Casuïstiek uit de praktijk: melding van ongewenst gedrag, wat nu?

EBBEN Partners wordt geregeld benaderd om onderzoek uit te voeren naar signalen van ongewenst gedrag. Sinds het schandaal rondom The Voice of Holland is dit aantal verzoeken toegenomen. Ongewenste omgangsvormen zoals pesten, discriminatie, agressie en intimidatie komen overal voor, ook op het werk. Vele bedrijven en overheidsinstellingen krijgen vroeg of laat te maken met signalen van ongewenst gedrag.

Op het moment dat een melding van ongewenst gedrag binnenkomt, is het van belang dat er tijdig en op gepaste wijze wordt gehandeld. Door een goed responsplan op te stellen wordt het risico op onnodige schade en juridische ballast op de lange termijn voorkomen. Als toezichthouder is het belangrijk om je goed voor te bereiden voor het moment dat een melding van ongewenst gedrag bij de organisatie binnen komt.

Een melding over een nieuw MT lid

Onlangs werd EBBEN benaderd door een commissaris van een grote onderneming die een melding van ongewenst gedrag had ontvangen met betrekking tot een MT-lid die recent in dienst was getreden. Bij de screening voorafgaand aan zijn aantreden waren er geen signalen boven water gekomen. De meldingen gingen over ongewenste gedragingen tegenover collega’s bij voormalige werkgevers. De melder had deze signalen ontvangen van voormalige collega’s van het MT-lid. De melder wil anoniem blijven. Met als gevolg dat de toezichthouder een besluit moest nemen over hoe te handelen op basis van weinig informatie en het ontbreken van concrete wederrechtelijke gedragingen.

De commissaris zou op basis van de aard en ernst van de signalen het MT-lid kunnen schorsen met het risico dat het MT-lid zich tegen de schorsing gaat verweren, met alle juridische complicaties van dien. Anderszijds zou hij ook het MT-lid kunnen laten doorwerken, met het risico dat er later een verwiijt komt dat er niet daadkrachtig genoeg is opgetreden. Een keuze dus tussen daadkracht en zorgvuldigheid. Bij beide opties ligt reputatieschade op de loer op het moment dat de buitenwereld, waaronder de pers er lucht van krijgt. Dit doet de vraag rijzen wat dan wel de juiste wijze is om te handelen.

Risico’s door te snel handelen

Deze vraag wordt vaak aan EBBEN gesteld door opdrachtgevers die zich in een vergelijkbare crisissituatie bevinden. In crises als deze moet je met 10 procent van de kennis 100 procent van de besluiten nemen. De ervaring leert ons dat toezichthouders snelle oplossingen willen op het moment dat er zich een signaal van ongewenst gedrag voordoet waarbij de melding het liefst binnenkamers wordt afgehandeld. Dit levert echter niet altijd het meest gewenste resultaat en kan leiden tot schadeclaims of reputatierisico. Daarnaast  loopt de opdrachtgever het risico het hoor en wederhoor niet goed toe te passen.

Terug naar bovenstaand praktijkvoorbeeld. Tijdens het onderzoek zijn de volgende stappen genomen: Om te beginnen worden de details van de melding in kaart gebracht. Hieronder valt ook een gesprek met de betrokkene op wie de melding betrekking heeft; dit is de hoor-fase. In deze interviews zijn de cruciale 7 W’s in goud gegoten: wie, wat, waar, wanneer, waarom, op welke wijze, met welke middelen? Door dit uit te vragen creëren wij een beeld van de situatie. Het beeld dat wij uit de verschillende interviews ontvangen analyseren we en leggen wij vast in het conceptrapport. Vervolgens wordt in de wederhoorfase het conceptrapport voorgelegd aan de betrokkene.

Hoor en wederhoor

Bij onderzoeken naar ongewenst gedrag zijn hoor en wederhoor cruciale elementen– om een deugdelijke grondslag te verkrijgen voor het rapporteren van de relevante feiten en omstandigheden. Het element ‘hoor’ is gericht op het achterhalen van relevante feiten en omstandigheden. Bij wederhoor worden de (voorlopig) vastgestelde feiten en omstandigheden aan de betrokkene voorgelegd, waarbij twee elementen worden getoetst:

  • zijn de relevante feiten en omstandigheden juist weergegeven?
  • zijn er nog andere feiten en omstandigheden die voor de vorming van het oordeel relevant geacht moeten worden? Oftewel: is de presentatie van de feiten en omstandigheden volledig?

De reactie van de betrokkene wordt verwerkt in de eindrapportage.

EBBEN zet haar ervaring en deskundigheid in voor toezichthouders om hen te begeleiden bij elke stap in het onderzoek naar signalen van ongewenst gedrag. Alleen door het vinden van een juiste mix van zorgvuldigheid en daadkracht kunnen dergelijke gevoelige trajecten tot een goed einde worden gebracht.

Benieuwd wat EBBEN voor u kan betekenen of heeft u vragen over onze onderzoeksmethoden naar signalen van ongewenst gedrag? Neem contact op met Marcel Westerhoud of Moreen Scholten, zij gaan graag met u in gesprek.

Interessante publicaties voor u geselecteerd

Bekijk alle Publicaties
Site by Merkelijkheid.nl

Op deze website gebruikt Ebbenpartners cookies en vergelijkbare technieken om de website goed te kunnen laten werken en om te analyseren hoe de website wordt gebruikt.