De controle controleren; soft controls

Veel bedrijven maken risicoanalyses en voeren allerlei controles in om de vastgestelde risico’s te vermijden. Toch gaat het af en toe mis en worden ondernemingsdoelstellingen niet gehaald. Hoe kan dit? De kwaliteit van de hard controls wordt in belangrijke mate bepaald door de kwaliteit van de soft controls en de bedrijfscultuur.

Zo is een controller bij een van onze woningcorporaties verantwoordelijk voor het opstellen van de kwartaalrapportages. De verwachtingen zijn duidelijk: een rapportage die een juiste weergave is van de stand van zaken. De casus is als volgt: een van de aannemers van de woningcorporatie diende zijn facturen steevast pas na drie maanden in. Aanvankelijk werd de aannemer aangemaand om de facturen vroeger in te dienen, minimaal een keer per maand. Echter door het vertrek van een aantal medewerkers werd hier geen aandacht aan besteed. Pas aan het einde van het jaar werd aan de aannemer gevraagd om alsnog zijn facturen in te dienen.

Wat is hier de uitdaging? De kwartaalrapportages (hard control) geven geen realistisch beeld, in het vierde kwartaal zien we een sterke stijging van de onderhoudskosten. Indien de facturatie door de aannemer tijdig plaats had gevonden, hadden de kosten geleidelijk ingeboekt kunnen worden en meegenomen in de kwartaalrapportages. Correcte kwartaalrapportages zijn uitermate belangrijk voor de sturing. In de eerste drie kwartalen worden in bovenstaande situatie de kosten onderschat. Dit kan leiden tot het nemen van de verkeerde beslissingen. De oorzaak van het falen van deze hard control ligt bij tijdsgebrek dat deel uitmaakt van de soft control.

Wat is de rol van de toezichthouder in deze situatie? Waar ligt de verantwoordelijkheid en hoe passen we deze toe in de praktijk.   

Soft controls?

Een soft control is een (beheersings)maatregel welke – meer dan hard controls – ingrijpt op c.q. appelleert aan het persoonlijk functioneren van medewerkers (overtuiging, persoonlijkheid). Soft controls zijn op te vatten als maatregelen die van invloed zijn op bijvoorbeeld de motivatie, loyaliteit, integriteit, inspiratie en normen en waarden van medewerkers. Het gaat hier dus over de cultuur en gedrag binnen de organisatie waarbij het belangrijk is dat de cultuur, het gedrag en de organisatiedoelen op elkaar zijn afgestemd.

Rol van de toezichthouder

Hoe kan je als toezichthouder/commissaris inzicht krijgen in de gedragselementen binnen een organisatie?

We onderscheiden 8 basis soft controls die opgedeeld kunnen worden in 3 fases (in navolging van professor Muel Kaptein):

  • Preventie (helderheid, voorbeeldgedrag, betrokkenheid, uitvoerbaarheid),
  • Detectie (transparantie, bespreekbaarheid)
  • Respons (aanspreekbaarheid en handhaving).

Door een analyse te maken van deze elementen kan een toezichthouder zicht krijgen op waarden en normen die binnen het bedrijf leidend zijn en of deze gericht zijn op het halen van (alle) ondernemingsdoelstellingen. Zo kan een sterke focus op bepaalde doelstelling ertoe leiden dat andere, eveneens belangrijke doelstellingen niet gehaald worden. Een goede bedrijfscultuur  helpt om dit soort situaties te vermijden.

De focus van de toezichthouder verschuift van reactief ingericht toezicht naar signaleren en anticiperen. Er wordt door mensen in de organisatie moreel leiderschap gevraagd.

Toetsen van soft controls

Uit een recente wereldwijde IIA-studie blijkt dat met het toenemen van het thuiswerken door de Covid-pandemie, de soft-controls extra aandacht nodig hebben. Vragen stellen is dan ook een van de belangrijkste taken van de toezichthouder.

Ook EBBEN Partners maakt in haar audits van de soft controls gebruik van het model van Kaptein. Met behulp van de OCAI-tool wordt tevens de bedrijfscultuur in kaart gebracht. Dit gebeurt met het Concurrerende Waarden Model, ontwikkeld door Robert Quinn en Kim Cameron van de Universiteit van Michigan. Dit model bestaat uit vier concurrerende waarden sets die leiden tot vier cultuurtypen. Iedere organisatie heeft een unieke mix van deze vier archetypen van cultuur. De intensiteit van de verschillende soft controls verschilt per cultuurtype. Als de soft controls goed aansluiten op het cultuurtype is de werking ervan krachtiger.

Uit de door EBBEN uitgevoerde audits op soft controls blijkt dat er regelmatig verschillen bestaan tussen de verwachtingen van het management en de metingen onder de werknemers. Het is daarom belangrijk mensen uit de verschillende lagen van de organisatie te bevragen.

Benieuwd wat EBBEN voor u als toezichthouder kan betekenen? Neem contact op met Cosmo Schuurmans, Els Janssens of Greta Alikromo, zij gaan graag met u in gesprek.

Interessante publicaties voor u geselecteerd

Bekijk alle Publicaties
Site by Merkelijkheid.nl

Op deze website gebruikt Ebbenpartners cookies en vergelijkbare technieken om de website goed te kunnen laten werken en om te analyseren hoe de website wordt gebruikt.