Laat de accountant altijd de werking van de AO/IB beoordelen, ook als hij er niet op steunt bij de jaarrekeningcontrole, anders is zijn management letter onvolledig en zit de organisatie waarschijnlijk met een blinde vlek.
Kleinere organisaties kennen vaak structurele beperkingen in hun administratieve organisatie en interne beheersing (AO/IB). Functiescheidingen zijn beperkt toepasbaar. En gescheiden functies zijn vaak enkelvoudig bemand, zodat taken blijven liggen wanneer er iemand tijdelijk uitvalt. Voorbeelden zijn langdurige ziekte, zwangerschapsverlof of betrokkenheid bij een groot project zoals een due diligence of herstructurering. Zo vallen functiescheidingen en controlehandelingen tijdelijk weg.
Eveneens in kleinere organisaties worden interne beheersmaatregelen vaak niet uitgevoerd omdat dit als inefficiënt wordt gezien. Voorbeelden zijn de werkelijke toepassing van het vier-ogenprincipe en het echt uitvoeren van bepaalde controles. Compenserende controles zijn vaak wel mogelijk maar worden achterwege gelaten om dezelfde redenen.
Als de directie en de aandeelhouders zich bewust zijn van dergelijke beperkingen, en geen compenserende maatregelen nemen, dan noemen we dat risk apetite. Vaak is er echter sprake van risk ignorance.
Een accountant kan ze daarop wijzen. Kleinere organisaties hebben echter geen wettelijke controleplicht. En bij vrijwillige controles doet de accountant bijna nooit een systeemgerichte controle maar een gegevensgerichte controle. Daarbij beperkt de accountant zijn beoordeling van de AO/IB tot de opzet en het bestaan ervan en kijkt niet naar de werking ervan.
Directie en aandeelhouders van dergelijke kleinere organisaties denken dat de jaarlijkse management letter van hun accountant ze informeert over de delen van de AO/IB die niet goed werken. Ze realiseren zich niet dat de accountant dit niet in zijn controle betrekt. Terwijl juist kleinere organisaties er behoefte aan hebben dat hun accountant ze elk jaar wijst op hun zwakke plekken. Dit kan leiden tot de genoemde risk ignorance. Dit doet zich zo vaak voor, dat ik van een weeffout zou willen spreken.
Advies: Indien een accountant van een organisatie niet steunt op de AO/IB voor zijn jaarrekeningcontrole, dan helpt hij zijn opdrachtgever enorm door toch de werking van de AO/IB te beoordelen. Anders is zijn managementletter onvolledig. Zo niet, dan zou hij moeten vermelden dat hij de management letter alleen heeft gebaseerd op een beoordeling van de opzet en het bestaan en niet van de werking van de AO/IB.
Voor alle vragen over forensische accountancy oplossingen in accountantsorganisaties of fraud riskmanagement in bedrijven kunt u contact opnemen met drs. Evert Jan Lammers RA: 035-2057575
Bel met Evert-Jan Mail met Evert-Jan
