De samenwerking

Een nieuwe samenwerking op het gebied van meldkanalen en het onderzoeken van binnenkomende meldingen. Te beginnen met waarom deze samenwerking hoognodig is; steeds meer provincies, gemeenten en non-profit organisaties kiezen voor een meldkanaal om misstanden tegen te gaan. Hier kunnen inwoners, organisaties en zorgverleners fraude of misstanden (of vermoedens daarvan) melden. Het Rijk heeft meermaals opgeroepen om meer en beter te controleren op onder meer de uitgave van zorgkosten. Jaarlijks lekken er miljarden zorggeld weg. Goed omkaderde meldingen helpen om zorgfraude en andere misstanden aan te pakken.

Samen met People Intouch bieden we de oplossing. Het hebben van een goed meldkanaal als Speakup is een basisvereiste. Verder hebben de cultuur van de organisatie en de aanwezigheid van soft controls een positieve impact op de bereidheid om misstanden te melden. “De manier van melden moet simpel blijven, alleen zo werkt Speakup succesvol. Deze methode maakt melden eenvoudig,” aldus Managing Director Maurice Canisius.

Een waargebeurd verhaal

Hoe het gaat in de praktijk, ofwel een verhaal vers van de pers; een general counsel van een grote onderneming zei trots dat er in zijn organisatie nooit een melding binnenkwam. Hij ging ervan uit dat er kennelijk niets te melden was. Misschien is het in die organisatie de hoogste tijd om eens goed te kijken of de meldkanalen wel goed open staan en er een organisatiecultuur is die een gezonde meldingsbereidheid creëert.

Het lijkt op afstand makkelijk, logisch te verklaren en achteraf altijd duidelijk. De praktijk leert dat we veel situaties onderschatten of niet goed doorzien. Juist wellicht omdat het zo voor de hand liggend is.

Melden voor de publieke en private sector

Een deel van onze werkzaamheden heeft betrekking op onregelmatigheden in en rond organisaties zoals niet-integer gedrag, non-compliance en fraude. Met ervaren professionals ontzorgen we onze klanten, mede door succesvolle tools en oplossingen.

Meldkanaal

Een van deze succesvolle oplossingen betreft het meldkanaal. Een succesvol meldkanaal is geen complex product, maar moet zorgvuldig worden ingevoerd, beheerd en toegepast:

Fase 1 – Selecteren van een passend en compliant meldkanaal

  • Kennisnemen van de regels en preselectie van aanbieders
  • Selecteren van het meest geschikte meldkanaal
  • Inrichten en testen van het meldkanaal

Fase 2 – Volwaardig inbedden en invoeren van het meldkanaal

  • Ontwerpen en inrichten van het meldproces
  • Ontwerpen en invoeren van meldprocedures
  • Bewustmaken en trainen van directie en medewerkers

Fase 3 – Correct beheren van het meldkanaal

  • Beschermen van de melder, ook bij anonieme meldingen
  • Technisch beveiligen van meldtraject en casemanagement
  • Zorgvuldige triage van de ontvangen meldingen

Fase 4 – Professioneel uitvoeren van intern of onafhankelijk onderzoek

  • Interactie tussen melder en onderzoekers (ook anoniem)
  • Ondersteunen van onderzoeken met forensic tooling
  • Helder rapporteren over de bevindingen
  • Ondersteunen bij eventuele vervolgacties

EBBEN is thuis in elk van deze fasen. U kunt onze ondersteuning inroepen voor één of meerdere fasen of voor losse elementen daaruit.

Ambitie

Het is onze ambitie om meldkanalen van organisaties in de private en de publieke sector compliant en succesvol te maken, in samenwerking met:

  • De betreffende organisatie;
  • De leverancier van het betreffende meldplatform;
  • Onze professionals.

Waarom een meldkanaal?

Het gaat primair om organisaties van enige maatschappelijke betekenis. Denk hierbij aan gemeenten met 10.000+ inwoners, bedrijven met 50+ medewerkers en organisaties waar de toezichthouder of de moedermaatschappij het verplicht stelt. Verder zijn er organisaties die uit vrije wil een meldkanaal hebben.

