met Marcel Mail met Marcel