Onderzoek toont aan dat bijna de helft van de bedrijfsfraudes wordt ontdekt door tips, waarvan een derde afkomstig is van buiten de organisatie. Een meldkanaal faciliteert dergelijke meldingen, ook voor externe stakeholders. Het is de verantwoordelijkheid van elke organisatie om het meldproces zorgvuldig in te richten: compliant en veilig. Andere voorbeelden van meldingen zijn ongewenst gedrag en het niet naleven van de regels.

Waarom EBBEN?

Organisaties die samenwerken met EBBEN ervaren de volgende voordelen:

  • Wij ontzorgen de organisatie
  • Wij brengen rust, overzicht en beheersing.
  • 24/7 beschikbaarheid van het platform en senior professionals
  • Binnen 24-uur opvolging van de melding
  • Wij genieten het vertrouwen van toezichthouders.

 Professioneel

Een toenemend aantal organisaties heeft een of meerdere meldkanalen, zodat klokkenluiders veilig misstanden kunnen melden. Ontvangen meldingen moeten zorgvuldig worden behandeld en op professionele wijze worden afgewikkeld. Wij ondersteunen bestuurders en interne toezichthouders om een professioneel rapportageproces te runnen. Zelf zijn we geen leverancier van meldkanalen maar we werken wel samen met aanbieders van first-class meldplatforms.

Vertrouwelijk

Een meldkanaal wordt alleen vertrouwd, als de identiteit van de melder en de inhoud van de melding volledig beschermd zijn. De beveiliging van het meldkanaal heeft dan ook topprioriteit. En dit in elke fase van het meldproces: ontvangst van de melding, eerste beoordeling, communicatie met de melder, onderzoek, case management, en rapportage van de onderzoeksbevindingen.

Interactief

Digitale meldkanalen bieden de mogelijkheid om vertrouwelijk te communiceren tussen de melder en de onderzoekers, waarbij de anonimiteit van de melder gewaarborgd is. De vertrouwelijkheid wordt gegarandeerd door gebruik te maken van een digitale chatroom, die geïntegreerd is in het casemanagement.

Het proces

In een professioneel meldproces wordt het interne onderzoek uitgevoerd door professionals met forensische expertise en state-of-the-art methoden en technieken zoals aangepaste interviewtechnieken en e-discovery toepassingen.

Meldkanaal
  • Het meldkanaal en meld-procedures zijn verankerd in het risicomanagement van de organisatie. Klokkenluiders zijn beschermd.
  • Het meldkanaal is compliant met de relevante wetten en regels en is 24/7 bereikbaar in de relevante talen.
  • Alle data in het meldkanaal zijn veilig en geëncrypteerd: de identiteit van de melder, de inhoud van de melding, de communicatie met de onderzoekers en de onderzoeksbevindingen.
  • Het meldkanaal biedt de optie om anonieme meldingen te ontvangen; het meldkanaal biedt dezelfde veiligheid en functionaliteit aan anonieme meldingen.
  • Het casemanagement is geïntegreerd.

Triage

  • De beoordeling van de ontvangen melding gebeurt volgens een intern Protocol Meldkanaal. Dit is compliant met de relevante wetgeving.
  • De Commissie Meldkanaal voert een initiële beoordeling uit van de ontvangen melding.
  • Op basis van deze beoordeling kan de Commissie aan de onderzoekers opdracht geven om een eerste fase van het onderzoek te starten.
  • Het is verstandig om bepaalde zaken in handen te geven van een advocaat om het legal privilege te benutten.
  • De Commissie Meldkanaal zorgt ervoor dat maatregelen worden genomen om schade te beperken en herhaling te voorkomen.

Onderzoek

Het onderzoek gebeurt volgens een Protocol Intern Onderzoek.

  • De onderzoekers beschikken over forensische expertise en aangepaste methoden en technieken, zoals:
  • Data acquisitie en data recovery om alle nuttige data uit de organisatie beschikbaar te maken voor onderzoek.
  • E-discovery en data-analyse om grote volumes data te kunnen doorzoeken.
  • Open source intelligence om data van buiten de organisatie te betrekken in het onderzoek.
  • Forensisch rapporteren met hoor en wederhoor.

EBBEN Partners kan organisaties hierbij volledig forensisch ondersteunen.

Interessante publicaties voor u geselecteerd

Bekijk alle Publicaties
Site by Merkelijkheid.nl

Op deze website gebruikt Ebbenpartners cookies en vergelijkbare technieken om de website goed te kunnen laten werken en om te analyseren hoe de website wordt gebruikt.